リモートワークが定着したことで、以前より電話を使う機会は少なくなったが、取引先と最初にやりとりをする際や緊急時の連絡手段は電話がまだまだ主流。電話応対は会社のイメージを左右しかねない重要なスキルなので、明るい応対を心がけて。またかける時は、こちらの都合で相手の時間に割り込むということを念頭に置いて、心配りを忘れずに。電話 編出る時は明るい応対を、かける時は配慮を。基本原則1. 電話応対は会社のことを知るチャンス!会社の顔として電話応対するので、いつでも会社の代表として出る意識を。「電話に出ると、働いている会社がどのような顧客を抱えているか、社内の人がどんな仕事をしているのかが分かり、社内の事情をよく知れます。また、電話に出るのが苦手な人も多いので、率先して出るようにすると、社内での評価もグッと上がります」(ライフスタイリスト・北條久美子さん)基本原則2. 明るく元気な声のトーンで好印象を狙おう。電話は相手の顔が見えないので、声だけが頼り。「電話応対時の体勢や表情が、声や言い回しに影響するので、明るく元気に気持ちのよい応対を心がけて。電話での声は実際より低く聞こえるため、いつもより高い声で話すのがベター」。周りの話し声や雑音が筒抜けになっている場合もあるので、かける場合は静かな環境を選ぶことも大切。基本原則3. 用件を聞き漏らさないようにメモ必須。どこの会社から、誰宛てで、どんな用件の電話なのかを把握するために、メモは必ず用意すること。「相手の電話番号やメールアドレスを聞く機会も多くあります。電話に出る際は利き手とは逆の手で受話器を持ち、すぐにメモできるように準備しておきましょう。聞き間違いを防ぐために、相手が話した内容を復唱するのも有効です」マナーの迷いにアンサー! Q&AQ. 新社会人ですが電話が苦手。それでも電話は必要ですか?A. リアルタイムで相手の状況を知りたい時は電話が一番。相手がメールを見ていなかったり見落としている可能性があるため、そんな時はメールで何度も連絡するより、「メールをお送りしたのでご確認いただけますか?実は何時までにお返事いただきたく」と、電話で一度確認するのがベター。Q. 言った・言わないのやりとりになるのが怖いです…。A. 電話の後に、そのやりとりをまとめたメールを送っておくのがおすすめです。「先ほどの電話の件ですが、この内容で間違いないでしょうか?」など、シンプルな文面でよいので、送っておけば齟齬が生じず、トラブルを未然に防ぐことができます。Q. 固定電話と携帯電話(社用電話)、どう使い分けるべき?A. 初めて電話する場合やあまり面識のない相手ならば、固定電話にかけて、外出中など繋がらなかった場合に携帯電話にかけるのが基本。ただし相手が営業職などで外出が多く、携帯電話の番号を教えてもらっていたり、メールの署名に書いてあれば、最初から携帯電話にかけてOKです。社外の人から社内の人の携帯電話の番号を聞かれた際、勝手に教えるのはご法度なので注意。Q. ランチ時や終業時刻後の電話は避けた方がいい?A. 一般的にランチタイムにあたる12~13時ちょっと過ぎの時間帯は避けるべき。また終業時刻後は、緊急時以外はメールにして、返信をいただくようお願いするのがベター。こちら側がしっかり配慮すれば、相手側に気持ちよく仕事ができる人だと認識されて、今後のやりとりがしやすくなるでしょう。Q. 何度電話しても外出中…。折り返しをもらうのは失礼?A. これは緊急度と重要度によりますが、こちらから初めて電話した場合以外は、折り返し電話をお願いしても失礼にはあたりません。取り次ぎの方に自分の電話番号と、期限があるならいつまでに折り返しやメールでの返事をいただきたいかを伝えましょう。携帯電話なら留守電に折り返しをいただきたい旨を吹き込むのもありです。Q. かけた相手が不在だった場合、そのまま切ってOK?A. 不在着信だけが残っていると「どんな用件だったんだろう?」と相手が気にしてしまう可能性が。留守電かショートメッセージで「です。~の件でお電話しました。またご連絡します」と残すと好印象です。北條久美子さんライフスタイリスト。エイベックスグループホールディングスの人事部を経て、キャリアカウンセラーを取得し独立。年間約2500人にセミナーを行う。新著に『ビジネスマナーの解剖図鑑 第2版』(エクスナレッジ)。※『anan』2024年4月24日号より。マンガ・日向山葵取材、文・鈴木恵美(by anan編集部)
2024年04月22日社内コミュニケーションの活性化や、プロジェクト管理にも便利に活用できるチャット。リアルタイムのやりとりが基本なので、タイムラグを減らして、よりスピーディな対応を心がけるべき。「お疲れさまです」などのクッション言葉は不要ともいわれているが、柔らかい印象を与えられるので、簡単な挨拶は積極的に挟んだ方が大人のたしなみとしてベター。チャット 編質よりスピード重視で、迅速な対応を。基本原則1. 口頭でのコミュニケーションに近い感じでOK。直接会って話しているような、距離を感じさせないコミュニケーションを手っ取り早くとれるのがチャットの最大の魅力。「かしこまらずに、話し言葉に近い感じで気軽なやりとりがスマート。メールとは違い、『これって合ってますか?』など、確認事項や分からないことも砕けた言い回しでどんどん質問して、効率アップを狙って」(ライフスタイリスト・北條久美子さん)基本原則2. スタンプをうまく使って超絶時短返信を。会社によって決まりごとがあるかもしれないが、基本的に返信にスタンプを活用しても問題なし。「『承知しました』『OK』など便利にリアクションできるので、テキストの代わりに利用すれば時短になります。ただし社内であっても、率先してスタンプを使うのは失礼にあたる場合もあるので、上司や先輩のやり方にならうのが妥当」基本原則3. チャットのツールをフル活用!ツールによって機能は異なるが、既読機能をはじめ、PCの前にいることが分かったり、休憩中・休暇などが表示できたりするので、有効に活用して。「相手の状況を見ながら円滑なコミュニケーションが図れるようになるので、積極的に使いましょう。ただし有給や病欠の場合は、チャットで共有する前に事前に伝えていることが前提です」マナーの迷いにアンサー! Q&AQ. メールとチャットの上手な使い分け方は?A. 会社によってまちまちですが、社内の同じ部署やチームに所属している身近な人と日常的な業務連絡をする際や、社外の人も含め多人数でひとつのプロジェクトを回していく場合は、やりとりが多くなるためチャットが便利です。一方で、契約書や見積書などの公的書類や、会話の中で埋もれさせたくない重要なメッセージは、チャットだと見落とされたり、後々探すのが面倒になることもあるため、メールに添付がベスト。Q. 早朝や深夜など業務時間外に、相談するのはあり?A. 業務時間外に送るのは問題ありませんが、あくまでプライベートな時間なので見るか見ないかは相手に委ねて、返信は求めないこと。翌日になると伝え忘れてしまいそうなちょっとした用件も、備忘録用としてチャットに送っておくのはあり。その場合も「遅い時間にすみません!」「返事は急ぎません」など、最後に相手を気遣う一言を入れるようにしましょう。どうしようもない緊急事態は電話がベター。Q. 上司とのチャットがなかなか進まずイライラします…。A. 慣れていないと新しいツールをうまく使いこなせないこともあるので、無理にチャットでやりとりをしようとせず、ベストなツールを探して、メールに変更するなど、相手に配慮することも大切です。関係が良好で、もし求められるなら、勉強の機会を与えてもらったと思って、チャットの使い方を上司に丁寧にレクチャーするのもあり。そうすればお互いのステップアップにも繋がり、さらにWin‐Winな関係が築けるようになるのでは?Q. 隣にいる上司が忙しそう! チャットで連絡してもいい?A. チャットネイティブ世代は、隣にいる相手にチャットで相談することに抵抗はないかもしれませんが、上司の中には隣にいるんだから直接相談してほしいと思う人もいます。ただ、相手が忙しそうにしていて、聞いたことを覚えていなかったり、言った・言わないになるのを避けるためにチャットを使うのはありです。その際は、「さんチャットしました!お手すきの際に見ていただけますか?」と一言声掛けを。しかし言いにくいことや報告漏れなどをチャットで済ますのは避けるべき。そういうことは口頭で伝えるのが社会人のたしなみです。北條久美子さんライフスタイリスト。エイベックスグループホールディングスの人事部を経て、キャリアカウンセラーを取得し独立。年間約2500人にセミナーを行う。新著に『ビジネスマナーの解剖図鑑 第2版』(エクスナレッジ)。※『anan』2024年4月24日号より。マンガ・日向山葵取材、文・鈴木恵美(by anan編集部)
2024年04月22日良好な人間関係を築いていくために、令和時代に知っておきたいビジネスコミュニケーションマナーの新常識を伝授。仕事を円滑に進めるために“お互い心地よく”が基本。ワークスタイルが多様化し、ビジネスでのコミュニケーションのとり方にも変化が生まれている昨今。新たなツールを活用するシーンが増えた一方、ビジネスマナーがアップデートできず、なんとなく自己流でやっている人も多い。しかし、「幅広い世代が気持ちよく仕事をするためには、基本のマナーはおさえておくべき」と、ライフスタイリストの北條久美子さんは話す。「様々な年代や立場の方と一緒になるビジネスの場では、育った環境や価値観、言語の違いで、どうしてもコミュニケーションに齟齬が生まれがち。しかしマナーはビジネスの土台であり、人間でいう背骨。マナーを知ることで人間力を養うことができ、どんな相手とも関係を築きやすくなります」軸ができていないのに自己流を貫くのはNG。ベースをおさえておけば信頼を勝ち取り、個性を発揮しやすくなるのでチャンスも広がる!「“お互い心地よく”が、ビジネスマナーの基本。そこをおさえておけば、常に相手のことを考えて行動に移すことができるし、応用も利きます。すると、“この人と一緒に仕事がしたい”と思われる機会も増えていくはず」今回は、マナーについての疑問が多いメールに関するコミュニケーションマナーをアップデート!「ビジネスマナーは円滑に仕事を進める武器にもなります。また、心得ていると自信を持って相手と接することができ、業務のパフォーマンスも上がるはず。ぜひ意識してみてくださいね」メール 編分かりやすさと自分らしさで印象アップ。今やビジネスにおいてなくてはならないツールとなったメール。メールのやりとりだけで仕事が進んでいくことも多いので、分かりやすさを重視して、効率的な情報共有を心がけることが必要不可欠。その上で、相手に好感を持ってもらえるように、自ら積極的にコミュニケーションをとっていくことで一目置かれ、また仕事がしたいと思ってもらいやすくなるはず!基本原則1. 読んで分かるより見て分かるを意識した文面を。一日に何百通とメールが来る人もいるので、パッと見て分かる文章を心がける。「『日程調整のご相談です』『3点質問がありご連絡いたしました』など、何を伝えたいメールなのか、用件は必ず先に書きましょう。改行なしで書き連ねるのではなく、読む人のことを考えて、箇条書きや太字、かっこ書きを利用して工夫をすることも大切」基本原則2. 相手にしてほしいアクションを明確にする。相手にどんなアクションをしてほしいのかを明らかにしてからメールを作成すること。「『こちらご確認ください』だけではなく、『こちらご確認の上、明日までにお戻しいただけますでしょうか?』など次の展開をしっかりと述べましょう。やりとりの回数を最小限に抑えて、相手にできるだけストレスを感じさせないメールの書き方を」基本原則3. どこかに自分らしさを輝かせる。良い関係を構築していきたいなら、記憶に残るような個性を光らせる。「冒頭は『お世話になっております』で終わらせず、『桜が開花しましたね』など、時候の挨拶を入れるのがスマート。結びには、『ご自愛ください』など気遣いの言葉を入れたり、関係性が深まっている相手であれば、追伸にプライベートな内容を入れるのもありです」マナーの迷いにアンサー! Q&AQ. どのタイミングで件名を変えるべき?A. スレッドが繋がりすぎて、延々と同じ件名のままやりとりしてしまうことはよくあります。