知らないと恥ずかしい！【ビジネスメールのマナー】元社長秘書が教える「休暇のお知らせをする時」

少しでも早く連絡することによって相手のスケジュール調整等の負担を軽減できます。遅くとも1週間前までには休暇を取る旨を伝えておくことをおすすめします。

2.休暇期間中の対応を決める

休暇のお知らせメールには休暇期間を記載するのはもちろん、期間中の対応についても明記が必要となります。そのため、誰が引き継ぎをして対応をするのかを決めなくてはいけません。代理で他の社員が対応する場合には、そのかたの連絡先を知らせる必要があります。全社休業となる場合は休暇明けの対応となる旨記載し、末尾では相手に理解を求める一文を書いて締めくくるのがマナーです。自分が不在にする間は誰に取り次いでもらえばよいのかをあらかじめ知らせておくことで、休暇中のトラブルを防ぐことができます。

お知らせメールの書き方ポイント
メールに記載する必要な情報のポイントは以下になります。

1.休暇期間

〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）と明記します。2.業務開始日

通常、休暇の翌営業日からが業務開始日となりますが、定休日や休日などが会社によって違うため、改めて記すと親切な対応となります。

3.休暇中の代理対応者と緊急連絡先

代理で他の社員が対応する場合には、部署名・担当者名・連絡先を伝える必要があります。