マンションの「総会議事録」に書いてあること、書いていないこと

議事録を書いてきた筆者が具体的にお話します。

・議事録に書かれていること

筆者の場合は大手と中小の２社でフロントを経験しましたが、議事録の書式についてはどちらもほぼ同じであり、恐らくほとんどの管理組合においても同様ではないかと思っています。

議事録の基本的な書式としては下記の通りとなります。

【「第〇号議案」●●●●に関する件】

議長の指名により管理会社担当者により総会議案書を用いて議案の説明が行われた。質疑応答の後、議長が本議案の可否を出席者に諮ったところ、賛成多数にて議案書の内容通り承認可決された。

工事の実施を承認する議案の場合は、実施の時期、金額、発注先、支払い方法等をこの後に明記し、また四分の三以上の賛成が必要な特別決議の場合は賛成、反対、保留のそれぞれの数を記入していました。

質疑応答があれば「質疑応答の要旨」として記入しますが、あくまで要旨であり、国会の議事録のような話し言葉をほぼそのまま文字に書き起こした体裁のものではありません。

・議事録に書かれていないこと

議事録は簡潔明瞭であることが求められ、そのため既に議案書に書かれている事項については省略され「議案書記載の通り」