【新社会人必見】連絡の基本！電話のかけ方とメールの書き方のマナー

また複数の人に同じ内容のメールを送る場合には、全員の名前を記載する必要はなく、「〇〇部各位」などとします。宛名を書いたらその下から本文を書き始めます。最初に自分の会社名と名前を名乗って、「いつもお世話になっております」とあいさつしましょう。手紙とは違い、季節のあいさつなどは不要です。続いて、用件を簡潔に述べます。このとき相手にわかりやすいよう、箇条書きなどを使うのもおすすめです。そして相手にしてもらいたいことをきちんと書くのも忘れないようにしてください。「ご返信願います」「書類の内容をご確認願います」「ご出席願います」といった具合です。なお本文は1行が長すぎると読みづらくなってしまうため、20～30文字ごとに改行しましょう。最後に簡単に結びのあいさつを書きます。「よろしくお願いします」などが一般的です。末尾には署名を入れます。会社名、部署名、名前、郵便番号、住所、電話番号、ファックス番号、メールアドレスなどを記載しましょう。時間をかけずに自動で入れられるよう、あらかじめ設定しておいてください。【添付ファイル】添付ファイルがある場合には、本文でその旨について一言添えておくと丁寧です。「添付のファイルをご確認ください」