安全と快適を両立させたファイル共有「WatchDox」

その時、発注した企業側では受注側のプロジェクトに所属している数名だけとのファイル共有を行ったつもりでいる。しかし受注側では事務処理のためにアシスタントがファイルを開き、さらに協力会社や材料の調達先にも情報を展開してしまうかもしれない。業務の内だから、プロジェクトのためのことだから問題がないと考える可能性があるわけだ。

また、そうした多人数への展開を行わなかった場合でも打ち合わせ用にデータを入れたノートPCやタブレットを持ち運んだ折に、端末ごと紛失・盗難というトラブルにあってしまえばどうすることもできない。

情報の管理は、ルールの取り決めでは実現できないのだ。機能的に制限を加える必要がある。しかし強固なセキュリティを考えると、どうしてもエンドユーザーにとって使いづらいものになってしまう。閲覧までに一手間かけて変換する必要があったり、閲覧のために特別なビューワーを使う必要があったりするのでは、業務が滞るという別の問題が発生する。どうするべきなのかといえば、答えは簡単だ。エンドユーザーがほとんど意識する必要もなく、快適に利用できるのにファイルの扱いにはきちんと制限をかけることができ、管理が徹底できるセキュアなツールを導入すればよい。