待ったなし！2015年の最重要経営課題「マイナンバー制度」

また、退職者の個人番号を適切に削除することが義務づけられるのも、マイナンバー制度の特徴だ。

「企業は退職者を含めた労働者名簿や賃金台帳、そして源泉徴収票を、電子データや紙で一定期間保管する必要がありますが、マイナンバー情報に対しては、特定個人情報ガイドラインの安全管理措置の一環として退職後の一定期間で適切に廃棄又は削除する必要があります。詳細は未だ不透明な部分もありますが、いずれにせよ、企業にとってマイナンバーの情報管理については非常に頭を悩ます問題になり得ます」と山田氏。

この他、マイナンバーに関わる企業の基本方針や取扱規程の策定および組織としての情報管理体制づくりも必要となる。例えば「誰が・どの業務に対して」マイナンバーを確認することができるのかといった部分にも取扱規程を設ける必要があり、給与業務でも社会保険担当者は閲覧できるが給与計算担当者は不可視にする、といったポリシー設定も必要となる。

もちろん、システム自体のセキュリティ対策や堅牢性も重要になる。先ほど決めたポリシーに従い、それがきちんと運用されているかを可視化するログ監視も必要だ。ログに関しては入力、変更といったIDに直接関与したユーザーに対するだけでなく、閲覧した人も採取していかなくてはならない。