一般的には、同じ案件の場合はそのまま件名を変えずに進めるのがベター。内容が変わったり、異なる案件になった場合は件名を変えて別スレッドを立てましょう。Q. CCを入れて送ったのに、自分だけに返信が来た!A. 社内共有のためCCに同僚を入れたが、一斉返信ではなく自分にだけ返信が来た時は、単純に間違ってCCを外してしまっただけかもしれませんが、無断で戻すと角が立つ場合が。だから一度「全員でやりとりを共有したいので、CCを入れてお返事いただけますでしょうか?」とお伺いを立て、OKだったら戻すようにしましょう。Q. 取引先とのメールで砕けた表現は避けるべき?A. 取引先の方との関係性にもよりますが、相手のテンションに合わせるか、それより少し控えめの文面にするのがよいでしょう。たとえば相手が「!!」と入れてきたら、自分は「!」を使うなど。堅苦しいままだと冷たい印象にはなりがちなので、控えめに相手のテンションに合わせていくのが。Q. 相手と距離を縮めたい。メールでできる方法は?A. 相手に合わせるのが基本中の基本ですが、ずっと平行線でなかなか距離が縮まらない時は、以前その人と話した話題に触れてみたり、ほっこりできるような時事ネタを入れてみては。それでもビジネスライクにしか返事が返ってこないようであれば、無理に砕けた感じにせず、相手を気遣う文面をさりげなく入れて様子を伺ってみましょう。Q. メールの返信が必要ない場合、返信不要と書くのは有効?A. 返信不要は堅苦しいので、「お返事には及びません」などできるだけ柔らかい言い回しが理想的。逆に相手から返信不要とメールが来た場合はできれば無視せずに、「お気遣いありがとうございます」と簡潔に返信して、こちらが終わらせましょう。Q. 追伸だけが続いた時の適切な終わらせ方は?A. 仕事に必要な要件のやりとりは済んでいるのに、プライベートな内容の追伸が何度も続き、どう終わらせたらよいか悩む…。そんな時は、「長々と失礼しました。引き続きよろしくお願いいたします」と、相手に配慮しながら簡潔に返信して、メールを終わらせるのが妥当だと思います。北條久美子さんライフスタイリスト。エイベックスグループホールディングスの人事部を経て、キャリアカウンセラーを取得し独立。年間約2500人にセミナーを行う。新著に『ビジネスマナーの解剖図鑑 第2版』(エクスナレッジ)。※『anan』2024年4月24日号より。マンガ・日向山葵取材、文・鈴木恵美(by anan編集部)
2024年04月20日もうすぐゴールデンウィーク!連休になるかたも多いのではないでしょうか。長期休暇の前に大切なビジネスマナーが、休暇前のお知らせ連絡です。しかし、いつ、どのようなタイミングでどんな文面で連絡をすればいいのでしょうか。今さら聞けないビジネスメールのマナーを、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが説明します。ゴールデンウィーク前の休暇メールについて【元社長秘書のマナー講座】vol. 33夏季休暇や年末年始など、1年のうちに長期休暇を取る機会は何度かありますが、4月5月にある長期休暇は「ゴールデンウィーク」。ゴールデンウィークと言えば、企業ごとに休暇日程が違うことがよくあります。特に今年は、暦通りに飛び石連休になるかたと、最大10連休と大型連休になるかたもいるのではないでしょうか。長期の休業期間がある場合は、必ず取引先に事前にお知らせするのがビジネスマナーです。今回は、ゴールデンウィーク期間中の休暇メールを送る際の具体的な書き方や注意点、対応方法についてご紹介します。まだ、お知らせメールの対応をしていないかたもすでに対応済のかたも、これからの休暇の際にも、ぜひ参考にしてみてくださいね。ゴールデンウィーク休暇のお知らせメールを送るときのポイント3つゴールデンウィークの休暇日程は、暦通りの場合や1週間以上の長期連続休業にするところがあるなど、企業によって違うため注意が必要です。休業案内メールの文面を作成する場合、基本事項として下記の3つのポイントは必ず記載しましょう。1.休みの期間「ゴールデンウィーク休暇期間4月〇日(〇)~5月〇日(〇)」などと明記しましょう。2.ゴールデンウィーク明けの営業開始日通常、休暇の翌営業日からが業務開始日となりますが、定休日や休日などが会社によって違うため「5月〇日(〇)より業務開始となります」などとわかりやすく記載をしましょう。3.休暇中の代理対応者と緊急連絡先休暇中に代理で他の社員が対応する場合には、部署名・担当者名・連絡先を伝える必要があります。「休暇中の連絡は〇〇部署の〇〇までお願いします」などと記載します。送るタイミングについてできるだけ早めに連絡するのがベストゴールデンウィーク休暇の日程が決まったら、できるだけ早い段階で関係者に連絡しましょう。自分の休暇によって関係者が業務連絡を受けたり、一部の仕事を代理対応してもらう可能性があるためです。少しでも早く連絡することによって相手のスケジュール調整等の負担を軽減できます。ただし、早すぎでも相手は忘れる可能性があり、遅すぎても迷惑をかけてしまいますので、休暇が判明するタイミングにもよりますが、1週間から2週間前、遅くとも数日前までには伝えましょう。便利な“自動返信機能”ツールの活用がおすすめ長期休暇の場合には特に、事前に設定した文面を送信相手に自動で返信をしてくれるとても便利な機能である自動返信メールの活用がおすすめです。メール内に「休暇のため不在となる旨」「不在期間」「緊急時の連絡先」を入れておくことで、取引先の担当者や社内の関係者が不在に気づくことができます。また、連絡の行き違いを防ぐと同時に必要な対応を相手に知らせることができます。【社外宛】お知らせメールの例文 休暇中対応ありの場合【件名】ゴールデンウィーク休業のお知らせ【本文】株式会社〇〇〇〇部〇〇様平素は大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。誠に勝手ではございますが、下記の期間、弊社ではゴールデンウィーク休暇とさせていただきます。・ゴールデンウィーク休暇期間:〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇)・不在中の担当者:営業部〇〇・緊急時のご連絡先:xxx-xxxx-xxxxなお、〇月〇日(〇)より営業開始となります。不在時に緊急の御用件などございましたら、上記の営業部までお伝えいただけますと幸いです。不在中はご不便をおかけいたしますが、ご理解ご協力の程、何卒よろしくお願い申し上げます。【社外宛】お知らせメールの例文 休暇中対応なしの場合【件名】ゴールデンウィーク休業のお知らせ【本文】株式会社〇〇〇〇部〇〇様平素は大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。誠に勝手ではございますが、下記の期間、弊社ではゴールデンウィーク休暇とさせていただきます。・ゴールデンウィーク休暇期間:〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇)休暇期間中にいただきましたお問い合わせ等に関しましては、〇月〇日(〇)より順次対応させていただきます。期間中は、ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。おわりにお互いに気持ちのいい休暇になるよう、また信用を損なわないためにも、ゴールデンウィークなどの大型連休の際はそれらをお知らせする挨拶メールを送ることが大切です。ゴールデンウイーク休暇のお知らせ案内はぬかりなく連絡をして、安心して休暇を取れるようにしたいですね。企業によって休日や祝日の考え方は異なりますので「言わなくてもわかる」という考えは避けましょう。何事にも相手の立場に立った思いやりをもった行動を心がけることが社会人としての品格のある行動です。みなさまにとって彩り豊かな連休となりますように。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©mayucolor/Adobe Stock文・能美黎子
2024年04月20日社会人になり一番苦手なのが電話応対という話をよく聞きます。便利なコミュニケーションツールが増え電話をする機会も減ったため、どう応対をしたらよいのか戸惑ってしまうかたも多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスシーンにおいて電話応対を避けることはできません。そこで今回は、苦手意識をなくすための「電話応対の基本マナーとNGマナー」について、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが説明します。電話応対の基本マナーとNGマナー【元社長秘書のマナー講座】vol. 32新社会人が最初に身につけるべきマナーのひとつとして挙げられるのが、電話応対ではないでしょうか。しかし、ビジネスに限らず、現在はメールやチャットなど便利なコミュニケーションツールが増え、電話の使用頻度が減り、苦手意識があるという声を多く聞きます。「お客様から電話が来ただけでドキドキしてしまう」「この言葉使いで合っているのかな」など不安を抱えているかたも多いようです。特にビジネスシーンでは、電話応対は会社の印象を大きく左右するので、失礼のないようしっかりとマナーを心得ておく必要があります。今回は、電話応対の基本マナーとNGマナーについてご紹介します。苦手意識があるかたはもちろんですが、そうでないかたも今一度確認していきましょう。これだけ押さえておこう!受電の基本手順5つ電話応対の正しい基本手順は5つです。これさえ覚えておけば、あとは実践するだけ! 苦手意識の克服は、慣れるのが一番です。ぜひ、積極的に電話に出てみてくださいね。1.電話が鳴ったら3コール以内に出るのが鉄則電話がかかってきたら3コール以内に受話器を取るのが基本マナー。3コール以上の場合は「お待たせいたしました」と一言添えましょう。2.会社名と自分の名前を先に名乗る電話をとったら、相手が名乗る前に自分から「会社名」と「自分の名前」を伝えます。注意点は「もしもし」という言葉を最初に付けないことです。例)お電話ありがとうございます。株式会社の××でございます。3.相手の名前を復唱・確認してメモを取る相手が名乗り終わったら、復唱しすぐにメモを取るようにしましょう。復唱することで名前の聞き間違いを防ぐことができます。例)いつもお世話になっております。株式会社の××様でいらっしゃいますね。4.相手が電話を切ったことを確認してから受話器を置く電話はかけたほうが先に切るのが基本マナーです。相手が切ったことを確認できてから受話器を置きましょう。相手から電話を切ってくれない場合は、「お電話ありがとうございました。失礼いたします」などと伝えましょう。5.忘れないうちに伝言メモを書く担当者が不在などで伝言を残す場合は、電話を終えたらできるだけ早く担当者のデスクに電話があったことを伝える伝言メモを残しておきましょう。伝言メモには「相手の会社名と名前」「電話があった日時」「用件」「折り返しの可否」「電話を受けた人の名前(自分の名前)」の5つを必ず書きましょう。担当者が戻り次第、口頭でも電話があったことを伝えておくとよいでしょう。電話応対のNGマナーやりがちな電話応対時のNGマナーを5つご紹介します。NGマナーの電話応対をしていないか、ぜひチェックしてみて下さいね。1.「もしもし」はビジネス電話ではNG「もしもし」はビジネスシーンにおいてはNGです。元々は「申す、申す」の略語であり、略語を目上の相手に対して使うのは失礼であるというのが理由です。基本手順の2つ目で説明したように、ビジネスの電話を取るときの最初の一言は「お電話ありがとうございます。株式会社の××でございます」と伝えましょう。2.「よろしかったでしょうか?」はNG現在のことを聞いているのに、過去形の「よろしかったでしょうか?」と訊いてしまうのはNGです。「〇〇でよろしいでしょうか?」が正解です。3.「お電話をお回しします」はNG「電話を回す」という表現は、「たらい回し」を連想させ相手に対して失礼になるためNGです。「お電話をおつなぎします」が正解です。4.「お名前を頂戴してもよろしいでしょうか」相手の名前や電話番号を聞くときに使いがちな「~を頂戴する」という表現ですが、実はNGです。「頂戴する」という言葉は「もらう」の謙譲語です。名前は、もらったりあげたりする物ではないため、「聞く」の謙譲語である「伺う」という表現を使いましょう。「お名前を伺ってもよろしいでしょうか」が正解です。5.「お声が小さくて聞き取れません」相手の声が聞き取りにくいとき、「お声が小さくて聞き取れません」と話してしまいそうになりますが、聞こえにくいことを相手のせいにしている失礼な言い方となるためNGです。「お電話が少々遠いようです」と言うのが正解です。おわりに電話応対におけるビジネスマナーは、会社全体の印象を決める重要なものです。顔が見えない分、電話での応対が良いかどうかで印象は大きく変わります。電話が苦手というかたも、苦手意識を克服するには慣れるのが一番の方法です。言い回しや敬語など、つい間違えてしまいがちな電話応対のマナーですが、日頃から意識をしておきましょう。相手を思いやるおもてなしの心を忘れずに行動することが大切です。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©ita/Adobe Stock文・能美黎子
