会議は1回15分に設定！無駄な会議をなくすための6つの習慣

そこで提案したいのが、内容と人数によって会議にかける時間を柔軟に変えることです。かつて私は、1回の会議を15分単位で設定することを試みたことがあります。その際、アジェンダは1つか2つに絞り、必ず事前に参加者にアイデアや提案を持ち寄るようお願いした上で会議に臨みました。

人数も10人以下であれば、多くの場合15分、30分程度で十分だと実感できました。事前にアジェンダをメンバーに伝え、準備をしておくことで、会議の時間を有効に使うことができるようになり、残業も減っていきました。会議を考える時間にしないことが重要です。

1つ気をつけたいのは、参加者に外国人もいる場合。そんなときには通訳が入ることもあるので、少し余裕を持って設定したほうがいいです。

■3：しっかり板書して内容を可視化する

議事録を取るのはもちろん大切ですが、会議の後にまとめた議事録を読まない人は案外多いもの。いちばんの理由は、「読む暇がないから」または「他に優先したいタスクがあるから」。

議事録は記録に残す意味では重要ですが、どんな理由であれ、読まれない議事録を送って情報共有、共通認識を期待しても意味はありません。

では、会議の効率化に板書がどのような効果をもたらすのでしょう。