仏の顔も三度まで!?日々行き交う“失敗ビジネスメール”とは伝えたい用件や資料をいつでもサッと送れるメール機能は、ビジネススタイルを思い切り近代化したツールの一つ。現代の20代にとってメールコミュニケーションのなかった時代など、想像することすら難しいのではないでしょうか。しかし、今やこれだけ身近かつ不可欠なビジネスツールとなっているだけに、それにまつわる失敗も世間には溢れているよう。多くのビジネスマンが経験したことのある、メールにまつわるミスとはどのようなものなのでしょうか?>>女性編も見るQ、ビジネスメールで過去にしでかした大きなミスは?(複数回答)1位ファイルを添付し忘れた31%2位漢字の変換ミスをした23%3位件名をつけ忘れた18%4位意味が分かりにくいメールを送った16%5位相手の名前や社名を間違えて書いた12%■「ファイルを添付し忘れた」エピソード・「二回連続で同じ人に資料を添付し忘れた」(25歳/金属/エンジニア)・「データを添付できていなかったため、再出社するはめになった」(26歳/鉄鋼/マーケティング)・「ファイルを添付し忘れ、添付したと思ったら今度は違うファイルを添付して送っていた」(24歳/運輸/総務)■「漢字の変換ミスをした」エピソード・「加藤さんを下等さんと書いて送ってしまった」(27歳/ソフトウェア/プログラマー)・「漢字を間違えてしまったため、意味の分からない文章になった」(23歳/教育関連/研究開発)・「自分の名前を変換ミスして、相手に誰からのメールか伝わらなかった」(22歳/教育関連/総務)■「件名をつけ忘れた」エピソード・「上司に対して件名をつけずにメールをしてしまい、その後すぐに口頭で謝りに行った」(25歳/IT/SE)・「件名を間違えたので、再送したら、今度は本文に間違いを発見した」(24歳/IT/SE)■「意味が分かりにくいメールを送った」エピソード・「送信前に何度も読み直したにも関わらず、送った後に『もっとこうしておけば良かった』と後悔の連続で、結局電話で説明をする羽目になった」(29歳/運輸/総務)・「取引先に一行メールを送り、相手の機嫌を損ねてしまった」(24歳/小売/販売)・「よく読み直したら日本語になってない部分があり、急いで訂正して送り直した」(25歳/小売/販売)■「相手の名前や社名を間違えて書いた」エピソード・「メールの内容を他のメールからコピーして送ったとき、相手の名前を直し忘れてしまった」(29歳/IT/企画開発)・「相手の役職名を間違えてしまい、すぐにお詫びと訂正メールを送った」(24歳/学校/非常勤講師)・「異動した初日に部長の名前を間違えてメールを送ってしまい、部長からの対応が冷たくなった」(25歳/団体/金融系専門職)■その他、ビジネスメールでの失敗エピソード・「メールの中で敬語を上手く使えていなかった」(23歳/金融/営業)・「仕入れ業者からの見積書が貼りついていたことに気付かず、原価がばれてしまったためビジネスで儲け損ねた」(27歳/精密機器/営業)・「間違えて、お客さんのライバル会社の人にメールを送ってしまい、土下座して謝った」(28歳/運輸/営業)・「部長を呼び捨てしたこと。特に問題にはならなかったが、しばらく部内でそのミスについて散々いじられた」(24歳/電気/財務)・「ウィルスメールを開いてしまったせいでコンピュータが感染。駆除に苦労した」(24歳/情報/秘書・アシスタント)・「同じ、名字の人に間違えて送ってしまい、ただただ平謝り」(29歳/IT/経営・コンサルタント)総評メールの本文中に「○○のファイルを添付します」と書いたにも関わらず、最後にその添付をすっかり忘れてそのまま送信……。あまりに単純なミスですが、単純すぎてもはや防ぐ術が見つからないのか、多くのビジネスマンがその失敗を経験したことがあるようです。中には「ファイルを添付し忘れた後、その謝罪を付け加えた再送でも添付をし忘れ、電話で謝ってから再再送信したのに、また添付し忘れていた」(27歳/IT/企画開発)という、過去の大失敗を告白してくれたビジネスマンも。その方いわく、「その後は3回も添付し忘れるようなミスは当然していない」そうですが、「今でも1回目のメールに添付を忘れてしまうことはよくある」とか。メール本文中に「ファイルを添付します」と書いた際、本当に添付したか必ず確認するという習慣をつけてみてはいかがでしょう。続く2位の「漢字変換ミス」や3位の「件名付け忘れミス」も、「ファイルの添付忘れミス」同様、送信前に落ち着いて見直しすることで防げそうな失敗です。サクッと送ってスピーディーに用を済ませてしまえるのがメールの利便性の一つですが、見直しや確認に割く最低限の時間は「ビジネス上の義務」と心得て、慎重さを忘れないようにしたいものですね。(文・兄矢壱子)調査時期:2009年12月16日~12月26日調査対象:COBS ONLINE会員調査数:男性292名調査方法:インターネットログイン式アンケート■関連リンクコブス横丁一瞬の気の緩みが大惨事に!“メールの誤送信”体験集COBS的メールマナー力診断トレンドサプリ新入社員が知っておくべきビジネスメールの作法とは?完全版(画像などあり)を見る
