スマイルワークス、自分で番号登録が可能なマイナンバー収集管理サービス

スマイルワークスは、マイナンバー制度の施行にともない、従業員やその扶養家族の個人番号の収集・保管・利用・提供・廃棄までをすべてクラウドで実現するマイナンバー収集管理サービス「ClearWorks マイナンバーワークス」の提供を11月27日より開始した。

同サービスは従業員・アルバイトなどが自分自身とその扶養家族の個人番号を直接データセンター上のシステムに登録する「『じぶんで登録』機能」が備えられており、誰かを仲介することなく個人番号収集・保管・管理が可能となっている。また、マイナンバーに関連する全ての操作履歴などは自動的に記録される。

マイナンバー管理担当者専用の特別権限を付与することも可能となっており、権限者でなければ、社長であっても情報閲覧はできないようになっている。また、特別権限者が閲覧する画面でも、個人番号は全て伏せ字表示となり、画面をのぞかれたり撮影されても個人番号が漏洩しないような仕組みとなっている。さらに、収集・保存している情報のCSV出力も可能で、他システムと連動することも可能。

送信時も含めて、すべてのデータは暗号化して通信・保存され、クラウドデータセンターでは24時間365日専門家による監視体制が敷かれるという。さらに、社内PCなどの端末には番号情報を残さないため、漏洩リスクを低減する。

オプションの、本人確認書類や個人番号確認書類を画像データで収集・保管する「SECURE FOLDER 1G」は、離れた拠点などにいる従業員のマイナンバー収集管理業務の効率化に役立つものとなっている。

2015年12月末までのキャンペーン価格では、マイナンバーワークス(管理者 2ID/じぶんで登録ライセンス 30ID)は、初期費用1万円が5,000円、月額費用3,000円が1,500円、追加IDとなる「じぶんで登録ライセンス」の月額費用は500円/5IDが250円/5IDでの提供となる。「SECURE FOLDER 1G」は、初期費用無料、月額費用500円となっている(価格はいずれも税別)。

マイナンバー収集管理に加えて、「給与計算」「賞与計算」「年末調整」「算定基礎届」「月額変更届」などの機能を備えた「給与ワークス」へのアップグレードも可能となっている。