2024年04月13日ビジネスシーンでよく耳にする「ニーズに応える」という言葉。あなたは正確に意味を理解できていますか?今回は「ニーズに応える」を使うにあたって、知っておきたい正しい意味と使い方を解説。また、使用する際のポイントや言い換え表現も紹介するため、ぜひ参考にしてください。■「ニーズに応える」の意味「ニーズに応える」の「ニーズ」とは、英単語の「needs」であり、相手の需要や要求を意味します。ニーズ【needs】必要。要求。需要。「市民の—にこたえる」「消費者の—が多様化する」(出典:『デジタル大辞泉』小学館)また、「応える」には、相手の期待や要望に添うための行動を示す意味があります。こたえる【応える】(1)働きかけに対して、それに添うような反応を示す。応じる。報いる。(出典:『デジタル大辞泉』小学館)つまり「ニーズに応える」とは、顧客などの他者の要求や期待に対して適切な対応をとることを意味しています。■「ニーズに応える」の使い方【例文付き】「ニーズに応える」は、主にビジネスシーンで使われることが多いでしょう。例えば、新商品開発や顧客対応をする時など、顧客にまつわるいろいろな場面で用いられています。また、「ニーズに応えること」を自社目標として掲げるケースも多くあるでしょう。以下で例文を紹介します。◇例文・「顧客のニーズに応えるために日夜努力しています」・「製品の品質を改善して、消費者のニーズに応えていきたい」・「顧客のニーズに応え続けるだけでなく、期待を超える製品を生み出したい」■「ニーズに応える」を使う時のポイントここからは、「ニーズに応える」を使う際のポイントを紹介します。◇(1)相手が求めているものを理解した上で使う「ニーズに応える」という言葉は、相手が何を求めているのかをきちんと理解した上で使うことが大切です。要望がない中で「ニーズに応える」と言っても、何を行えばいいのか分かりません。あくまでも誰かの要求や期待がはっきりしている状態で解決策を考えていく時に使うようにしましょう。◇(2)具体的な対処法・改善案まで述べる「ニーズに応える」を用いる際は、どのような対策・改善をして相手の希望に応えるのかといった具体的な部分まで説明することもポイントです。例えば、「開発コストを抑えて低価格を維持し、顧客のニーズに応えます」と述べれば、きちんと顧客の要望を理解している姿勢が伝わるでしょう。■「ニーズに応える」の言い換え表現「ニーズに応える」という表現は、他のフレーズでより詳細なニュアンスを伝えることが可能です。以下で、3つの言い換え表現を紹介します。◇(1)「ソリューションを提案する」「ソリューション」とは、ビジネスシーンで解答や解決策を意味します。「ソリューションを提案する」といった表現にすれば、企業が今抱えている課題や問題をさまざまな方法で解決する姿勢を示すことができるでしょう。◇(2)「要望に応える」「要求に応える」ニーズを日本語に言い換えて、「要望に応える」「要求に応える」と述べるのもシンプルでおすすめです。「ニーズに応える」と同様、相手の「こうしてほしい」「ここを改善してほしい」といった願いに対して、企業側がその意見を受け入れて解決する際に使うことができます。◇(3)「需要を満たす」ニーズは「需要」の意味も持っているため、「需要を満たす」と言い換えることも可能です。多くの顧客が願うことや改善した方がいいと思っている部分を直し、周りに満足してもらう時に使います。例えば、「需要を満たすために製造数を増やします」「需要を満たすには市場の意見を聞くことが大切」といった形で用いると良いでしょう。■「ニーズに応える」は需要や要望に応えること「ニーズに応える」とは、相手の要望に応えようとする行動を示す言葉です。ビジネスシーンでも多く使われるフレーズのため、正しい使い方を覚えておくと役に立つでしょう。また、この言葉を用いる際は、どうニーズに応えるのかといった具体案も併せて説明することが大切です。顧客や世の中が求めているものをきちんと理解した上で、顧客満足度アップを狙っていきましょう。(にほんご倶楽部)※画像はイメージです
2024年04月10日ビジネスシーンにおいて、わからないことを上司や先輩に質問したり、部下や後輩に何か確認をするとき、いきなり話しかけてしまっていませんか?そんな時に便利なフレーズが、相手の都合を尊重し予定を調整する際に使用されることが多い「お時間大丈夫でしょうか」という言葉。しかし、目上の人に対しても使ってもいいのでしょうか。そこで今回は、「お時間大丈夫でしょうか」という社内で使用する際の声かけの言葉について、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが説明します。「今、お時間大丈夫でしょうか」は正しい声かけなのか?【元社長秘書のマナー講座】vol. 31ビジネスシーンで、相手の都合を尋ねる際によく使われる「お時間大丈夫でしょうか」というフレーズ。相手が忙しいかどうか、または現在話しても良いかどうかを確認するとき使い、耳にしたことがあるかたも多いかと思います。しかし、実際に社内で使用する際に「お時間大丈夫でしょうか」は正しい声かけのフレーズなのでしょうか?今回は、「今、お時間大丈夫でしょうか」は社内で使用する際に正しい声かけなのかを解説します。使う際の注意点、ビジネスメールでの使用例を紹介しますので、ぜひチェックしてみてくださいね。「お時間大丈夫でしょうか」の意味と注意点「お時間大丈夫でしょうか」とは時間があるか相手に尋ねることを意味します。相手が忙しい場合や話をするのに適切なタイミングでないかもしれないという状況を配慮している言葉です。目上の人に使うのは控えよう相手との関係にもよりますが、より正しい敬語表現を用いるのであれば「今お時間よろしいでしょうか」を使用しましょう。「大丈夫ですか?」は言葉の響きとしてフランクな印象を与えやすく、親しい友人や立場が同等な人などに対して使用します。人によっては上から目線と捉えられてしまう可能性があるため、ビジネスシーンなどで目上の人に対して使う場合には、丁寧な表現である「お時間よろしいでしょうか」「お時間いかがでしょうか」などを使うのがよいです。注意点この表現は、相手の都合が不透明な際に使用しますが、相手が明らかに忙しい時や緊急の作業をしている場合は、適切なタイミングを見計らうことが大切です。使用する際の注意点は、相手の反応を尊重し「お忙しいところ恐れ入ります」などとクッション言葉と合わせて使うとよいでしょう。今は忙しいと言われた場合は、後で話すことを提案するなど、柔軟に対応することを心がけましょう。声かけのポイント仕事の依頼は、相手の立場や状況を考えて行うことが大切です。仕事をお願いするときに重要なポイントを5つご紹介しますので、覚えておきましょう。1.タイミングに注意をする2.要件を明確に伝える3.謙虚な姿勢を忘れない「お時間よろしいでしょうか」と「お時間大丈夫でしょうか」の使い方と例文「お時間よろしいでしょうか」の使用例「お時間よろしいでしょうか」という表現は、相手に敬意を示し、コミュニケーションを始める際に相手の都合を尊重するために使用します。対話を円滑に進める上で重要な表現なのでぜひ活用していきましょう。例文1.ご相談したいことがあるのですが、今お時間よろしいでしょうか。2.急にご連絡して申し訳ございません。今お時間よろしいでしょうか。3.今後の方針についてご相談したいことがあるのですが、10分ほどお時間よろしいでしょうか。「お時間大丈夫でしょうか」の使用例「お時間大丈夫でしょうか」は親しい間柄で使うのが一般的な言葉です。どちらの言葉を使うか迷った場合、目上の人に対して使えるのが「お時間よろしいでしょうか」、目上の人に対して使えないのが「お時間大丈夫でしょうか」と覚えておきましょう。例文1.相談に乗って欲しいことがあるのですが、お時間大丈夫でしょうか。2.ひとつ聞きたいことがあるのですが、5分ほどお時間大丈夫でしょうか。3.営業会議の前に会議の詳しいお話を聞きたいのですが、お時間少し大丈夫でしょうか。おわりに「お時間大丈夫でしょうか」は目上の人に対しては控えた方がよい言葉ということがわかりましたね。時間は有限であり、常に他人の時間をいただいているという意識をもち相手の立場に立った言葉をかけましょう。相手が忙しそうな場合には声かけを控えたり、タイミングを見計らうなど、相手を思い遣った行動を心がけることが大切です。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©curumi/Adobe Stock文・能美黎子
2024年04月06日世の中に存在するさまざまな『マナー』。ビジネスシーンのみならず、日常の中でも意識すべきポイントが多くありますよね。漫画家の芋一郎(@cheesesama24)さんが描いた、マナーに関する創作漫画を紹介します。登場するのは、マナー講師の女性。電車の中で見かけた数々の『マナー違反』にイライラとしていたようで…。「私がいうことがマナーだ」と信じて疑わないマナー講師。いらだちながら、電車内で立ちながら談笑していた2人の女性を注意します。ですが、よく見てみるとマナー講師が腰掛けてスマホを操作しているのは優先席で、注意された女性は妊婦のようです。「『マナー違反』なのはどちらなのか?」と思わずツッコミを入れたくなりますね。この漫画には、「最高に皮肉が効いている」「これがブーメランか」と多くの反響が寄せられています。・これは、自分のルールを他人に押し付けているだけだね。・完璧な風刺漫画。・「マナーとは何か」を考えさせられますね。人と人が関わる中で、お互いが心地よくすごすためには、マナーが大切であることは間違いありません。しかし、近年では「それ、必要?」と思わず首をかしげてしまうような『謎マナー』もあるといいます。細かすぎるマナーを追い求めすぎて、本来の目的である思いやりの気持ちを忘れないようにしたいですね。grape HIT(グレイプ ヒット)ウェブメディア『grape』で、過去に多くの共感を得た記事や反響の大きかった投稿を再構成してお届けしています。[文・構成/grape編集部]
