事例で学ぶAndroid活用術 (18) クラウドPBXとスマートフォンで電話応対業務を効率化

(冨田氏)

この斬新なアイデアにより、同社の業務環境は向上した。スマートフォンは担当者が席を離れる際にも持参できるので、どこにいてもすぐに電話応対可能になった。会議中などでその場で通話できない場合にも、スマートフォンに着信履歴が残るので、すぐに折り返し対応が可能だ。

「オプションの共有電話帳サービスを利用して全店舗の店舗名と電話番号、全社員の電話番号を管理者側で一括登録しているので、スマートフォンから店舗や部署の連絡先を検索できます。スタッフが、個別に連絡先を登録する必要もなく、発信元の社員名、自社店舗名が表示できるのでスタッフからも好評です」(冨田氏)
管理面では、あくまで「社内で持ち運べる固定電話」と割り切っている。個人で社外には持ち出さないルールにして、帰宅時には机に立てたまま電源を切って帰る。時間外の業務着信には翌朝スマートフォンの着信履歴を見て折り返し対応している。代表電話と消費者から直接受けるカスタマーサービスのスマートフォンは、業務終了時間後は、スケジューリング機能を利用して「時間外応答」のアナウンスを流すように設定している。

「持ち運べるスマートフォンの懸念点は、固定電話に比べ、移動中に落として割ったり、お茶をこぼして故障させたりといった危険があり耐久性が心配でした。