すぐに使える! Word文書作成テクニック (26) 変更履歴の活用

今週は「変更履歴」の使い方を紹介する。この機能は、文書に加えた変更を記録しておくことができる機能となる。取引先や社内から送られてきた文書に「変更履歴」が指定されている場合もあるので、自分では「変更履歴」を使う予定がなくても、基本的な操作方法を学んでおく必要があるだろう。

○変更履歴の記録

Wordで作成したビジネス文書を社内や取引先で回覧し、内容を校正してもらう場合もある。このような場合によく使用されるのが「変更履歴」という機能である。この機能を有効にしておくと、「文書のどこを修正したのか?」を一目で確認できるようになる。

普通にWord文書を送信して校正作業を進める方法も考えられるが、この場合は修正された箇所を見落としてしまう可能性があり、思わぬトラブルに発展する恐れがある。また、取引先から送られてきたWord文書に「変更履歴」が指定されている場合もある。この場合、「変更履歴」の仕組みをよく知らないと、「なんか、いつもと動作が違う……」と戸惑ってしまうことになる。念のため、使い方を覚えておくとよいだろう。

まずは「変更履歴」を有効にする方法から紹介する。文書に加えた変更を記録する時は、「校閲」