分譲マンション最大の行事「管理組合総会」に対するフロント社員の本音は？

管理組合総会は分譲マンションの最高の意思決定機関であり、年間で最も重要な組合行事です。

前回は「総会とは何か」についてご説明しましたが、総会はフロントにとっても重要な業務であり、今回はフロントの側から見た総会について書いてみたいと思います。

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■ フロント業務としての総会

【特別決議では委任状を集めるのが大変】

風見鶏 / PIXTA(ピクスタ)

総会に参加する方法としては本人が出席する場合と、委任状（マンションによっては議決権行使書）を提出する場合の2通りあります。

議案書を発送する際に出欠確認の用紙も同封し、これを事前に提出してもらう事で出席状況を事前に把握するのですが、この用紙が委任状（議決権行使書）も兼ねており、欠席で提出した場合は自動的に「書面による出席」という扱いになります。

総会を成立させるためには組合員総数の過半数が出席する必要がありますが、総会に出席するほど管理組合活動に熱心な方はそれほど多くはないので、どうしても委任状をかき集めなければならなくなります。

本人出席と委任状で過半数を集めるのはそれ程難しくないのですが、大変だったのは区分所有者総数の4分の3以上の出席と議決権総数4分の3以上の賛成が必要な特別決議を上程している時です。