2024年04月06日社会人としての「身だしなみ」には、仕事に取り組む姿勢や品格の表現が求められ、ビジネスマナーの基本ともいえます。「人は見た目が9割」と言われるほど、第一印象に身だしなみが大きく関わることが多いものです。そこで今回は、身だしなみの大切さやチェックポイントについて、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが説明します。大人の身だしなみ【元社長秘書のマナー講座】vol. 30社会人が働くうえで必要不可欠な礼儀作法であるビジネスマナー。そのなかでも身だしなみは、仕事に取り組む姿勢や品格を表現することのできるビジネススキルの一つとも言えます。一緒に仕事をする相手に好印象を与えることができますし、第一印象を大きく左右すると言っても過言ではありません。服装は、各企業の社内規定により業種・業態、部署、社風によって大きく異なりますが、心得ておくべき基本は同じです。今回は、大人のマナーとして最低限必要な身だしなみについて、身だしなみが大切な理由や基本マナー、そして外出する前に確認してほしいポイントについて紹介します。新社会人になる方はもちろんですが、今一度ご自身が身だしなみを整えられているかチェックしてみてくださいね。第一印象を左右する身だしなみ身だしなみの大切さ「人は見た目が9割」という言葉を耳にしたことがありませんか。特に、初対面の人やよく知らない人は、身だしなみや態度など「見た目」である外的要因から、いろいろな判断をすることが多いです。外見だけで判断するなんて…と思うかたもいるかもしれませんが、人は外見をひとつの手かがりとして、相手との接し方を本能的に探ります。もちろん、大切なのは中身ですが、身だしなみがいつもだらしなく、相手に不快感を与えているようでは、社会人として仕事に携わる自覚が欠如していると判断されても仕方ありませんよね。身だしなみはその人を映す鏡と心得ておきましょう。特に注意してほしい「臭い」服装や持ち物、髪型には注意を払っているのに「臭い」について見落としているかたは要注意です。目に見えるものではないので、つい忘れてしまうかもしれませんが、汗の臭いや足の臭い、口臭や二日酔いによるお酒の臭い、腋臭症などの疾患による体臭や加齢臭など、さまざまな臭いがあります。注意してほしいのは、「臭い」については自分で気がつかない場合が多いということです。「こればかりは体質だから仕方がない」などと思っているかたもいらっしゃるかもしれませんが、周りに不快感を与えないように努力をすることが最低限のマナーです。腕時計の必要性近年は、スマホで手軽に時間をチェックできるため、腕時計の必要性についてマナーとしてどうなのかと聞かれることが多くなりました。社会人にとってタイムマネジメントは仕事の管理能力のひとつで、時間を守ることは信用にも大きく影響します。また、ビジネスシーンで腕時計をつけていないと「時間にルーズ」な印象を与えてしまう可能性もあるため、基本的にはつけることをおすすめしています。コミュニケーションツールとして活用できるアイテムでもあるため、ここでは腕時計を選ぶ際のポイントを3つご紹介します。1.アナログタイプを選ぶ2.華美なデザインは避ける3.袖口に収まるサイズを選ぶビジネス用の腕時計を選ぶ際のポイントは、ひと目で時間を把握できるような見やすさを重視しましょう。華美な装飾のある腕時計や、カジュアルになりやすいデジタル文字盤はなるべく避け、シンプルな三針タイプがおすすめです。また、ケースが大きすぎる腕時計は、手を下げたときにスーツの袖口に収まらないためサイズ感にも気をつけましょう。業種や職種、年齢などによって選ぶべき腕時計は変わるものなので、迷ったときは周囲の人がつけている腕時計を確認したり、相談したりすると安心です。出社前の身だしなみチェック身だしなみを整えるとは、おしゃれに着飾るという意味ではありません。相手の感覚に寄り添って不快感を与えない外見をつくるということを意識しましょう。出社をする前に、今一度下記の項目をチェックしてみてくださいね。身だしなみチェックリスト1.服は汚くないか(スーツやシャツにシワや汚れ、ほつれなどがないか、襟ぐりはヨレていないかなど)2.髪型に清潔感はあるか(寝癖やフケがないか、整髪されているかなど)3.爪は伸びていないか(爪は切られているか、爪に汚れが溜まっていないかなど)4.靴の汚れがないか(靴は磨かれているか、踵がすり減っていないか)5.鞄は汚れていないか(鞄などの持ち物が手入れをされているかなど)その他に、女性の場合ならメイクが派手すぎないか、男性の場合は髭が伸びていないかなどもチェックしてみてくださいね。おわりに相手に好印象を与えることのできる身だしなみは、ビジネススキルとして欠かせないものです。他人のためだけではなく自分自身のためにも、身だしなみに気を配ることが社会人として大切な心得と覚えておきましょう。身だしなみがきちんとした人は、自制心と自己表現能力といった「セルフマネジメント」に長けた人だと判断される可能性もあります。仕事がスムーズに進み、良好な人間関係が築けるスキルとして、身につけていきましょう。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©sif/Adobe Stock文・能美黎子
2024年03月30日京阪電気鉄道株式会社(本社:大阪市中央区、社長:平川良浩)では、電車内や駅構内でのマナー向上を呼びかけるマナーポスターおよび動画の新シリーズ「昨日まではできていなくても、今日から始めよう、電車のマナー」を2024年4月1日(月)から展開します。今回のシリーズでは、マナーを守っていない「昨日の自分」と正しいマナーを実践している「今日の自分」を対比して描くことで、マナーとは気づきであり誰でもすぐに始められるということを表現し、マナー向上を呼びかけます。マナーのテーマは日本民営鉄道協会による調査や当社で実施した「お客さまアンケート」の結果をもとに「座席の譲り合い」「荷物の持ち方」「エスカレーターの乗り方」を選定しています。ポスターの掲出は今回で45作目。また、近年公開しているポスターと連動した動画は、日本語版のほか、訪日外国人のお客さまにもご理解いただけるよう多言語版を、駅構内の旅客案内ディスプレイや電車内のデジタルサイネージ、当社ホームページで配信します。当社では、今後もマナーポスターをはじめ、車内放送など様々な機会を通じて、マナーへのご理解とご協力を呼びかけ、駅や車内の快適な環境づくりに努めていきます。2024年4月~2025年3月掲出予定ポスター(車内ドア上横額面)2024年度 京阪電車マナーポスター・動画新シリーズについて1.シリーズタイトル昨日まではできていなくても、今日から始めよう、電車のマナー2.テーマ座席の譲り合い、荷物の持ち方、エスカレーターの乗り方3.掲出期間2024年4月1日(月)~2025年3月31日(月)4.掲出場所<ポスター>・駅B2ポスター(サイズ:縦728mm×横515mm)※掲出のない駅もあります・車内ドア上横額面ポスター(サイズ:縦150mm×横530mm)※該当枠のない車両は対象外<動画>・各駅の旅客案内ディスプレイ・車内デジタルサイネージ・京阪電車ホームページ( )車内掲出イメージ旅客案内ディスプレイ掲出イメージ240328_keihan-mannerposter.pdf : 詳細はこちら プレスリリース提供元:NEWSCAST
2024年03月28日ビジネスメールって正解がわからない…、と思ったことはありませんか?今回は、20~30代の女性約200人が集まるanan総研メンバーに「もらって嬉しかったビジネスメール、残念だったビジネスメール」についてアンケートを実施しました。働く女性たちの経験談、参考になること間違いなしです。女性約200人に調査! 「もらって嬉しかったビジネスメール、残念だったビジネスメール」4月といえば新年度がスタートする時期ですよね。新たに社会人になる人はもちろん、会社での環境が変化したという人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、20~30代の女性約200人が集まるanan総研メンバーに「ビジネスメール」をテーマに調査。まずは女性たちに「もらって嬉しかったビジネスメール」について聞きました。働く女性たちが「もらって嬉しかったビジネスメール」仕事とは関係ない一言が書かれていたとき「ビジネスメールだけど、相手の人柄がすごく伝わる文体で楽しい情報交換ができたとき。この人のために頑張りたいなと思いました」(31歳・専門職)「仕事上では関係ない気遣いの一言がついていると嬉しい気持ちになる」(34歳・専門職)世間話やプライベートな話をしてもらえるようになると、心を開いてもらえた感じがして嬉しくなりますよね。関係性を構築したい相手なら、思いきって仕事以外のことも文面に入れてみると関係性が変わるかも! まずは長くならずに、一言だけ添える程度がよさそうです。絵文字や記号が書かれていたとき「これまでずっと堅い感じでやり取りしていたクライアントさんから、『^^』と笑った顔文字がきたときは嬉しかったです。距離が縮まった気がしました!」(31歳・会社員)「語尾が『。』ばかりだった人が、ビックリマークや『…』など感情が読める表現が増えたり、取引先からちょっとくだけた内容のメールが来ると嬉しくなります」(30歳・会社員)初対面の頃は堅めのやり取りだったとしても、時間が経つにつれて、くだけたメール文になってくるともらう側としては嬉しいですよね。異動や産休など、環境の変化があった際の気遣いメールをもらったとき「異動の挨拶メールをしたら、さんとはとても仕事がしやすかったのですごく寂しいですと言ってもらえた」(30歳・会社員)「産休に入るときの気遣いメールをいただいて嬉しかった」(33歳・会社員)感謝や激励の言葉をもらえて嬉しくない人はいませんよね。筆者も、前に勤めていた会社を退職するときに、社外の人からメールで「うちの会社にきてほしいくらいです」と言われたときはとても嬉しかったことを覚えています。働く女性たちの「もらって残念だったビジネスメール」続いて「もらって残念だったビジネスメール」についても聞きました。クライアントや上司、後輩に残念だと思われないためにチェック必須です。返信が極端に遅い、返信が来ない「とにかく返信が遅い人は嫌」(33歳・会社員)「返信のペースが遅い、やり取りが半端なところで返信が来なくなる人」(34歳・専門職)「相手がメールを送りますと言っていたのに1週間以上来なかった。大事な内容だったので困りました」(34歳・自営業)仕事のことをやり取りしているのに、返信が1日以上経っても来ない人、返信が返ってこない人は、仕事がしづらいと思ってもしょうがない気がします。せめて「返信が滞ってしまい、大変失礼致しました」など、一文を入れてほしい…。ビジネスメールのルールを完全に無視「初めてメールした相手なのに、ビジネスメールのルールを完全無視されたとき。『お世話になっております』もなければ名乗ってもくれず『わかりました!』だけ来たのは失礼だなと思いました」(30歳・会社員)「ミスをしたのに謝罪がなかったり、話し言葉の文字の打ち方だったり。マナーが守られていない内容は嫌な印象でした」(29歳・クリエイティブ職)初めてメールをする相手には、失礼がないかを十分に注意することが大切。ビジネスメールに慣れていない人は、文面のチェックだけでなく、宛名の間違いや添付内容のミスがないかも必ず確認を!何度もやり取りしているのに堅苦しいメールが続く「何度もやりとりしているのに、あまりにビジネスライクなメールだと悲しいし距離が縮まらないなと思ってしまう。こちらもビジネスライクに接してしまう」(30歳・会社員)何度もやり取りしている相手なら、ずっと同じ定型分でメールをするのではなく、少し親近感のあるメールに変化させることも大切なようです。個人的にはまずは「!」などの記号をつけてみることから始めるのがおすすめです。長文すぎるメール「やたら定型文を使い不必要に長文なのに内容が薄いメール」(30歳・会社員)「長々と注意書きがあるメール。読みたくなくなる。間違ってほしくなかったり、ちゃんと読んでほしいなら、せめて色をつけたりしてほしい」(33歳・専門職)読み手のことを考えない長文メールは、不快な気分にさせてしまう可能性大。伝えたいことがたくさんある場合は、読みやすいよう色をつけたり、段落分けしたり、要約したりなど工夫するようにしましょう。働く女性たちの「私もこんなミスしています…な反省エピソード」「お疲れ様ですと送りたかったのに、おつおつお疲れ様ですとなってしまいふざけた感じになってしまった」(27歳・会社員)「予約送信にするつもりがうっかり深夜に送信してしまった。メールだから迷惑ではないとはいえ、深夜の受信時間は印象悪いかも…、と焦った」(31歳・専門職)「田中さんというお客様が複数人いて、違う田中さんにメールを送ってしまった。謝ったけれど返信なしでちょっと怖いです…」(31歳・会社員)「まだ文字を打っている段階で、途中で送信してしまった」(34歳・専門職)「客先にあてたメールの末尾を『以上でございます』としたかったところ『以上』と記載して送信してしまった」(29歳・会社員)「写真添付の際、全く関係のない私の写真を送ってしまったときは送信取り消しもできず恥ずかしい思いをしました」(33歳・専門職)「名刺交換挨拶のメールで漢字を間違えてしまった」(30歳・専門職)一度や二度の失敗は誰でもしていますから、間違えても落ち込みすぎないで。筆者は20代前半の会社員になりたての頃は、見積書を違う会社に送ってしまったり、宛名を間違えてしまったりなどミスをして何度も上司に怒られたことがあります。今でも添付ファイルをつけ忘れて送信してしまうことも。焦ってもいいことはないので、ビジネスメールは慎重に丁寧に送りたいものです。ビジネスメールで損をしないために知っておこういかがでしたか。ビジネスメールは上手に活用すれば、コミュニケーションを円滑にしてくれる便利なツールです。社会人としての失敗を防ぐためにも、今回の女性たちの本音&経験談をぜひ参考にしてください。<筆者情報>市岡 彩香(いちおか あやか)anan web、anan Beauty+を中心に執筆するフリーライター。これまでに取材した人数はタレントや経営者を含め500名以上。インタビューライター、フードライターとして活動中。©N Felix/peopleimages.com/Adobe文・市岡彩香
