仕事ノートの作り方
パソコンやクラウドがビジネスの中心になった今も多くの方が毎日使っているノート。
名刺交換やメールの作法はビジネスマナー研修で教わることがあっても、仕事におけるノートの使い方を丁寧に教えてもらう研修はあまりありません。学生時代の板書を中心としたノートの使い方とビジネスシーンにおけるノートの使い方は根本的に違います。私自身、社会人になってから10年間で約50冊のノートを書き記してきました。
膨大な記録ですが、今でも読み返すと新しい気づきがあるものです。今回は手前味噌ですがノートとどっぷりと付き合ってきた私なりの仕事ノートの選び方と使い方をご紹介します。この春新社会人になる方や今まで何気なくノートを使っていた方必見です。
○仕事ノートの選び方
オフィスの備品のノートを使うのも決して悪くはないのですが、自分の大切な仕事を支えるノートはぜひご自身でご自身に合ったノートを選んでいただきたいと思います。
と言われてもゼロから自分に合ったノートを探すのはなかなか難しいのでいくつかガイドをお示しします。
キーワードは「A5サイズ、方眼、80ページ以上」です。
■A5サイズが丁度良い
日本のビジネスシーンではA4やA3などA列と言われる規格が主流で、資料をプリンターで印刷するときにもA4やA3の紙が使われることが多いですよね。この規格とノートを合わせるとプリントアウトした資料を貼ったり挟み込んだりする際の相性がよくなります。
オススメしたいのはA5サイズ。持ち運ぶ際にはコンパクトに、書くときは大きく書けるというバランスが丁度良いサイズです。ノートに書き込んだメモなどをみながらパソコンで作業をする際にも横に置きやすいサイズです。
■文字以外も書くから方眼を使う
一般的にノートというと横の罫線が入っているものをイメージされる方も多いと思いますが、仕事ノートには方眼がオススメです。
仕事ノートは文字だけでなく、アイデアを形にする際のイメージやラフスケッチ、また矢印がたくさんのフロー図など文字以外の要素もたくさん書き記すことになります。
横罫線のノートはあくまで文字を書くことに主眼を置かれたレイアウトですのでイメージやフロー図とは少し相性がよくありません。イメージでアイデアを膨らませる時にも横罫線が視界に入っただけで、文字でアウトプットを出そうと思考が引っ張られてしまいます。イメージや図を書くのにも、文字を書くのにも適している方眼のノートを選びましょう。
■枚数は80枚以上を選んでノートの世代交代を最小減に
仕事ノートはメモや備忘録から仕事で使う様々な数字、またノウハウやアイデアなどとにかくなんでも記入して自分の脳の代わりになるくらいの存在に仕立てあげましょう。一日で多い時で10ページほど書くこともありますが、もともとのページ数が少ないとすぐにノートを使い切ってしまい、新しいノートと世代交代をすることになります。
ノートが増えれば増えるほど「あれ? あのメモは前のノートだっけ?」「あっ先月ノートに書いたのに今手元にない!」など情報の管理は困難になりますので、できるだけ一冊のノートを長く使うためにも80枚以上のノートを選んでください。
■ノートは分冊同時使いをしない。
時系列で1冊にまとめる
ノートは顧客別や用途別など複数冊を持ちたくなりますが、複数冊を使い分けるのは上級テクニックです。仕事ノートに慣れるまでは分冊せずに1冊のノートに時系列で書き込んでいくようにしましょう。
私のオススメはスタロジーのエディターズシリーズ 365デイズノート、LIFEのノーブルノート、コクヨのキャンパスノート(方眼罫)です。
●アイディアは特別な場所に記録する
○仕事ノートの使い方
■必ずタイトルと日付を記入する
ノートを書く際は必ずページの上部にタイトルを書きましょう。堅苦しく考えずにとりあえずのタイトルでかまいません。そのページに大体何が書いてあるのかがわかればそれでOKです。また、日付も後からノートの該当箇所を検索するための唯一の手段となりますので忘れずに。日付スタンプを席においておくと手軽に日付が残せますので便利です。
■1ページ1テーマが基本
