全米売上上位500社の99％が導入! クラウドベースのコンテンツプラットフォーム「Box」が日本のワークスタイルを変革する

容量無制限で利用できることも手伝って、組織知の集積と活用が飛躍的に向上する。

2つめは 「ワークフロー」。Boxではファイル名や日付だけでなく、さまざまなコンテキスト(契約書の満期日や金額、静止画のタイトルや色、動画の登場人物や所要時間など)をメタデータとしてファイルに紐付けることが可能。入力項目も自由に設定できるので、業界・業種を問わず活用できる。例えば、“100万円以上の契約書で、契約期限が1ヶ月以内に迫ったものは、まず課長に連絡し、続いて部長が確認。部長の承認を経た後に「承認済みフォルダ」に移動し、関係者全員に更新のお知らせメールを送る”──こうした一連のフローが自動化できる。また、人手を介さずコンテンツに応じた分類やレコメンドが行える自己学習技術も備えている。

3つめの、企業利用で非常に重要視される”セキュリティ”に関しては、多層暗号化(転送時：SSL/TLS、保管時：256ビットAES)は当然備えており、高度な認証機能やデバイスの安全性確認、7段階の権限レベル設定、すべての履歴を記録するログ管理、IRM(Information Rights Management)、詳細なレポートと監査証跡なども備えている。