【コブスくんの使えそうな仕事術】便利すぎるネットサービス「SkyDesk」。で、何が便利なの？

社内コミュニケーションって煩雑、さらに、PC上の資料置き場が統一されていなくて、毎回探すのに数分かかったり、メンバーのスケジュールが分からなくて、会議の予定が入れられなかったり……。

そんな煩雑さを解決するツールとして今話題を集めているのが、富士ゼロックスがリリースした「SkyDesk」というクラウドサービス。PCでもスマートフォンでも使えてなかなか便利といううわさですが、実際のところどうなんでしょう。使用レポートをご紹介したいと思います！■資料をWeb上で管理

まずは、資料置き場としての利用が可能です。「SkyDesk」のマイページ→「コラボレーション」というボタン。この中に、「Docs」というリンクがあるのですが、ここから資料をアップロードできます。

使用できる容量は50メガバイトなので、会社のPCの中にあるすべての書類をアップロードというわけにはいかないですが、作りかけの書類や、絶対に読まないといけない書類を選択してアップしておけば、家からでも続きの作業ができるというわけです。実際に、月曜日のプレゼンに使う書類が間に合わず、金曜日の夜終電間際に「SkyDesk」にアップロード→帰宅→土日に仕上げるという半泣きの使い方もできました！

さらに、スマートフォン向けサイト(http://mobile.skydesk.jp/)も、当然のように利用できるので、「次の会議の書類を読んでなかった！」という場合でも、会議前に書類を「SkyDesk」にアップしておき、スマートフォンで資料を見れば、なんとか、会議でも発言できそうです(実際できました！)。

ちなみに、この「SkyDesk」。自分一人で使うという使い方よりも、グループウェアとして使えるので、先ほどアップロードした書類をグループの誰かに見てもらいたいと言う場合は、共有というボタンを押し、共有する相手(事前にグループに登録・招待しておく)を指定すれば、すぐに見せることができます。

職業柄、ライターやカメラマン、デザイナーとのやり取りが多いのですが、実際に、この「SkyDesk」の共有機能で、メールだと重たくて送れないファイルのやり取りが簡単にできたり、外出先で「書類を忘れた！」という場合に、オフィスにいる誰かに書類を「SkyDesk」にアップロードしてもらい、何事もなく、外出先で提案するという芸当もできました。■さらに、名刺リーダー機能が無料で使える

さらに、「SkyDesk」では、名刺画像からテキスト化＆データ管理も無料でできます。実際のやり方は、非常に簡単。「SkyDesk」にjpeg形式の名刺画像をアップロード(圧縮ファイルを一括でアップすることも可、セールス→Cardsで設定可能)するか、

「SkyDesk」が設定するメールにjpeg画像を添付して送るだけで、名刺の文字をOCR認識し、テキスト情報で取り込んでくれます(設定→Cards→メール設定で設定可能)。

さらに、これらテキスト化した名刺情報を連絡先に追加し、「SkyDesk」にその名刺の方を招待してみたり、名刺の方とファイルを共有したりすることもできるので、リアル世界とのやりとりもスムーズにできそうです。

ほかにも、無料のメールアカウントが標準装備されていたり、営業に関する顧客情報を一元管理できるCRMと呼ばれる機能も備わっていたり……と、とにかくこの「SkyDesk」。ビジネスで使えるシンプルな機能が盛りだくさんなんです。

当初、「社内の資料共有にだけ使えればいいや」と思っていたところもありましたが、実際、チャットやつぶやき機能もあるし、「Evernote」や「Dropbox」などバラバラに使っていた機能も一つにパッケージングされているし、ヘルプは日本語だし……と、なんだか手放せないネットサービスの一つになりそうな予感がします。

(マイナビニュース編集部)