中小企業にとってのマイナンバー制度とは? (12) マイナンバーの収集　システムで異なる業務運用

その場合、運転免許証など身元確認書類の提示は不要となります。
(※2)ベンダーによっては、マイナンバーの入力方法にあわせた記入表を提供し、これにマイナンバーを記入して入力表にするケースもあります。

１～３のいずれのケースも、従業員から担当者へマイナンバーが書面で受け渡される点、また、担当者が入力する間は担当者がこれらの書類を管理しなければいけない点で、漏えいや紛失のリスクに対応した安全管理措置を考えなければなりません。

マイナンバー入力の際に参照した書類はその後どうする?

また、マイナンバーを入力する際に参照した書類は、その後どのように取り扱えば良いのでしょうか?

１の扶養控除等申告書の場合は、企業に提出することで税務署に提出することとなり、企業で保管が義務づけられている書類ですので、マイナンバー記載の重要書類として、施錠保管できる書庫などで厳重管理することになります。

２のケースでは、通知カードならば返却し、コピーならば破棄してしまえば、これらの書類を管理する必要はなくなります。ただし、マイナンバーが正しく入力されているかどうかをのちのち確認することが困難になってしまいます。