10倍速く要点が伝わる！多忙で時間がない時の「箇条書き」技術

しかしベタ書きは情報量が多いだけに、相手がそれを処理しきれなくなる、すなわち読み切ってくれない可能性があるわけです。あるいは中途半端に処理され、「情報は届くが、意味は伝わらない」ということも起こりうるということ。

一方で箇条書きは、本来なら相手がすべき情報処理を、送り手が代わりに「短く」まとめています。ですから相手は情報処理が楽になるため、送り手の伝えたいことがより正確に伝わることになるのです。

箇条書きの機能を理解すると、「箇条書きを使うのに向く状況」と「そうではない状況」がわかるようになるそうです。

箇条書きが向くのは、相手に情報処理の手間をかけさせたくないとき。相手が忙しい場合などがそれにあたり、たとえば目上の人への報告などがその典型。

また売り込みのプレゼンテーションなど、相手がこちらに対してあまり関心を持っていないときにも効果的なのだとか。

■要点を「3つにまとめること」が大切

ところで経営コンサルタントは「なんでも要点を3つにまとめる」とよくいわれるのだそうです。

ただし重要なポイントは「3つ」ではなく、2つでも4つでもよいのだとか。

いってみれば大事なのは「まとめること」