2024年03月27日春といえば「お花見」。桜のシーズンとなり、週末に桜を見に行かれる方も多いかと思います。桜を見ながら飲むお酒は格別な美味しさを感じますよね。しかし、気分良くお酒を飲みすぎて酔っ払ってしまい、粗相をしてしまった…という経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。せっかくのお花見を楽しむためにも、最低限のマナーを守ることが大切です。そこで今回は、お花見マナーについて、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが説明します。お花見マナー【元社長秘書のマナー講座】vol. 29各地で桜の開花が始まり、桜便りが届くと同時にお花見シーズンの到来です。満開の桜は、四季折々の自然が見られる日本の春の風物詩であり、お花見に出かける予定があるというかた、職場でお花見会の予定があるというかたも多いのではないでしょうか。お花見にまつわるマナーについてニュースでよく目にすることも多いかと思います。大人数で桜の下に集まり他愛のない話をするのは、この時期にしか味わうことのできない楽しみですが、公共の場であり節度あるマナーが大切です。今回は、お花見を存分に楽しむためにも知っておきたい、最低限の守るべきマナーとおすすめの楽しみ方についてご紹介します。みなさんにとって素敵なお花見時間となるよう、ぜひチェックしてみてくださいね。お花見をする際の守るべきマナー5つ1.主役は「桜」お花見の主役は花であり、桜の樹であるということを忘れてはいけません。実は「桜切る馬鹿、梅切らぬ馬鹿」という言葉があるほど、桜はとてもデリケートな樹なんです。小さな傷口ひとつで樹全体が枯れてしまう可能性もあるため、枝を折ったり花を傷つけることは絶対にNGです。また、樹に登ったり、周辺の土を荒らすのもやめましょう。2.場所取りはスマートに譲り合いの心でお花見を楽しむためには、誰だって少しでもいい場所を確保したくなりますよね。しかし、必要以上に広いスペースを占拠したり、他の人の場所を横取りすることがないようスマートな譲り合いの心がとても大切です。また、場所取りの際にロープやテープを枝に引っ掛けたり、根に直接座るなど桜の木を傷つける行為も絶対にNGです。必ず開催場所のルールを確認してから場所取りをするようにしましょう。3.敷物への配慮桜の樹は、浅いところに太い根が這うため、そこを踏んでしまうと根を傷めてしまう可能性があります。シートを敷いてお花見をする場合には、木の根から少し離れた場所を選び、人数に対して必要なスペースだけを確保するようにしましょう。シートではなく「花ござ」を使えば、風情を楽しめるだけでなく通気性も良く桜の樹にも優しく、環境への配慮ができますよ。4.節度を守った行動を騒音問題を引き起こす原因の一つが「お酒」です。気分良くお酒を飲みすぎて酔っ払ってしまい、大騒ぎをしているお花見客の団体を見かけることがありますよね。楽しくなり浮かれて騒ぎたくなってしまう気持ちもわかりますが、周辺に住んでいるかたや他のお花見客の迷惑になってしまうような大騒ぎや、節度を失った行動は慎むべきです。お酒は嗜む程度に、常に周囲への気配りを忘れない気持ちをもちましょう。5.自分のゴミは持ち帰ろう自分たちが出したゴミは自分たちで持ち帰るのが基本マナーです。桜の樹の下辺りにゴミが散乱している光景を見ることがありますが、持参したゴミは自己責任として、基本的には持ち帰るようにしましょう。ただし、お花見会場によってはゴミの持ち帰りを非推奨としている場合もありますので、事前にお花見会場のルールを確認しましょう。お花見の宴会をする際の押さえておきたいポイント1.防寒対策をしっかりする春とはいえ、お花見の季節は陽気が定まらず気候も不安定。その頃の冷え込む寒さを花冷えといいます。じっと座っていると寒さを感じてしまうため、羽織るものやブランケットなど、寒さ対策のグッズを用意しておくと安心です。2.場所取りするおすすめの場所トイレに近い場所が便利だと思うかもしれませんが、遠すぎず近すぎずの場所がおすすめです。衛生面や雰囲気、利便性から総合的に考えた場所を取りましょう。3.夜までの宴会の場合は照明の下に昼から夜にかけて宴会をする場合には、外灯や照明の下を選びましょう。また、後から合流するかたのことも考えて、近くに目印となるものがあると良いでしょう。おわりに久しぶりにお花見で宴会をするというかたもいらっしゃるかと思います。もう一度マナーや楽しみ方のポイントをおさらいし、大人のマナーあるお花見で素敵な時間を過ごしてみてくださいね。お花見に出かける際には、最低限のルールとマナーを意識して楽しむようにしましょう。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©石原かおり/Adobe Stock文・能美黎子
2024年03月23日ビジネスシーンでは、座る席の場所には意味・順番が決まっています。それを知っていないと、来客時などに失礼に当たる可能性があるでしょう。『マネジメントサポートグループ』公式サイトが、応接室の上座・下座について解説しています。応接室の席順のルール『マネジメントサポートグループ』によると、下記の通りなのだそう。社会に出れば、職業上の地位や肩書き、年齢などによって、様々な上下関係があり、立場の上のものを上座、下のものを下座として、この上下関係の順番で席次(席順)が決まっています。マネジメントサポートグループーより引用応接室の上座と下座、それぞれの位置にはルールがあります。一般的に、入口から一番遠い場所が上座で、逆に入口に一番近い席が下座です。例えば、部屋の中を図にした時、応接室の入り口が右下で、部屋の中には長方形のテーブルに、2つの長辺にそれぞれ椅子が3個ずつあった場合を考えてみましょう。テーブルの左上から右に1、2、3、左下から右に向かって4、5、6と番号を振ります。入口から見て奥の席、つまり1、2、3が客用の上座です。1、2、3の客用上座のうち、一番上座になる席は一般的に番号1の席になります。そして、入口に近い席4、5、6が社内の人が座る下座です。その中でも最も入り口に近い席番号6が、一番の下座になります。ただし、例外となるパターンもあるので注意が必要です。例外となるパターン例外となるパターンは以下の場合が考えられます。まずは、応接室に絵が飾っていたり、景色を見れたりする場所の場合です。この場合、客席から絵や景色を正面から見ることができる位置が上座になります。つまり、絵画や景色を正面から楽しむことができる特等席が一番の上座です。次に、3人掛けのソファーなど特別な応接用の家具がある場合は、それらの位置が客用とされ、上座となります。応接室では、特に重要な来賓や目上の人には上座を譲るのが一般的ですが、全ての場面で必ずしもこのルールが適用されるわけではありません。長い机に何人も並んで着席する場合は、最上位者、例えば社長などが真ん中の席に座ることもあります。したがって、応接室の上座と下座は単純な位置関係だけでなく、場の雰囲気や状況に応じて柔軟に考えることが必要です。基本的な上座・下座の位置を覚えて、臨機応変に対応できるようにしましょう。[文・構成/grape編集部]
2024年03月21日旅館やホテルに宿泊したときの楽しみの一つが、心身ともに疲れを癒しゆったりとリラックスができる「温泉」ではないでしょうか。実は温泉にも入浴をする際のルールとマナーが存在します。温泉にも上座と下座があるのをご存知でしょうか?意外と知らない温泉に入るときの入浴ルールとマナーについて、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが説明します。温泉の入浴ルールとマナー【元社長秘書のマナー講座】vol. 28旅館やホテルに宿泊したときの楽しみの一つでもある「温泉」。自然を感じることのできる露天風呂や広々とした大浴場など、心身ともに疲れを癒しゆったりとリラックスできるのが醍醐味ではないでしょうか。そんな魅力的な温泉が大好きという方も多いかと思います。しかし、気持ちが良くなり周りが見えなくなってしまい、知らず知らずのうちに迷惑をかけてしまっていた…ということは避けたいものですよね。他の入浴客と同じ空間を共有する以上、みんなで快適に利用するための最低限のマナーがあります。今回は、意外と知らない、温泉に入るときの入浴ルールとマナーについてQ&Aにてご紹介をします。ぜひ、チェックしてみてくださいね。温泉の入浴ルールとマナーQ1.シャワーやかけ湯をしないでそのまま温泉に入ろうとしたら止められた!なんで??A.温泉に入る前に、必ずシャワーやかけ湯をして体の汚れを落とし湯の温度に体を慣らすのがマナー。かけ湯は体の汚れを落とすだけでなく、湯の温度に体を慣らすという目的もあります。お風呂の場合でもシャワーで体の汚れを落としてから入浴をする方が多いと思いますが、温泉も同様。さらにかけ湯には、急激な温度変化でおこる血圧の急上昇を防ぐ効果があるためとても大切です。正しいかけ湯の仕方は、心臓から遠い足先など末端から少しずつ上へとあげ、胸や肩がしっかり温まるようたっぷりかけ湯をしましょう。また、シャワーで汚れを先に落としてからかけ湯をするなど、温泉施設によってルールが異なるため確認をしてルールに従いましょう。Q2.温泉に入るときどこから入るのが正解?上座下座があるって本当?A.湯船に入る際は、湯尻のほうから入るのがマナー。湯口が「上座」、湯尻は「下座」。温泉において、新鮮な湯が沸いている湯口は上座、湯尻は下座になります。湯口は湯尻よりも温度が高く温泉成分が濃い傾向にあるため、温泉に体を慣らすという意味でも、湯尻から入るのが良いでしょう。また、先に入っている方への配慮も含めて湯尻から入り、徐々に湯口に移動をしましょう。Q3.長い髪をまとめずに温泉に浸かっていたら嫌な顔をされました。どうして?A.長い髪は湯にかからないようにまとめるのがマナー。衛生上、湯船にタオルを浸けてはいけないというルールは聞いたことがありますよね。それと同様に、髪の毛も湯に浸けてしまうのはNGです。髪の長いかたは、ゴムなどで結ぶか手ぬぐいで頭全体を巻くなどして髪が湯に入らないようにしましょう。Q4.温泉に入るとき、濡れたタオルを頭に巻いている人を見かけるけど、何か意味がある?A.実は、のぼせや立ちくらみの予防効果があります。髪に湯がかからないように髪をタオルで巻いている方も多いかと思いますが、実はこの方法はのぼせや立ちくらみの予防効果もあります。温泉に浸かっていると、体に水圧がかかるため頭に血がのぼりやすくなります。濡れたタオルで頭を冷やすことで、のぼせてしまうのを防ぐことができます。Q5.脱衣所で携帯を触っていたら注意をされたけど、どうしてダメなの?A.盗撮被害の防止のため、服を脱いで裸になる脱衣所での携帯の使用はマナー違反。カメラを起動していない場合でも、周囲の方が安心して利用できないため携帯の使用は禁止です。周囲の人から盗撮を疑われる恐れがあるため注意が必要です。いつもの感覚で、温泉に携帯を持ち込むのは絶対にやめましょう。おわりにもしかすると、ドキッとする質問があったかたもいたのではないでしょうか。心身ともにリラックスできる温泉ですが、自分だけがよければいいという考え方はいけません。温泉や大浴場は多くの人が利用する場所のため、誰もが快適に利用できるように周りに配慮をした行動が大切です。自分も他人も快適に過ごすために最低限のマナーをみんなが心がけて守り、気持ちよく温泉を楽しんでみてくださいね。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©Toritatu/Adobe Stock文・能美黎子
