すぐに使える! Word文書作成テクニック (26) 変更履歴の活用

初版 …………………………………… 変更前の文書を表示

「変更履歴/コメントなし」や「初版」を選択した場合は、普段と同じように文書が表示されるが、この場合も「変更履歴」は有効に機能している。

特に「初版」を選択した場合は注意が必要となる。この場合、画面に表示されている内容は「最終的な文書」ではなく、「変更前の文書」となる。よって、この状態のまま編集作業を続けると、間違いを二重に修正してしまったり、他の人が修正した内容を見落としてしまう可能性がある。トラブルに発展しやすい表示方法といえるので、よく確認しておく必要があるだろう。

○変更履歴の承認と取り消し

続いては、変更された内容を確認し、その情報を「変更履歴」から削除する方法を紹介する。この作業を行うときは、変更された文字を選択し、「校閲」タブにある「承認」をクリックすればよい。すると変更が反映され、その箇所の「変更履歴」が削除される。

これとは逆に、変更を無視した状態で「変更履歴」を削除する場合は「元に戻す」というコマンドを使用する。「承認」コマンドと合わせて覚えておくとよいだろう。

○変更履歴の記録の終了

最後に、「変更履歴」