2010年01月27日「“氏”⇒“死」、「“邊”?“邉”?」誤送信メールに職場で冷や汗便利だけれど、実際には相手の顔も見えなければ声も聞こえない、メールを介したコミュニケーション。ビジネスで利用する際は特に、相手に混乱や誤解、さらに不快感を与えてしまわないよう細心の注意を払いたいものです。しかし日々の慌ただしい職場環境の中では、つい注意が疎かになってしまうこともあるのではないでしょうか。ビジネスウーマンの記憶に反省と共に刻まれている、“第三者が聞く分には”面白い失敗エピソードとは?>>男性編も見るQ、ビジネスメールで過去にしでかした大きなミスは?(複数回答)1位ファイルを添付し忘れた34%2位漢字の変換ミスをした25%3位件名をつけ忘れた19%4位意味が分かりにくいメールを送った13%5位メール作成中に誤って送信10%■「ファイルを添付し忘れた」エピソード・「添付し忘れたことをすぐに気付いたらまだラッキーな方で、相手からファイルを催促されてしまうときもある」(23歳/商社/営業)・「ファイルを二度も添付し忘れて、かなり恥ずかしい思いをした」(27歳/商社/営業)・「納品物一覧のファイルを添付し忘れ、すぐに再送したが、お客様に『同じような内容のメールが多いと混乱する』と注意を受けてしまった」(24歳/IT/SE)・「『報告書のファイルを添付します』と書いたメールに添付したのは、友人と写っている写真だった」(25歳/飲食/サービス)■「漢字の変換ミスをした」エピソード・「“板井さん”へのメールを“遺体さん”や“痛いさん”と書いて送ってしまった。社内の人だったので、その後それが常用化した(笑)」(27歳/IT/SE)・「“氏”を“死”と打って送信してしまい、慌ててフォローした」(26歳/金融/営業)・「“邊”と“邉”を間違えて送ってしまった」(23歳/電気/総務)・「採用通知メールの件名で漢字を間違え、書き直したメールを再送した」(25歳/旅行/秘書・アシスタント)■「件名をつけ忘れた」エピソード・「文面と全然違う件名で送ってしまった」(27歳/その他/その他)・「件名がないと、送信前に確認を取ってくれるメールツールのおかげで助かった」(27歳/IT/SE)■「意味が分かりにくいメールを送った」エピソード・「時間をかけてやっとのことで長いメールを送ったら、内容について問い合わせがあった。そこで初めて先輩に相談したら、たった2~3行のメールにまとまった」(29歳/倉庫/システム)・「敬語に気を遣いすぎて、長く分かりづらい文章になってしまった」(23歳/団体/その他)■「メール作成中に誤って送信」エピソード・「全社宛てに書こうとした報告書を途中で送信してしまい、再送するのも恥ずかしかった」(25歳/硝子/営業)・「作成中のメールを2、3度間違えて送ってしまい、最後にお詫びメールを送った」(27歳/その他/その他)■その他、ビジネスメールでの失敗エピソード・「会社内部のメーリングリストに流すものを、お客様も入っている外部用のメーリングリストに流してしまい、相当怒られた」(23歳/IT/エンジニア)・「大事なお客様に対して“様”を付けずに送ってしまった。そのメールが上司にばれ、怒られた」(26歳/機械/総務)・「送信ボタンを押すとエラーが出るので何度も押していたら、本当はちゃんと送れていて同じメールを6通送ってしまっていた」(26歳/食品/研究開発)・「ビジネスアドレスからの私信を多くの人に誤って送ってしまい、ひんしゅくを買った」(26歳/通信/SE)・「上司の愚痴を上司本人に送ってしまった」(27歳/通信/企画開発)・「受信したメールが迷惑フォルダに入ってしまっていたのに気付かず、『送られて来ません!』と怒り気味に言ってしまった。気付いた後に謝ったら許してくれた」(25歳/繊維/総務)総評同年代のビジネスマンと同様、20代ビジネスウーマンの間でも「ファイルの添付し忘れ」は、頻繁に起こりがちなミスであるようです。中には必要なメールを添付し損ねただけでなく、送信相手には何の関係もない、自分のプライベート写真を添付してしまったという恥ずかしい失敗経験を持つビジネスウーマンも。