2024年03月16日「よろしくお願いいたします」ビジネスメールでは常套句ともいえる一文に注目が集まっている。きっかけはX上のあるユーザーの投稿。そのユーザーは「よろしくお願いいたします」の「いたします」部分について、ひらがなで「いたします」と書く人の方が“仕事ができる”と感じるという。確かに「よろしくお願いいたします」や「よろしくお願い致します」、両方とも漢字の「宜しくお願い致します」など、メールの送り主によって表記が違うことを目にしたことのある人も少なくないだろう。これには共感する人が相次ぐ一方で、毎回わざわざ漢字にしていたという人など、さまざまなコメントが寄せられていた。《めっちゃわかるー》《漢字で書いていた…》《致しますから社会人経験を経ていたしますに変わったァタイは仕事出来る人になった可能性が微レ存…?》《ただ単に「よろしくお願い致します」より「よろしくお願いいたします」のが柔らかいからそっちにしてたわ笑》では、“よろしくお願い致します”と書くのは良くないのだろうか?一般社団法人日本ビジネスメール協会で講師を務める直井章子氏に解説してもらった。「まず前提として、“正しいか否か”という見解は、私どもから申し上げるのが難しいものがあります。例えば、ある辞書を引くと『いたす』という言葉自体は漢字表記で記載されています。『いたす』という言葉は、動詞の場合は漢字表記で『致す』、『する』の丁重な言い方では仮名書きにしてもよい、と載っています。『不徳の致すところ』や『私がいたします』などです。補助動詞の場合、名詞に『いたします』をつけて『する』の丁重な言い方をするときは『帰宅いたします』など、ひらがなで例が載っています。通常の表記に関しては、補助動詞はひらがな書きが望ましいと、文化庁の報告や、共同通信社の“記者ハンドブック”、講談社の校閲局が発表している用語の辞典などに記載があると思います。それらを踏まえて見ていくと、『お願いいたします』の場合の『いたす』は補助動詞であるため、ひらがな表記にするといった使い分けが1つ基準として存在はしているかと考えています」また、「よろしく」なのか「宜しく」なのかについては次のように解説する。「『よろしく』というのは副詞で、常用漢字表にない音訓です。こちらも仮名書きにしてもよい、とされています」だが、直井氏は漢字で書いたからといって“間違いである”とは言えないと話す。「例文として伺いました『よろしくお願いいたします』に関しては、お話したような解説が可能だと思います。ただ、“正解、不正解”、“いい、悪い”では言葉を語れません。今回のテーマについては、言葉をお使いの方の仕事内容や置かれている状況であったりなども影響があると思います。なので、一概に”いい、悪い”で語りきれない部分もあって、だからこそ注目を集めたテーマなのかなと推測します」
2024年03月16日スーツを着用する際、ボタンをどうするべきか悩んだ経験はありませんか。特に冠婚葬祭のようなあらたまった場所では、マナーに則った服装をしたいものです。オーダースーツ専門店『GINZA SAKAEYA』が運営する『SUITNAVI(スーツナビ)』から、スーツの『アンボタンマナー』について分かりやすく解説します。『アンボタンマナー』とは『アンボタンマナー』はスーツ着用時に守るべきルールの1つ。「スーツのどのボタンを閉じて、どのボタンを開けて着るのか」は、国際的な暗黙のルールです。「ボタンの開閉ぐらい自分で決めたい」と思いがちですが、『アンボタンマナー』を守ることでスーツをより美しく着こなせます。またマナーを守ることで全身の見栄えがよくなったり、スーツを長持ちさせやすくなったりする効果も期待できるでしょう。『スーツナビ』によると、『アンボタンマナー』の基本は以下のとおりです。・座るときはスーツ(ジャケット)のボタンをすべて開ける・立っているときは一番下のボタンを除きすべて閉める『スーツナビ』ーより引用男性がスーツを着用する際は、スマートにボタンを開閉できるよう常に意識しておきましょう。一方女性のスーツは、ボタンをすべて閉じる前提で作られているケースがほとんど。「形が崩れないか」を確認し、スーツのデザインに合わせてボタンの開閉を決めるとよいでしょう。ボタンの数や位置に合わせて臨機応変に対応を※写真はイメージひと言で『スーツ』といっても、ジャケットのボタンの数や位置はさまざま。どのボタンを開けるべきか悩んでしまうケースもあるでしょう。以下では、『スーツナビ』内に書かれているボタンの数・位置別のマナーについて紹介します。ダブルスーツボタンが2つ左右に並んだダブルスーツの場合は、「どちらも閉じる」のが正しいマナーです。高い位置に横並びでつけられているため着席していても不自然なシワが出ず、着心地も変わらないことや、逆に開けてしまうとジャケットがだらしなく開いてしまいみっともなくなるためです。『スーツナビ』ーより引用下襟の裏側からボタンが付いているスーツ縦一直線に3つのボタンが並んでいて、一番上のボタンが下襟の裏に隠されているスーツは、「2つ目のボタンのみ閉じる」のが正しいマナー。一番上のボタンは『飾り』として扱われているため、『ないもの』として扱いましょう。ダブルスーツでボタンが縦にV字状に並んでいるスーツ4つボタンがV字状に並んでいるスーツは、「下2つのボタンのみ閉じる」のが正しいマナーです。同じ4つボタンタイプのダブルでもボタンが縦に一直線に並んでいる場合は、「すべて閉じる」のが正しいとされています。スーツのマナーを知らないままでいると、思わぬところで恥ずかしい思いをする可能性があります。相手に不快な思いをさせないためにも、また自分自身が堂々と振る舞うためにも、ぜひ正しいマナーを身につけてくださいね。[文・構成/grape編集部]
2024年03月12日ケーキを最後まで美しく食べ切るのは意外と難しいものです。とはいえ、外で食べる時はマナーも気になるところ。東京ガスが運営する暮らし情報メディア『ウチコト』より、ケーキを食べる時のマナーについて分かりやすく紹介します。食べ始めの位置はケーキの形によって違う※写真はイメージケーキを食べる時のマナーでまず知っておきたいのが、『食べ始めの位置』です。「そんなところにまで決まりがあるのか…」と戸惑ってしまいがちですが、最後まで美しく食べ切るためには非常に重要なポイントといえるでしょう。『ウチコト』では、ケーキの形別に食べ始めの位置を紹介しています。定番の三角形(扇形)のケーキホールケーキを切り分けた三角形のケーキ。三角形のケーキは、先の細くなっているところから食べ始めます。円形のケーキ丸いケーキやドーム型のケーキは、手前側からフォークを入れていきましょう。フォークを入れた断面を向かい合う相手に見せないようにするのもマナーのひとつです。四角形のケーキ手前の左側から食べるのが正解と言われています。あまり厚みがなく、お皿の上で倒れそうなものは、あらかじめ倒してOK。一口ずつに切り分け、フォークで刺して食べると良いでしょう。東京ガス『ウチコト』ーより引用今にも倒れてしまいそうなケーキは、最初から倒してしまうのが正しいマナーだそうです。知っておくと慌てずに済むでしょう。フォークの使い方のポイント3つ※写真はイメージ続いて、ケーキを食べる時のフォークの使い方について紹介します。『ウチコト』で紹介している3つのポイントを意識してみてください。・セロファンはフォークで巻き取ってはがす・フォークはケーキに対して垂直に刺す・フォークをスプーンのように使わないケーキの周囲に巻かれているセロファンは、以下のようにはがしましょう。フォークの先でセロファンを挟み、ケーキに触れている側を内側にしてくるくる巻いていきます。はがしたセロファンはお皿の端に寄せておきましょう。東京ガス『ウチコト』ーより引用この方法なら手を汚さずスマートにケーキを食べられます。またフォークはケーキに対して垂直に入れて、そのまま手前に倒すようにして切り分けてください。ひと口分の大きさに切り、突き刺して食べるのが正しい作法です。幅が広いケーキを食べる場合は、フォークの横側の部分を使って切り分けてもかまいません。ただし、スプーンのようにすくって食べると落とす可能性があるので避けてください。ケーキを美しく食べられるようになれば、外で食べる姿に自信が持てるのではないでしょうか。誰かと一緒に食べる機会が多いスイーツだからこそ、正しいマナーを身につけておきましょう。[文・構成/grape編集部]
2024年03月09日誰かに何かを指摘するとき、相手を傷つけてしまわないか、嫌われてしまわないか、不安になってなかなか伝えられないときはありませんか。特にビジネスで、上司や目上のかたに対しては負い目を感じてしまいますよね。しかし、円滑に仕事を進めるためには、相手に伝えなくてはいけない状況も出てきます。そんなときにどうすれば上手に伝えることができるのでしょうか。今回は、「相手を傷つけない注意のしかた」について、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが紹介します。相手を傷つけない注意のしかた【元社長秘書のマナー講座】vol. 22誰かに何かを指摘するとき、相手を傷つけてしまわないか、嫌われてしまわないか、不安になって言えないと感じている方も多いかと思います。人のミスを指摘するのって難しいですよね。ましてや、目上のかたや上司のミスがあった場合は、なおさら言いにくく、そのまま黙認してしまっていませんか。しかし、円滑に仕事を進めるためには、相手に伝えなくてはいけない状況も出てくるはずです。今回は、ミスに対する相手を傷つけない上手な伝え方をご紹介します。今まで伝え方に悩んでいたかたは、ぜひ参考にしてくださいね。絶対にNGな伝え方!NG1.「それは間違っていると思います!」直接的な言葉はNG絶対にNGな伝え方は、「それは間違っていると思います!」と直接的な言葉で指摘することです。上司に対してだけではありませんが、相手にミスを指摘する際に「それ、間違っていますよ」や「ここはミスです」と決めつけた言い方をすることは避けましょう。はっきりと伝えることは大切ですが、正面から否定をしてしまうと反感を買ってしまう可能性があります。伝えるときは、相手を尊重し思いやりのある言葉でやんわりと伝えるようにしましょう。使えるフレーズは後ほど紹介します。NG2.「いつも間違うよね」大げさな表現はNG人間だれしも間違うことがあります。間違ったことが続いた場合でも「いつも間違いがものすごく多いから気をつけて」などと表現することはNGです。事実であれば必要な表現となる場合もありますが、事実以上に大げさな表現をすれば相手を傷つけるだけでなく、効果的な指摘にはならないため注意しましょう。NG3.「他の人は誰も間違っていない」他者と比較するのはNG人と比較をされると、自分が劣っていると感じてしまいます。他者と比較しながらの指摘は、不要に相手の自信を喪失させるため控えましょう。NG4.「間違っていると思わない?」質問にするのはNG「この内容は絶対に間違っていると思わない?」 などと答えが決まりきっている、もしくは答えを求めていない質問の仕方はやめましょう。どんなに口調を優しくして和らげようと思っていても、相手を不快な気分にさせたり追い詰めてしまうことになります。