中小企業にとってのマイナンバー制度とは? (12) マイナンバーの収集　システムで異なる業務運用

前回は、オンプレミス(自社運用)のシステムvsクラウドのシステムでの、提供される機能の違いを概要レベルでみてきました。今回はマイナンバーの収集シーンで、オンプレミスのシステムvsクラウドのシステムの機能の違いが、業務運用にどのように影響を与えるのか、利用するシステムで異なる業務上の留意点についてみていきましょう。

○オンプレミスのシステムではマイナンバーの収集は担当者の作業になる

オンプレミスのシステム、つまりパソコンにインストールして使用するタイプの給与ソフトでは、基本的にマイナンバーの収集や本人確認にかかわる機能はシステムには組み込まれていません。従業員データと紐付いたマイナンバー専用のデータベースが用意され、登録・編集権限がある担当者がこのデータベースにマイナンバーを入力できる機能が用意されるだけです。

オンプレミスのシステム利用の場合マイナンバーの収集から入力まで

従業員からのマイナンバーの収集、本人確認から入力まで、どのように行うことになるのでしょうか? 今年中にマイナンバーを収集する場合、以下のようにいくつかの方法が考えられます。

(※1)従業員の本人確認は、入社時に身元確認がおこなわれていれば、番号確認だけ行えば良いことになります。