「電車遅延などの正当な理由があったとしても、まずは謝罪することが大原則。謝罪よりも先に事情を説明してしまうと、相手に“言い訳している”というマイナスの印象を強く与えます。言いにくいことこそシンプルに。ストレートに謝罪をしてから、何が原因だったのかを説明しましょう。最後に、改めてお詫びすることも忘れずに」
【例文】
×「朝はちゃんと起きたんですけど、電車が遅れて、遅刻しました」
「遅刻して申し訳ありません。電車の遅延で、到着が遅れてしまいました。お待たせして、申し訳ありませんでした」
こちらの不手際を先方に報告する“一番伝えるべきこと”を明確にしないとマイナスの印象に。
「相手に嫌われたくない、怒られたくないという“自己防衛”の気持ちが働くと、どうしても遠回しな言い方をしがち。
でも、それは逆効果。真っ先に伝えるべきことを明確にしないと、相手を苛立たせる恐れも。不手際を報告するのであれば、『謝罪しなければいけないことがある』と明らかにしたうえで、具体的な話を展開しましょう」
【例文】
×「～の件ですが、場合によっては何とかなるかもしれないんですが、ちょっと作業が遅れており、できれば納期をご相談できないかなと思っておりまして…」
