【コブスくんのモテ男道！】加藤さんを下等さん。ビジネスメールあるある失敗談

仕事をする上で欠かせないのがビジネスメール。1日に何十通、なかには何百通以上も送受信するという人もいるでしょう。最低限のメールマナーを守り、さらに＋α(プラスアルファ)の工夫で、相手によい印象を与えたいものです。

そこで、ビジネスメールを書くときに注意をしていることや、反面教師にしたい失敗談などについて、1,000人の読者にアンケート調査を実施しました。

調査期間：2011/6/15～2011/6/19
アンケート対象：COBS ONLINE会員
有効回答数 1,000件(ウェブログイン式)


■改行や空白、【】を利用するなどレイアウトも美しく

あなたがビジネスメールを書くとき、印象をよくするためにしていることはありますか？

はい59.5％(595票)
いいえ40.5％(405票)

6割近くの人が「はい」という回答でした。そこで、「はい」と答えた人に、具体的にどのような工夫をしているのかを尋ね、ランキングにまとめました(複数回答)。

1位誤字脱字がないよう、何度も見直す69.1％(411票)
2位改行をして、一行の文字数が長くならないようにしている59.8％(356票)
3位空白をあけて見やすいようにしている45.7％(272票)
4位件名を具体的に書くようにしている42.9％(255票)
5位冒頭・結びのあいさつに気を付けている34.3％(204票)
6位返信を早くする33.8％(201票)
7位本文が長くならないようにしている27.6％(164票)
8位署名に気を付けている15.5％(92票)

70％近くの人が行っている工夫は、第1位の「誤字脱字」に関することでした。パソコン入力の場合は、誤変換もありがちです。ビジネスメールはプリントアウトしたときに、A4用紙一枚にまとまるぐらいの長さが理想とよく言いますが、文字量だけでなく一行の文字数や空白をとるなど、レイアウトにも気を付けるのがポイントのようです。

そのほかの回答であがったものとしては、「件名で【】を使い、分類しやすくする」(30歳／男性)、「件名で内容が分かるように工夫して考える」(24歳／女性)など、メールのタイトルに関することでした。

また、「儀礼的にならないよう、相手の様子をうかがう文面を入れる」(31歳／男性)など、相手に配慮するという意見も多く見られました。■好印象を受けたビジネスメールの工夫

次に、自分が受け取るメールについて聞いてみました。

いままでに、「この人はデキる」と好印象を受けたビジネスメールをもらったことがありますか？

はい22.0％(220 票)
いいえ78.0％(780票)

約2割の人が「はい」という回答でした。どんなメールが好印象なのかが気になります。「デキる」と思った理由を尋ねたところ、
「文章は長いけれど、色分けしたり下線を引いたり、話題ごとに■などの記号が使われていて分かりやすかった」(24歳／女性)、「箇条書きで要点が明確だった」(27歳／女性)、「返信メールの件名の『Re：』が『返信：』になって返ってきた」(24歳／男性)など、参考になる意見が寄せられました。

文末に挿入する「署名」もポイントのようです。「署名にさりげなく自社の商品のPRの文章が付いていた」(28歳／男性)、「署名の下に、その日の株価などが記載してあった」(26歳／女性)というのは印象に残りそうです。

また、シンプルに用件を伝えたうえで、「こちらを気遣う文面」(31歳／男性)や、「ちょっとした小話」(29歳／男性)が書かれているのも高評価。「ビジネスメールの形式ながらも、とてもフランクなメールを受け取ったとき、必ずしも、堅苦しいだけがビジネスメールではない、と目からうろこが落ちた」(25歳／女性)という声もありました。

■メールの失敗経験は誤字脱字、添付ミス

次は、人のふり見てわが身をなおせ、やってしまった失敗談です。

これまでに、ビジネスメールを送信して失敗したことがありますか？

はい38.1％(381票)
いいえ61,9％(619票)

「はい」と答えた人に、失敗内容を聞くと、
「CCとBCCを間違えて送信した」(30歳／男性)とありがちなことから、「添付ファイルを添付し忘れた」(34歳／女性)、「添付データが重過ぎてエラーが出てしまった」(31歳／女性)などの失敗があげられていました。

また、「小生の意味を知らずに名字と思い、小生さまと返信してしまった」(26歳／女性)など、小話のネタのようなミスも。

しかし、「社外秘の情報を誤って添付してしまった」(26歳／女性)、「友人へのメールを上司に誤送信」(29歳／男性)となると、笑いごとではすまなさそうです。うっかり手がすべって「作成途中で送信」(28歳／女性)や、「送信したつもりができていなかった」(27歳／男性)」、「顧客からの大切なメールが『迷惑メール』に入っていて、受信したことに気づかなかった」(26歳／女性)など、送受信でのミスも目立ちます。

そして、圧倒的に多かったのは変換ミスによる誤字や、敬称のつけ忘れでした。

「先方の名前に『様』を付け忘れていました」(27歳／男性)、「『加藤』さん宛に出したメールの本文に『下等さん』と書いてしまった」(29歳／男性)や、「痩身(そうしん)相手の名前を間違えていたことがあります」(34歳／女性)、すでに送信を「痩身(そうしん)」と変換して送ってきていただいたところが、うっかりものの著者としては、かなり親近感を覚えます。

誤字脱字や添付ミスは、見直したにもかかわらず、送信後に「なぜ!?」という間違いが起きてしまいがち。誤変換に気を付けつつ、「デキる」メールテクニックをまねしたいと思います。

(下関崇子／ユンブル)

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