意外と知らないGmailのアーカイブの使い方と注意点

Gmailは「アーカイブ」という機能を備えているが、ご存じだろうか? 標準機能ながら、使い方を知らない人もいるだろう。「アーカイブ」のボタンは、「ゴミ箱」「移動」などのボタンと共に、メールの受信画面の上部に並んでいる。

うっかりこのボタンを押してしまって、メールが受信トレイからなくなり、ビックリした経験がある人もいるかもしれない。アーカイブしたメールは基本、受信トレイから消えてしまうのだ。

とはいえ、使いこなせば便利な「アーカイブ」。以下、アーカイブの使い方とアーカイブを利用する際の注意点を紹介しよう。

Googleのヘルプによると、アーカイブは受信トレイを整理するための機能だという。今は必要ないけれど、かといって完全に削除してよいものか――そんなメールを保存しておく機能が「アーカイブ」というわけだ。削除したメールは約30日後に完全に削除されてしまうが、アーカイブしたメールは受信トレイからは消えても検索することで探し出すことができる。

アーカイブしたメールは、受信トレイから[すべてのメール]に移動する。［すべてのメール］は、右側のメニューの[開く▼]をクリックすると表示される。

○メールをアーカイブする方法

メールのアーカイブは個々にも行えるし、複数のメールをまとめて行うこともできる。