くらし情報『ビジネス電話のマナーとは。正しい電話のかけ方』

ビジネス電話のマナーとは。正しい電話のかけ方

2018年4月23日 22:37
 

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ビジネス電話のマナーとは。正しい電話のかけ方

普段の仕事で使うことが多い電話ですが、あなたの電話は大人としてきちんとマナーを守れているでしょうか。社会人として押さえておきたい、ビジネスシーンでの電話のかけ方について、ホスピタリティエバンジェリストの佐野昭子さんに解説していただきます。

■ビジネスシーンにおける、正しい「電話のかけ方」手順

◇1:話す内容をまとめておく

事前に電話で話す内容をまとめておきましょう。会話の中で必要な書類などがある場合は、手元に準備しておくとスムーズです。

◇2:電話をかける

電話番号を間違えないよう、よく確認してからダイヤルしましょう。
◇3:会社名と名前を述べる

先方が電話に出たら、自分の会社名と名前を述べます。「いつもお世話になっております」などの挨拶を忘れずに。

◇4:話したい相手を呼び出してもらう

自分が話したい相手がすぐに電話に出るとは限りません。「○○部の△△さまはお手隙でしょうか? □□の件でお電話いたしました」など、話したい相手と要件を伝えて呼び出してもらいます。

◇5:要件を述べる

先方が出たら、話す時間があるか都合を確認した上で、要件を述べましょう。もし不在の場合は、取次人に要件を伝え、取次人の名前を聞いておきます。

◇6:電話を切る

会話が終わったら、「お忙しい中ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝え、挨拶して電話を切りましょう。「ガチャン!」と切らず、相手が電話を切り終わったのを確認してから静かに切ります。

■電話をかける際に気をつけたいマナー

◇電話をする時間帯に気を配る

出社時・昼食時・退社時・休み明けは、ほとんどの方は業務がたて込んでいて、慌ただしい時間帯です。それらの時間に電話をかけるのは、できるだけ避けるようにしましょう。

◇手短に話せるように要件をまとめておく

電話は相手の仕事を中断させ、時間を奪ってしまうもの。ビジネス電話の基本通話時間は約3分とされています。要点を絞って伝えられるよう、事前に内容をまとめておきましょう。

◇日時の確認をする際は曜日も一緒に伝える

アポイントメントを取る際、日時の確認は「〇月〇日〇曜日、午前(午後)〇時」と伝えましょう。曜日を入れることで1・4・7などの数字の聞き間違いが防げます。◇間違いやすい発声・発音に注意する

☆数字の場合

1、4、7、8、20などに注意

例:
4日と8日:×「よっか/ようか」⇒〇「よんにち/はちにち」と発音
11日と17日:×「じゅういちにち/じゅうしちにち」⇒〇「じゅういちにち/じゅうななにち」と発音

☆アルファベットの場合

BとD、PとT、GとJ、MとNに注意

伝えたいアルファベットの文字ではじまる英単語を述べてから、そのアルファベットを言うようにすると、聞き間違いを防げます。
例:Breadの「B」、Disneylandの「D」

◇電話は相手よりあとに切る

電話を先に切るのは、基本的にかけてきた相手、目上の人だと心得ましょう。なぜなら、相手にガチャンと切る音を聞かせるのは失礼だからです。どうしても先に切らなければならないときや、明らかに先方が切るのを待っているのがわかった場合は、電話機のフックを静かに押し通話を切ってから、受話器を置くようにしましょう。

■番外編:就職活動・転職活動で好印象な電話のかけ方

電話での第一印象は「名乗りの第一声」に当たるため、自分を名乗るときは元気よく、明るく、はっきりと名乗ることが大切。特に聞き取りにくい姓の方は、先方にしっかりと聞き取ってもらえるように、発音練習をしておくことをおすすめします。

また電話では、直接姿かたちは見えませんが、声の調子によってその相手の姿勢・表情・感情・空気感・状況を感じ取れます。これは「視覚部分を補うために、聴覚をいつも以上に集中させる」という、人間の本能によるもの。姿勢を正し、表情は笑顔で、深呼吸などをして心を落ち着かせてから電話をかけましょう。

企業の方(特に人事)は、電話で話す(使う)言葉で、相手自分や会社をリスペクトしているのかそうでないのかなど、人間性もわかってしまうそう。できる限り正しい敬語を使えるように、日頃から訓練しておくことも大切です。

そして最後は「自分のために時間を取ってくださって、ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」という、感謝の気持ちをお礼の挨拶に込めましょう。親近性効果法により、最後の言葉はより記憶に残り、相手の心に響くものだからです。ぜひ心がけてくださいね。

■ビジネスシーンにふさわしい電話のかけ方をチェック

ビジネスシーンでの電話は欠かせないもの。電話での応対がいいと、それだけで印象アップにつながることも。この機会に一度、自分はマナーを守れているか、普段の仕事における電話のかけ方をチェックしてみてくだいね。

(監修・文:佐野昭子文:おぜきめぐみ)

※画像はイメージです

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