エンタープライズ0.2 - 進化を邪魔する社長たち - (291) 会議のデジタル化で効率は悪化するデジタルデータ0.2

ベースで会議が行われていました。事前に作られた「レジメ」が配布され、それに従い、持ち回りの議長が進行します。といっても中小企業のご多分に漏れず、実際には社長が仕切るのですが。

次第にレジメが電子化されていきます。その始まりは「ホームページ」の打ち合わせで、実際の画面を見た方が、わかりやすいという社長のひと言で、会議室にパソコンが持ち込まれました。次の会議では「補足資料」としてノートパソコンが持ち込まれ、やはり画面を提示しながらの報告が行われます。次第にノートパソコンの「持ち込み比率」が高まり、1年もせずに全員が会議に持参するようになりました。無線LANの導入により、「配線」がいらなくなったことも理由の1つです。

いまではパワポで作成されたレジメは「Dropbox」で共有され、紙の出番はありません。最新情報をリアルタイムに反映させることもでき、会議は格段の進化をしたかに見えますが、実は会議で決定される案件数が激減していることには気がついていません。

○キャプチャーで充分なのに
デジタルデータになったことにより、レジメが冗長になったことが原因です。かつては数ページ以内にまとめられていたパワポの資料が、十数ページを超えることは珍しくなくなりました。