「メールを書き終えたら、自分が添付したファイルを一度開いてから送信する」この一手間の習慣化を、ミスを防ぐ手段として取り入れてみてはいかがでしょう。続く2位には「漢字の変換ミス」がランクイン。「“氏”を“死”と打って送信してしまった」(26歳/金融/営業)というような、ある意味分かりやすいミスも気恥ずかしいものですが、「“邊”と“邉”を間違えて送ってしまった」(23歳/電気/総務)というような、相手にとってのみ分かりやすいミスも冷や汗もの。人の名前を打つ際には、その人の名刺や本人からのメールに書かれていた正式署名などで、十分な確認を取りたいものです。ミスの種類にも大小ありますが、その他にも「件名付け忘れ」や「作成途中の誤送信」など、ビジネスメールを使う人なら身に覚えのある失敗例は、挙げ出したらキリがありません。これらの失敗は起こりがちだからこそ、日々の注意や周囲のミスからの学習で、極力避けるように努めたいものですね。(文・兄矢壱子)調査時期:2009年12月16日~12月26日調査対象:COBS ONLINE会員調査数:女性708名調査方法:インターネットログイン式アンケート■関連リンクコブス横丁一瞬の気の緩みが大惨事に!“メールの誤送信”体験集COBS的メールマナー力診断トレンドサプリ新入社員が知っておくべきビジネスメールの作法とは?完全版(画像などあり)を見る
2010年01月27日テレワークで増えた、メール・チャットでのやりとり。この文字だけで行うコミュニケーションというのは、やってみるとなかなか難しく、「この言い回し、冷たく受け取られないかな?」「そんなつもりで言ったんじゃないのにな」など、会話とはまた違った気の配り方が必要になります。そこで今回は、知っていると便利なテキストコミュニケーションのコツをご紹介。仕事だけでなく、SNSやLINEなどのプライベートでもぜひ活用してみてください。どうして文字だと上手く伝わらないの?普通に返事をしているだけなのに、メールやチャットだとちょっと冷たく感じることってありませんか?心理学的には、人が会話で読み取っているのは、言葉以上に相手の表情・声色だと言われています。でも文字でのやりとりの場合、その大事な「相手の様子」がまったく分かず、読み手の解釈にゆだねられてしまいます。だから行き違いが起こりやすいんですね。わたしは仕事柄、メールやチャットを以前からよく使っており、意図しない伝わり方をして焦ったことも数知れず。そんな時にお手本にしたのが、身近にいるメール・チャット上手さんです。やりとりが柔らかく、文字だけでも温かな気持ちになれる。自分もそんな風になりたくて、できるところから取り入れるようにしました。やりとりを柔らかくする5つのコツ1.ポジティブな表現を入れる「ありがとう」「嬉しい」「楽しみ」といったポジティブな言葉をかけられて、嫌な気持ちになる人はいませんよね。顔が見えないやりとりだからこそ、言葉で伝えることを惜しまない。積極的に取り入れるのが◎です。2.気遣いの言葉を足すたとえば感謝を伝える時、普通の会話では「ありがとう」だけで伝わりますが、文字だけの時は、さらにもうひと言。「ありがとうございます、助かります。」「ありがとうございます、お気をつけて。」気遣いの言葉を足すことで、自分の想いが届きやすくなります。3.短い返事を避ける「はい」「了解しました」といった端的な返事は余白が多い分、読み手は「怒ってるのかな?」「忙しいかったかな?」と深読みしてしまいがち。特に面識の少ない人が相手だと誤解を生みやすいので、もう少し丁寧な返しを心掛けたいところです。4.語尾を変える「了解ですー」「了解です!」「了解ですっ」という風に、語尾をちょっと変えるだけでも、言葉の印象がぐっと柔らかくなります。絵文字や顔文字を足すのもアリ。本当に忙しくてひと言しか返せない時でも、語尾の工夫でイメージアップできますよ。5.少しだけ自分を出すく文章があまりにもビジネスライクだと、よそよそしい印象に。そんな時は少しだけ雑談を交えたり、「わあ!いいですね」「は!そうでした」など感嘆詞を入れると親しみやすさが出ます。やりすぎは禁物ですが、相手との距離を縮めたい時におすすめです。仕事はもちろん、友人や家族とも、文字だけでコミュニケーションする機会は多いもの。伝わりにくいというデメリットはありますが、連絡を気軽にできたり自分のタイミングで送れるといったメリットもたくさんあります。上手く使いこなして、お互いに気持ちの良いやりとりができるといいですね。 ■暮らしのはなし 連載:ありきたりな日常を楽しむためのヒント 池田奈未好きなものは、まち歩き、カメラ、淹れたてコーヒー。収納の少ない家で3人暮らし。すっきり心地よい暮らしを目指しています。
2001年12月05日