Google Appsアドオンハウツー 無料アドオンを使いこなそう (8) 理想的なワークフローシステムを簡単に構築

○円滑でミスのない業務処理環境を構築できるワークフローシステム

状況が刻々と変化する現代のビジネスにおいて、企業にはあらゆる場面でスピードが求められる。スピードというと中長期的な目標達成度やプロジェクト全体の進行度などに注目しがちだが、"塵も積もれば山となる"ということわざに示される通り、日常業務における細かな事務処理もまた重要だ。

実際、ビジネスの現場では日々数多くの事務処理が行われている。たとえば、業務には報告書/稟議書/申請書など数多くの書類が必要不可欠であり、これらは当然ながら作成するだけでなく、回覧や承認といったアクションが付随してこそ意味を成すといえる。

しかし、ここで問題となるのが各手順における作業の停滞だ。いくら手早く書類を作成しても、回覧や承認で時間がかかってしまっては意味がない。また、仕組み自体にボトルネックがあった場合、それに気付かなければトータル的に莫大な時間をロスすることにもなる。

こうした業務処理手続きに必要な一連の流れを図式化したものがワークフローだ。普段は目に見えない流れを可視化することにより進捗状況が分かりやすくなるほか、遅延やトラブルを生むボトルネックの発見と改善にも役立ってくれる。