もうコールも怖くない！電話対応が得意になる「たった4つのポイント」

電話相手が何を求めているかを即座に判断し、「担当の者に変わりますので少々お待ちください」と言って保留にし、該当する担当者に取り次ぎましょう。

しかし、相手が求めている担当者が誰だかわからない時もありますよね。そんな時は遠慮せず、周りの人や上司に聞くことが大切です。

「〇〇のサービスについてご質問なんですが」と用件をまとめ、近くにいる上司に誰に取り次げばいいのかを質問しましょう。誤って見当違いの人に取り次いでしまっては、二度手間ですし電話相手に対して失礼となってしまいます。

■取り次げない場合は聞く



相手の希望する人が外回りや打ち合わせなどで不在の場合、すぐに「後で折り返しますので」と言いたくなってしまいますよね。

しかし、電話の内容の重要度はまちまち。ただ挨拶程度の内容や、緊急を要するものまで様々です。

相手の希望する人が不在の場合は、「その人がいつ戻るか」をまず伝えましょう。

例：「××は14時頃帰社予定ですが、いかがいたしましょう？」

そうすることにより、電話の相手が「では、またかけなおします」や「折り返しの電話をいただけますか？」と希望を述べてくれるはずです。