基礎から応用まで～Gmail効率アップのための必須テクニック～ (25) よく使う文章を「定型文」として登録して入力の手間を減らす

今回は、よく使う文章を「定型文」として登録しておき、メール本文の入力を簡略化する方法を紹介しよう。また、「定型文」の機能を応用して、別パターンの署名を用意しておく方法も紹介する。

○「返信定型文」を有効にする

Gmailで「定型文」を利用するには、「返信定型文」という機能を有効にしておく必要がある。まずは「設定」ボタンから「設定」を選択し、Gmailの設定画面を呼び出そう。

設定画面が表示されたら「Labs」の項目を選択し、画面を下へスクロールしていく。すると、「返信定型文」という設定項目が見つかる。この設定項目を「有効にする」に変更し、「変更を保存」ボタンをクリックする。

これで「定型文」の機能を利用できるようになる。なお、「Labs」の項目に分類されている機能は、正式に実装されている機能ではなく、評価用に提供されている実験段階の機能となる。このため、変更や中断、もしくは機能そのものの提供が中止される可能性があることを頭に入れておく必要がある。

安定性という面では若干の不安が残るかもしれないが、それ以上に「返信定型文」は便利な機能であり、本稿執筆時点では特に問題なく活用できている。