NG5.「これが間違っているから他も間違っている」確認もせず決めつけるのはNG似たようなミスを犯してしまうことがあるため、ミスが多い場合にまた間違っていると思うこともあるかもしれません。しかし、実際に確認もせず、相手の話を聞かずに決めつけてしまうと、相手は人格まで否定された気持ちになってしまうためやめましょう。間違いを指摘するときに使えるフレーズ間違いを指摘する際に使えるフレーズをご紹介します。相手のミスを指摘したい場合のポイントとしては、必ず前置きに「自分の伝え方が悪かった」「自分の間違いかもしれない」などといった謝罪やへりくだった言葉を入れるのがおすすめです。1.「大変恐縮なのですが」2.「大変申し上げにくいのですが」3.「恐れ多いのですが」4.「大変僭越ですが」5.「私の記憶違いでしたら申し訳ありません」6.「言葉足らずで申し訳ございません」7.「私も気づかなかったのですが」上司や目上のかたと意見が食い違った場合の対処法ミスではないけれど、目上のかたや上司と意見や考え方が違ってしまったというシーンもあるかと思います。そんなとき、自分の意見を伝えるかどうか迷いますよね。その場合のポイントは2つです。1.いったん、上司の意見を受け入れる2.その後に自分の意見を伝える上司の意見や考えについて一度受け入れ、その後に「そうですね。このような場合はどうでしょうか?」「この場合ですと、こういった意見もあるかもしれません」などと決して最初から否定をせず伝えると、上司も意見を受け入れやすくなります。おわりにミスを指摘する際に、相手がたとえ上司や目上のかたであっても、言い方によっては相手を不快にし関係を拗らせててしまう可能性があります。円滑に仕事を進めるためにも、上司との信頼関係を崩さないように、伝え方には注意しましょう。もちろん同僚や後輩に伝える際も同様の気配りができれば素敵ですよね。相手を否定するのではなく、気遣いと思いやりを心がけながら、相手の立場に立って伝えてみてくださいね。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©wenich/Adobe Stock文・能美黎子
2024年02月03日名刺交換や謝罪はビジネスシーンで必ず発生する場面です。この時、正しいマナーがあるのはご存知でしょうか?新入社員の頃に習ったような気がするけど曖昧…というかたが多いのでは。秘書歴約15年でマナーに精通している能美黎子さんに、名刺交換や謝罪のビジネスマナーを教えてもらいました。名刺交換のマナービジネスの基本でもある名刺交換のマナー。コロナ禍も落ち着き、ビジネスシーンでもオンライン商談から対面で話すオフラインの機会が増えたのではないでしょうか?名刺交換は、初対面の人と交わす最初のあいさつとなります。名刺の扱い方次第では、第一印象を左右させてしまうこともある大事な場です。些細なひとつひとつの所作が相手に好印象を与えるきっかけにもなりますので、今回は正しい名刺交換の基本的なマナーやその際に相手に好印象を与える会話について解説します。品のある所作を身につけて、相手とのコミュニケーションを楽しんでみてくださいね。名刺の基本的な手順名刺の準備相手をお待たせしてしまっては心象が良くないため、名刺交換がスムーズに行えるよう事前準備を行いましょう。1.名刺入れを取りやすい場所に準備する2.名刺入れからすぐに取り出せるようにする3.折れやシワのある汚れた名刺がないか事前確認をしておく鞄や胸のポケットなど出し入れしやすい場所に準備をしておきます。相手とすぐに名刺交換ができるよう名刺入れを手元に用意しておき、相手の姿が見えたタイミングですぐに取り出せるようにしておくと良いでしょう。折れやシワのある汚れた名刺を使うのは絶対にNGのため、確認を事前にしておきましょう。名刺の差し出し方差し出す際の注意点は3つです。1.立って行う2.机の上では行わない3.差し出す向きと高さに注意名刺交換をする際は、必ず立って行います。また机を挟んだ会議室の場合でも、机の横に移動してから相手の正面に立ち、交換をするのがマナーです。もし、会議室が狭く横に立てない場合には、「机の上から失礼いたします」とひと言添えてから行いましょう。名刺を差し出すときは、両手で差し出すのがマナーです。高さは胸の位置で、相手に文字が読めるよう正面を向けて、自分の社名と氏名を名乗りながら差し出します。軽くお辞儀をすることも忘れないようにしましょう。相手が目上のかたの場合には、相手が差し出した名刺の高さよりも少し低い位置で差し出すことで、敬意を表現することができますので意識して行いましょう。複数人の場合には、役職が目上のかたから順番に交換をします。名刺の受け取り方受け取る際の注意点は3つです。1.両手で受け取るのが基本。同時交換の場合には、自分の名刺を右手で渡し、左手で受け取る。2.ロゴや氏名に指がかからないようにする。3.役職や名前の呼び方を確認する。名刺を受け取るときは、渡すときと同様に両手で受け取るのがマナーです。必ず「頂戴いたします」とひと言添えましょう。受け取った後は、すぐに右手を添え胸の高さの位置でキープをします。その際に、先方の役職や、名前の読み方などを確認しましょう。名刺交換後の扱い方名刺交換後、名刺入れにすぐにしまうのはNGです。その後の扱い方についてマナーがありますので注意しましょう。1.テーブルに置く場合は、自分の左上側に置く2.複数の名刺を重ねて置くのはNG3.名刺の並べ方に注意(以下詳細)商談などの場合には、テーブルに置くのが基本的なマナーとなります。ひとりと名刺交換をした場合は、自分の席の左上側に名刺入れを座布団の役割として置き、その上に名刺を載せます。複数人と名刺交換をした場合は、最も役職の高い方の名刺を名刺入れの上に置き、役職の高い順にテーブルの上に一列に横に並べるのが一般的となります。役職の判断が付かない場合には、相手が座っている座席順に横に並べます。その場合、名刺入れは列の一番右下に置きましょう。注意点としては、名刺入れの上に重ねて置かないように気をつけましょう。人数が多い場合には、全ての名刺をテーブルの上に並べて置いても良いとされていますが、資料を机上に広げなければいけず名刺の上に重なりそうな時は、「汚してしまうといけないのでしまわせていただきます」とひと言添えて、名刺入れにしまいましょう。名刺をしまうタイミングは、その場の雰囲気によって判断しますが基本的に商談後となります。©perisuta/Adobe Stock※ 文・能美黎子※ 2023年10月9日 配信謝罪時の言葉遣い細心の注意を払っていても、誰にでもミスをしてしまうことはありますよね。プライベートでもビジネスでも、「謝罪」をしなければならない場面に出くわすことは多々あるのではないでしょうか。ときには、謝罪の言葉を伝えてもなかなか相手に伝わらない…ということもあると思います。今回は、場面に合わせた「謝罪の言葉」の言い換えについてご紹介します。謝罪の場面にこそ、その人の品性が現れると筆者は思っています。フレーズを覚えておき、相手との良好な関係作りに役立ててくださいね。謝罪レベル軽度業務に“影響の少ないミス”を起こしてしまった場合や、軽い内容の謝罪、同僚や友人など近しい人に向けて使うのに適した言葉です。謝罪相手との関係性にもよりますが、顧客や取引先、目上の相手の場合にはやや軽すぎる印象になるため、どちらかといえば社内向けの謝罪言葉として覚えておきましょう。起こしてしまったミスに対して、あまり大げさな言葉を使ってしまうと、かえって仰々しすぎる印象を与えてしまうこともあるので注意が必要です。「申し訳ございません」わざわざお越しいただきましたのに、ご要望にお応えできず申し訳ございません。「失礼いたしました」質問が重複してしまい失礼いたしました。「お詫び申し上げます」本来なら直接お伺いするところですが、まずは書面にてお詫び申し上げます。「以後、気をつけます」ご指摘いただきました点、理解しました。以後気をつけます。「二度といたしません」同じ過ちは、二度といたしません。謝罪レベル中度中度は、取引先とのトラブルや社内での“大きなミス”といった業務影響がある不手際や過失を起こしてしまった場面を想定した言葉です。軽度よりも丁寧な謝罪となり、社内だけでなく社外へのお詫びをしなくてはならない場合にも使える表現です。「大変申し訳ございません」この度はご迷惑をおかけして、大変申し訳ございません。「誠に申し訳ございません」この度は弊社の不手際で多大なご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。「心よりお詫び申し上げます」取り返しのつかない事態を招いてしまい、心よりお詫び申し上げます。「お詫びの言葉もございません」先だってはご無礼の段、お詫びの言葉もございません。「謹んでお詫び申し上げます」不適切な表現で誤解を与えることとなりましたことを、謹んでお詫び申し上げます。謝罪レベル重度重度は、業務影響が非常に大きい“重大なミス”を起こしてしまった場合や深い謝罪の気持ちや反省を表す必要がある場合を想定した言葉です。非常にシビアな場面が想定されるため、ただ下記の言い回しを覚えて使うだけではなく言葉の選択や言い回しにも配慮と心のこもった対応が必要となりますので覚えておきましょう。「弁解の余地もございません」今回のミスは当方の情報伝達不足によるもので、弁解の余地もございません。「不徳の致すところでございます」今回のミスは弊社の不徳の致すところだと認識しています。今後は信頼回復に努める所存です。「陳謝いたします」このたびの不始末につき衷心より陳謝いたします。「猛省しております」猛省いたしますとともに、今後は改善できるように努めてまいります。「慙愧(ざんき)の至りでございます」私としたことがあのような不祥事を引き起こし、慙愧(ざんき)の至りでございます。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©たかなが/Adobe Stock※ 文・能美黎子※ 2023年10月9日 配信正しいマナーを使えると仕事ができる印象に!名刺交換と謝罪はビジネスにおいて、相手からみた自分の印象を大きく左右する重要な場面です。誠意をもって、かつ正しいマナーで接し、お仕事をスムーズに進めたいですね。
2024年01月27日仕事をしていると、絶対に避けては通れないメールでのやりとり。ワード選びを間違ってしまったがために、「仕事ができない人」というレッテルを貼られてしまうのは避けたいですよね。秘書歴約15年でマナーに精通している能美黎子さんに、ビジネスメールでのマナーや覚えておきたいことを紹介してもらいました。ビジネスメールの書き出し方のマナー日常的に使用するビジネスメール。冒頭の挨拶文は、意識して書いたことはありますか?実は、メールの書き出しの挨拶は、相手との距離感によって異なるためとても大切な言葉です。メールの相手が初めてやり取りする方や大事な取引先などの場合、正しいマナーを理解していないと、よい関係が築けない可能性があります。冒頭の挨拶文には用途によってさまざまな言葉があります。覚えておくと引き出しが増え、対応力が磨かれるため、ぜひ活用してみてください。ビジネスメールの冒頭の挨拶文フレーズ集シーン別のビジネスメールの冒頭の挨拶文をまとめました。それぞれ、いくつかパターンがあるので使い分けてみてください。1. 挨拶普段から連絡を取り合い、ある程度親密な関係の場合は以下を使用します。1.お世話になっております。2.いつもお世話になっております。3.大変お世話になっております。4.いつも大変お世話になっております。5.お世話になります。2. 丁寧な挨拶社外の人に宛てたメールの場合は、顔が見えないやり取りだからこそ、相手への気遣いが感じられる一言を添えるのが大切です。より丁寧な書き出しである「平素より大変お世話になっております」を活用しましょう。1.平素よりお世話になっております。2.平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。3.平素は格別のお引き立てを賜り、心より御礼申し上げます。4.格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。