中小企業にとってのマイナンバー制度とは? (12) マイナンバーの収集　システムで異なる業務運用

３の記入表は、マイナンバー入力後破棄してしまえば、管理する必要はなくなります。ただし、２と同様に、マイナンバーが正しく入力されているかどうかをのちのち確認することが困難になってしまいます。

このマイナンバーが正しく入力されているかどうかという点では、１と３の方法では収集時点で従業員本人の番号確認しかしていないため、もともと扶養親族のマイナンバーの正しさを確認できない方法です(制度上は扶養親族の本人確認は従業員が行うこととなっています)。扶養親族も含めたマイナンバーの正しさを担保したいという事業者からの要望・問い合わせに答えて、特定個人情報保護委員会が8月にQ&A(※)を公表しています。このQ&Aでは、「正しい番号かを確認するために、事業者が扶養親族の通知カードや個人番号カードのコピーを取得することはできますか」という問いに、以下のように答えています。

「個人番号関係事務においては正しい個人番号が取り扱われることが前提ですので、事業者は、個人番号関係事務を実施する一環として、個人番号カード等のコピーを取得し、個人番号を確認することが可能と解されます。」

このQ&Aから、２の方法が扶養親族も含めたマイナンバーの正しさを担保するためにはより良い方法といえますが、収集・入力後も登録されたマイナンバーの正しさをいつでも確認できるように取得した通知カードのコピーを保管する場合には、重要書類として施錠保管できる書庫などで厳重管理する必要があります。