スキャナーと電子カルテを使って、医療機関の紙文書の効率的な電子化を実現

利用するスキャナーには、キヤノン製を選択。機種を選定する際にはショールームを訪れ、実際に見て検討したという。

「品川のショールームを訪れ、紙を丸めてから軽く伸ばしただけでスキャンしても、何の問題もなく読み取られたデモを見たときは、その性能に感動しました」と藤木氏。

また、電子カルテ開発元のパイロット病院で3台のキヤノン製スキャナーを使って、1日あたり1,000枚の文書を取り込んでいる実績があったことも理由の1つだ。同病院では、電子化により印刷物の在庫管理の手間がなくなり、スキャニングされたデータが電子カルテ上に紐づくことで、探しやすくなったと好評だ。さらに、スキャナーに搭載されるバーコード読取機能も、効率化に役立っている。

キヤノン製スキャナーには、原稿に含まれるバーコードを検知した際に、その文字列を自動的にファイル名に付与する機能がある。検知したバーコード文字列、予め登録した文字列、タイムスタンプなどを組み合わせて、ファイル名を自動生成することも可能だ。

NJCではこの機能を利用し、電子カルテシステムから出力される同意書などの文書に、患者番号のバーコードを印字しておき、署名後に回収された文書をスキャナーで読み取ることで、文書名、患者番号、タイムスタンプなどがファイル名に付与されたファイルを生成し、自動振り分けまでを実現している。