もうコールも怖くない！電話対応が得意になる「たった4つのポイント」

返事や挨拶程度の内容なら、伝言で済むこともあります。

大切なのは、見通しを伝える事。担当者が不在の場合はいつ戻るか、を伝えることで相手に負担のない対応を判断することができるのです。

■メモを常備しておこう

デスクの上に常にメモを用意しておけば、いざという時焦りません。電話がかかってきたらまず、利き手とは逆の手で電話に出て、メモとペンを用意する癖をつけましょう。

名前や社名を覚えるのが苦手……という人は、即座にメモをすることをお勧めします。このとき、用件もメモしておけばあとで間違えることもありませんよ。

メモをすべき内容としては

・時間
・会社名、氏名
・用件
・折り返しを希望しているか
・連絡先

の5つ。これらは電話を取り次ぐ時に必要な事柄ですので、しっかりとメモしておくようにしましょう。また、「メモがあるから大丈夫」という安心にもつながり、電話に積極的に出られるようになりますよ。

慣れてくれば、電話に出る事は大したことではありません。「いやだ、いやだ」と思っていると必要以上に苦手意識が出てきてしまうので、積極的に電話に出て、なるべく早く慣れていくようにしたいですね。