Office 365サイト活用入門 (33) テナント(共有)の連絡先への情報追加

○テナントの連絡先に情報を追加

Office 365の連絡先には、各ユーザーが自分で管理する個人用連絡先と、テナント管理者が管理するテナント連絡先があることは、これまでに説明しました。テナント連絡先は、共有連絡先、組織連絡先などとも呼びます。

管理者以外は、テナント連絡先を修正することはできません。しかし、各ユーザーが自分用に情報を追加することはできます。

今回は、その方法を紹介します。

○テナントの連絡先の検索

連絡先は検索機能を使って閲覧します。

(1)Office 365にサインインし、アプリアイコンをクリックして、「連絡先(People)」をクリックします。

(2)検索ボックスに、検索する連絡先の名前を入力します。名前の先頭から数文字を入力すると、条件に該当する連絡先をリストアップします。あくまで、先頭から文字を入力しなければならないことに注意してください。たとえば「直江兼続」さんを検索する時、「直江」で検索することはできますが、「兼続」で検索することはできません。

左サイドメニューには、「個人用の連絡先とディレクトリ」、「個人用の連絡先」、「ディレクトリ」のラジオボタンがありますが、ここでは「ディレクトリ」がActive Directoryに登録されたテナントの連絡先(共有連絡先)を意味します。したがって、テナント連絡先は「個人用の連絡先とディレクトリ」か「ディレクトリ」にしか表示しません。「個人用連絡先」には表示しません。

(3)情報を追加したい連絡先をクリックして選択し、「連絡先に追加」→「連絡先に追加」をクリックします。

(4)電話番号等、自分で追加登録したい項目の＋ボタンをクリックして、情報を追加します。例えば、携帯電話番号を追加するのであれば、「＋電話」→「携帯電話」をクリックします。

(5)必要事項を入力し、「保存」ボタンをクリックします。

○登録した情報の検索と編集

(6)手順(1)～(5)の手順で情報を追加した連絡先を確認するには、手順(1)と同様に検索します。

手順(4)～(5)で登録した携帯電話情報が登録されていることを確認できます。

ただし、ユーザーが追加登録した情報は、登録したユーザーの個人用の情報として保存されています。他のユーザーが、追加登録した情報を見ることはできません。また、この連絡先は、「個人用の連絡先」と「ディレクトリ」のどちらにも表示するようになります。
つまり、テナント管理者が登録したテナント連絡先の情報と、ユーザーが追加登録したユーザー個人用情報を、合成して1つの連絡先として表示します。

この連絡先に、さらに情報を追加または登録した情報を編集する時は、「編集」をクリックします。

(7) 必要に応じて情報を追加、編集できます。ただし、もともと管理者が入力していた基本情報の項目を、権限を持たない一般ユーザーが変更することはできません。編集できない項目はグレーアウトして表示します。

編集が終了したら、「保存」をクリックします。

○追加登録した連絡先情報の削除

追加登録した情報を削除方法は、以下の通りです。

(8)手順(1)と同様の操作で、削除したい連絡先を表示します。「…」→「削除」をクリックします。

(9)確認ウインドウで「削除」をクリックします。

この削除操作によって、ユーザーが追加登録した個人用情報は削除され、テナント管理者が登録した元々の基本情報だけに戻ります。