基礎から応用まで～Gmail効率アップのための必須テクニック～ (35) 大容量のファイルを送る時に便利なファイル共有メールの送信方法

が記載される。ファイルの内容を確認する時は、このリンクをクリックすればよい。

すると、ブラウザが起動し、送信したファイルの内容が表示される。このファイルをパソコンにダウンロードする時は、画面上部にある「ダウンロード」アイコンをクリックすればよい。

Googleドライブが対応しているファイル形式であれば、リンクをクリックするだけでファイルを閲覧できるため、あらためて操作手順を説明しなくても問題なくファイルを閲覧してもらえるだろう。ただし、ファイルをダウンロードしてもらう必要がある場合は、メールの本文に「ダウンロード手順」を一言添えておいたほうがよいかもしれない。相手のスキルに合わせて、メールの本文を工夫する必要があることも覚えておきたい。

○受信者のみ閲覧可能な場合

前述した方法で「共有ファイル」を送信した場合、URLを知っている人全員がファイルを閲覧できる状態になってしまう。このURLは英数字がランダムに並ぶ予測不能なものであるが、それでも『セキュリティ面で不安が残る……』という人もいるだろう。

このような場合、メールの受信者だけがファイルを閲覧できるよう設定してメールを送信するとよい。