後から情報を整理しやすくするために1ページ1テーマ以上書かないというルールにしましょう。時には1ページにわずか一行のコメントを書いて終わってしまうようなページも出てきますが、仕事ノートではそれでもOK。後から検索しやすくするためにもたくさんの情報を1ページに詰め込み過ぎないようにしましょう。もちろん1テーマが2ページ、3ページと複数にまたがるのはOKです。■仕事ノートは2ページ目から使う
仕事ノートを使いはじめるときに最初の1ページ目から使っていませんか? 1ページ目はあとから『目次のページ』になりますので空けておいて、2ページ目から使いましょう。
仕事ノートは書き進めるうちに何度も読み返すような重要なページが自然と表れます。その時は1ページ目の余白部分に日付とタイトルを記入するとダイレクトにそのページに辿り着くことができます。
■アイデアは裏から書き留める
突如アイデアの神様が舞い降りた! そんな貴重なアイデアは他の情報に紛れさせずに「特別な場所」に書きましょう。
特別な場所、それはノートの後ろ側です。ノートを裏に返して上下逆さまにすると表と同じように使うことができます。
せっかくの貴重な情報を他の情報と同じように記入するといつの間にか紛れてしまい後から探すことが困難になります。大切なアイデアやいつか実現したい企画、また新たな課題などが浮かんだ時はノートをくるっと裏返して後ろから書いていきましょう。
■ボールペンは3色使おう
ノートに何かを書くときには「得られた情報」と「自分の考え」を色分けして残しましょう。そうすると、後から振り返る時に「客観的事実」と「主観」があらかじめ整理されて残っているのでとてもわかりやすくなります。
私がおすすめするのは
・普段使いの色＝青(もしくは黒)
・重要なこと＝赤
・自分の考え、関心があること＝緑
です。
ビジネスでは自分の考えや気付きが仕事に付加価値を生みます。
ノートに普段使いの青や赤ばかりが残っていると、自分の考えを残せていないことがよくわかりますので仕事の調子のバロメーターにもなります。
■いろいろ貼る
書き込むだけが仕事ノートではありません。付箋に書いたメモや資料のグラフなど必要な情報は縮小コピーを取ってノートに貼り付けましょう。最近はテープのりを使えば手軽に、そしてキレイにノートに貼ることが可能です。セロファンのテープは経年変化で劣化するのでテープのりか、劣化しにくいメンディングテープを使いましょう。
※持ち出してはいけない情報は貼り付けないなど情報の取り扱いには注意しましょう。
いかがでしょうか? あくまで私が社会人生活を通して培ってきた仕事ノートの作り方です。何か一つでもお役に立てるポイントがあれば嬉しく思います。
○最後に
文房具の魅力を紹介するウェブマガジン『毎日、文房具。』の編集長としてマイナビニュースの読者の皆様に記事をお届けするのは今回が最後となりました。「文房具を通してみなさんのキャリアを陰ながら応援したい」という想いで記事を書き続けてきました。今まで未熟な文章にお付き合いいただき、本当にありがとうございました。本当に感謝しております。
最終回は読者の皆様がおそらく毎日使っておられる『ノート』に照準を当てて記事を書かせていただきました。またどこかでお会いできる日を楽しみにしております。私もいちビジネスパーソンとして皆様に負けないように精進します!! もちろん文房具とともに! ありがとうございました! (高橋)
『毎日、文房具。』副編集長の福島です。マイナビニュースでは、記事を通してみなさんのビジネスシーンに快適さとほんの少しの癒やしをお届けできればと思い、毎回さまざまな文房具をご紹介してきました。読者のみなさんのお役に立てた記事がひとつでもあれば嬉しいです。これまで本当にありがとうございました! (福島)
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スタロジー「エディターズシリーズ 365デイズノート(A5)」
ライフ「ノーブルノートＡ5方眼」
コクヨ「キャンパスノート(方眼罫)3号(A5)」
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