【ビジネスマナー】やってはいけないNG行動は？ “電話応対”の基本マナー

など、シンプルな文面でよいので、送っておけば齟齬が生じず、トラブルを未然に防ぐことができます。

Q. 固定電話と携帯電話（社用電話）、どう使い分けるべき？
A. 初めて電話する場合やあまり面識のない相手ならば、固定電話にかけて、外出中など繋がらなかった場合に携帯電話にかけるのが基本。ただし相手が営業職などで外出が多く、携帯電話の番号を教えてもらっていたり、メールの署名に書いてあれば、最初から携帯電話にかけてOKです。社外の人から社内の人の携帯電話の番号を聞かれた際、勝手に教えるのはご法度なので注意。

Q. ランチ時や終業時刻後の電話は避けた方がいい？
A. 一般的にランチタイムにあたる12～13時ちょっと過ぎの時間帯は避けるべき。また終業時刻後は、緊急時以外はメールにして、返信をいただくようお願いするのがベター。こちら側がしっかり配慮すれば、相手側に気持ちよく仕事ができる人だと認識されて、今後のやりとりがしやすくなるでしょう。

Q. 何度電話しても外出中…。折り返しをもらうのは失礼？
A. これは緊急度と重要度によりますが、こちらから初めて電話した場合以外は、折り返し電話をお願いしても失礼にはあたりません。