Office 365サイト活用入門 (14) Office 365でアンケートを回収する
アンケートを回収するにはいろいろな方法がありますが、アンケート回答者がWebサイトにアクセスできるのであれば、Webサイトにアンケートフォームを作成するのが効率的です。
さらに、アンケートフォームへの入力をその都度アンケート主催者側にメールするのではなく、入力データをWebサーバ上のデータベースに保存していつでも取り出せるようになれば、集計作業までを半自動化できます。
SharePoint Onlineではこうしたアンケート回収用のWebアプリをあらかじめ用意していますので、非常に簡単にアンケートをとることができます。ただし、デザインやレイアウトは基本的にあらかじめ定められているものですので、ほとんど変更できません。
○SharePointのアンケートWebアプリでアンケートページを作成する
SharePoint Onlineサイト上にアンケートページを作成するには、次のようにします。
(1)Office 365のサイトにサインインし、チームサイトを開きます。サイドバーメニューの「サイトコンテンツ」クリックして、サイトコンテンツのページを開きます。このページに「アンケート」のアイコンが表示されていないときは、「アプリの追加」をクリックしてください。
(2) 手順(1)で「アプリの追加」をクリックしたときは、アプリ一覧ページをスクロールして、「アンケート」をクリックしてください。
(3)新規にアンケートコンテンツを作成するウインドウを表示します。「詳細オプション」をクリックしてください。
「名前」にアンケート名を入力して「作成」ボタンをクリックすると、内容が何もない空のアンケート（白紙のアンケート）を作成します。まずはアンケートだけ作成しておいて、あとで内容を設定することもできますが、一般的にはコンテンツ作成時にアンケート内容を設定することが多いでしょう。その場合は「詳細オプション」をクリックします。
(4) アンケート内容を入力します。まず、「名前」、「説明」を入力し、アンケートを記名製にするか無記名にするか選択し、1ユーザーによる複数回答を有効にするかどうかを選択して、「次へ」をクリックします。
複数回答を有効にしないとき、Office 365のユーザー名で回答者が識別され、1人のユーザーがアンケートに2回以上回答することはできなくなります。
(5) アンケートの設問項目を1問ずつ作成します。1問を設定したら「次の質問」ボタンをクリックしてまた、次の設問を入力します。すべての設問を入力し終えたら、「完了」ボタンをクリックしてください。
選択した質問のタイプ（テキスト、選択肢、数値等々）によって、設定項目が変わります。
(6)全ての設問を入力し終えると、アンケートコンテンツの作成が完了し、設定内容を表示します。
メール等でSharePointサイトのアンケートページを案内するときは、ここで表示されるWebアドレスをコピーするといいでしょう。また、このページでアンケートの質問の追加、順序の変更、アンケートコンテンツの削除など、設定を変更(または削除)できます。
○アンケートへの回答
アンケートに回答するときは、アンケート主催者から通知されたURLにアクセスするか、Office 365サイト(SharePoint Online)のサイトにアクセスし、サイトコンテンツから探します。
(7)Office 365サイトでサイトにアクセスし、サイドバーメニューの「サイトコンテンツ」をクリックします。
「最近使った項目」に目的のアンケート名が表示されているときは、直接アンケート名をクリックしてもかまいません。
(8)コンテンツ一覧から回答したいアンケートを探してクリックします。
(9)アンケートコンテンツが表示され、現在の回答状況などの概要が表示されます。アンケートに回答するには、「このアンケートに回答する」をクリックしてください。
(10)アンケート回答ページで回答を入力し、「完了」ボタンをクリックします。
○アンケート集計結果を見る
アンケートの集計結果は、アンケートコンテンツページから確認できます。
また、結果をExcelにダウンロードすることもできます。
まず、手順(9)の画面を開いてください。
(11)アンケート概要の表示の下にある、「回答の概要をグラフで表示する」（手順(12)へ）または「すべての回答を表示する」(手順(13)へ)をクリックします。
(12)「回答の概要をグラフで表示する」では、アンケートの集計結果を自動的にグラフ表示します。ただし、グラフの自由度はありませんので、好みのグラフを作成するためには、手順(14)～(15)でExcelにエクスポートし、Excelでグラフを作成するといいでしょう。
(13)「すべての回答を表示する」では、すべてのアンケート回答をテーブル形式で表示します。この内容は、手順(14)～(15)の方法で、Excelにエクスポートできます。
○アンケート結果をExcelにエクスポートする
アンケート結果をExcelにエクスポートして、Excelのブックに保存することができます。
(14)アンケートコンテンツのページで「操作」をクリックし、「スプレッドシートにエクスポート」をクリックします。自分のPCのフォルダ（デスクトップ等）に保存してください。
(15)ダウンロード保存したファイルは、Excelブックそのものではありません。Office 365(SharePoint Online)に接続してデータをExcelに読み込むための接続ファイルです。このファイルをダブルクリックして開くと、SharePointサイトからアンケート結果データをExcelに取り込みます。改めて、ExcelでExcelブックとして保存してください。
○アンケートコンテンツの修正
作成済みのアンケートコンテンツを修正するときは、次のようにします。
(16)アンケートコンテンツのページで「操作」をクリックし、「質問の追加」または「アンケートの設定」をクリックします。
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