5.日頃より格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。6.【個人宛の場合】貴殿におかれましてはご健勝のこととお慶び申し上げます。7.【個人宛の場合】貴殿におかれましてはご清祥のこととお慶び申し上げます。3. 初めてのかたに使う挨拶初めてメールを送る相手に「お世話になっております」は使用しません。初めてであることを認識してもらえるような書き出しが良いでしょう。1.初めまして。2.初めてご連絡いたします。3.初めてご連絡を差し上げます。〇〇と申します。4.突然のご連絡失礼いたします。5.突然のメールでのご連絡失礼いたします。4. 返信時の挨拶相手からのメールに返信する際は、書き出しで返信に対するお礼を述べましょう。「早々」や「迅速」など配慮の言葉があると、相手にも良い印象を与えることができます。1.連絡をいただきありがとうございます。2.早速のご連絡ありがとうございます。3.早速のご返信、ありがとうございます。4.迅速なご連絡に感謝いたします。5.ご連絡が遅くなりまして、大変申し訳ございません。©Good Studio/Adobe Stock※ 文・能美黎子※ 2024年1月6日配信気づかず使っているかも!?間違いやすい敬語普段何気なく使っている日本語でも、ビジネスシーンにおいては不適切となるため注意して使わなければいけない言葉が存在しているのをご存知でしょうか?もしかすると、今使っているその敬語がビジネスシーンにおいては使ってはいけない言葉かもしれません。ここでは、特に使われることが多い「間違いやすい敬語」についてご紹介します。ビジネスの場面で恥をかかないように、ぜひチェックしてみてくださいね。間違いやすい敬語集間違いの多いビジネス敬語の中から、特に注意をして知っておいた方がいい言葉をご紹介します。その1. 「すいません」正しいビジネス表現は「申し訳ございません」耳にすることが多い「すいません」という言葉ですが、正しい表現は「すみません」となります。また、「すみません」は、謝罪や感謝の気持ちを伝えるときに用いられる言葉ですが、目上の方や取引先に対してなどビジネスにおいては失礼にあたります。謝罪の場面で使うときは「申し訳ございません」、感謝の場面では「ありがとうございます」などといった言葉で伝えましょう。その2. 「了解しました」正しいビジネス表現は「かしこまりました」「承知しました」「了解」は、目上の人が目下に対して了承するときに使う言葉です。目上の方や上司に使う言葉として相応しい言葉ではありませんので注意しましょう。目上のかたや上司には、「かしこまりました」「承知しました」を使うのが正解となります。その3. 「なるほど」「なるほどですね」正しいビジネス表現は「おっしゃる通りだと思います」使ってしまいがちな「なるほど」自体には、尊敬の意味はないためビジネスシーンで使用することは不適切です。特に、目上のかたに使うと少し見下したようなニュアンスが含まれる場合があるので注意しましょう。目上のかたやお客様に対しては「おっしゃる通りだと思います」などを使用するとよいでしょう。その4. 「ご苦労さまです」正しいビジネス表現は「お疲れさまです」「ご苦労さま」は、目上のかたが目下にかけるねぎらいの言葉なので、上司のかたに使うのは不適切となります。「お疲れさま」という言葉は、上下関係問わず使える言葉でとても便利ですが、「お疲れさまです」ばかり使うのではなく、先に退社するときには「お先に失礼いたします」、上司が帰社したときには「お帰りなさい」など、その状況に合わせた言葉選びをすることをおすすめします。その5. 「できません」正しいビジネス表現は「いたしかねます」「できません」という表現は敬語となりますが、ビジネスシーンでは角が立つため避けましょう。「いたしかねます」という表現が適切となります。©tynyuk/Adobe Stock※ 文・能美黎子※ 2023年10月21日配信リスケ、キャンセルをする際のビジネスマナーリスケは、カジュアルな場面や親しい間柄で予定を変更したい場合などに使うのが基本です。では、実際にどのように使えばいいのでしょうか。リスケをする際のマナーや注意点、例文などを含め解説します。1. 「リスケ」を使用する際の注意点ビジネス用語として使う場合、予定の前倒しではなく、予定が延期になるケースで使われるのが一般的です。では、実際に使用する際の注意点を見ていきましょう。取引先や目上の人に対して「リスケ」は使用しない同僚や部下、社内の親しい人に対して、「リスケをお願いします」「リスケさせてください」と使用するのは基本的に問題ありません。しかし、略語である「リスケ」は、軽い印象を持たれてしまう可能性があるため、社外の取引先や上司に対しては使用しないよう注意が必要です。この場合には「日程を再度調整させてください」「日程を変更したく、以下の日程でご検討いただければ幸いです」など、場面や相手に合わせて丁寧に言い換えをして伝えるようにしましょう。リスケ後の日程は必ず守る基本的に、リスケはしない方がよいものです。やむを得ず日程変更をする場合、変更後は確実に約束を守れる日程を設定し、必ず守ることが大切です。何度もリスケをお願いすることは相手への配慮に欠け、信頼を失う可能性があります。相手から不信感を抱かれても仕方のない行動となってしまうため、確実に実行できる日程を設定しましょう。伝える際は、電話が基本基本的にリスケをする場合には、電話で伝えることがマナーです。メールでは相手がすぐに気づかない場合があることや、誠意を伝えるためにも電話で伝えることが好ましいです。なるべく早めに電話で連絡をすることを心がけましょう。担当者が不在の場合や電話が繋がらなかった場合には、メールで連絡をした上で、合わせて電話で連絡をすると丁寧でしょう。また、最初から電話が繋がった場合でも、リスケの内容を改めてメールで連絡をすることを忘れないようにしましょう。2. リスケをする際のメールの書き方のポイントリスケを依頼する際のメールの書き方に関するポイントを解説していきます。件名リスケを依頼する際の件名は「日程調整のお願い」「日程変更について」など、一目で内容が分かるようにすることが大切です。相手が、一日に何通ものメールを受け取っている場合、重要度・緊急度が低いと判断されれば、後回しにされる可能性があります。そのため、件名だけで「日程調整のメールだ」と判断してもらえるように件名の工夫を心がけましょう。本文本文では「日程変更の理由」「希望する変更日時はいつなのか」などを漏れなく簡潔に伝えられるようにしましょう。また、「お世話になっております」といった挨拶文の後に、こちらの都合で相手に迷惑をかけるため、挨拶と一緒に「大変申し訳ございませんが」「大変恐縮ではございますが」など、お詫びの言葉を添えるようにしましょう。ビジネスメールの基本となりますが、誰との何の予定なのかがわかるよう、挨拶文の前に「株式会社の××でございます」と、自分の名前を忘れず記載するのがマナーです。変更日時に関しては「月日 時~時」と時間まで詳細に記載し、3つ以上を目安として複数の候補日時を提示することがマナーです。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©mayucolor/Adobe Stock※ 文・能美黎子※ 2023年11月11日配信仕事がうまくいくようになるビジネスシーンで正しい言葉遣いやマナーが使えるかどうかで、相手に与える印象が大きく変化します。特にメールは相手の顔が見えない分、表現ひとつで印象が左右されます。正しいマナーを習得し、仕事をスムーズに進めましょう!
2024年01月20日早いと冬頃から店頭に並びだすイチゴ。スーパーなどで購入したり、イチゴ狩りに行ったりと、イチゴを食べる機会が増えてきます。中でもイチゴ狩りは、ツアーが組まれるなどイチゴ好きにとっての大イベントです。イチゴを取って食べるだけのように感じますが、正しい食べ方やマナーがあることを知っていますか。この記事では、川本いちご園さんが教える「イチゴの正しい食べ方」を紹介します。知ってほしい!『イチゴ』の正しい食べ方●よく熟れたイチゴから食べる(大きくても根元が白いものは未熟、小さくても真っ赤なものが完熟です)●とったイチゴはきれいに食べる(さきにヘタだけもいでから食べてください。ゴミ箱に捨てるのは、イチゴのヘタだけです)●1粒とっては食べる(必要以上に摘み取らないこと)川本いちご園ーより引用真っ赤な完熟イチゴを選び、ヘタのみを残して食べるのが基本の食べ方です。ヘタの付近をたくさん残して食べ終えるのは、マナー違反になってしまいます。また、可食部が残るのでとてももったいない食べ方です。根本(ヘタ部分)の白い大粒イチゴは、完熟イチゴではありません。大粒であっても完熟ではないイチゴは選ばず、別のイチゴを選びましょう。イチゴは先端が最も甘くなります。ベストな食べ方は、「ヘタを先に取り、ヘタが付いていた方から先端に向かって食べる」です。おいしいところを余すことなく食べられ、捨てる部分も最小限で済みます。また、イチゴを摘み取る際は、必要以上に取らず1粒食べきってから1粒摘み取るようにしましょう。摘み取ったイチゴが傷んでいた場合は、ほかの人が踏んでしまわないような床の上などによけて置いておくと発見しやすく、農園の人も掃除がしやすくなります。イチゴ農園には多くの人が訪れるので、ほかの人や次に来る人、そしてイチゴ農園のことを考え、マナーを守りながら楽しくイチゴを味わいましょう。[文・構成/grape編集部]
2024年01月19日職場で自分は「仕事が遅いな」「ミスが多いな」と思った経験はありませんか。仕事ができないと認識される人の行動には特徴があるそうです。では、仕事ができないと認定されやすい人と仕事ができると認定をされる人では何が違うのでしょうか。今回は、今さら聞けない「仕事ができないと思われるNG行動」について、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが紹介します。仕事ができないと思われるNG行動【元社長秘書のマナー講座】vol. 19新しい年が始まり、気持ちも一新して仕事を頑張ろうと思っていても「休み明けの仕事でミスをしてしまった」「仕事が遅れがちになってしまう」「なんだか仕事も人間関係も上手くいかないなぁ…」と悩みを抱えている方も少なくないのではないでしょうか。では、仕事のミスが起こりそうな時やミスが起こってしまった際、皆さんはどんな対応をしますか?もしかすると、知らぬ間に周囲から「仕事ができない」と認識されるNG行動をしてしまっている可能性があります。今回は、仕事の評価を左右するNGマナーと、「仕事ができる人」と認定される、知っておきたいマナーをお伝えします。仕事ができないと見られてしまう人の特徴1.「ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)」ができていない周りから「仕事ができない人認定」を受けてしまう可能性が最も高いのが、ビジネスの基本である「報連相(報告・連絡・相談)」ができていない人です。ミスや間違い、クレームなどを放置しておくと、その後大きなトラブルに発展する可能性があるため、迅速な対応が求められます。初期対応の「報連相」をスピーディにできれば、信頼される人材へと評価も変わっていく可能性があるため、改めて心掛けましょう。2.言い訳が多い何か指摘されたときに「いや、それは〇〇という理由で…」と言い訳をする人は周りにいませんか。言い訳をする、わかったふりをしてしまうのは、間違った認識のまま仕事を進めてしまう人に多い傾向があり、自分の保身しか考えていない可能性があります。言い訳が多い人は、言い訳をせずまずは受け入れて謝罪をしましょう。自分で責任をもち、何事にも前向きに取り組む姿勢を見せることが大切です。3.レスポンスが遅いメールや電話のレスポンスが遅い場合も、仕事ができない人と判断されてしまう可能性があります。仕事は早く終わったほうが良いですが、早い以上に「反応を返す」ことも大切です。基本的に相手が返事を求めている状況では、レスポンスが早い人ほど信頼される傾向があるため、すぐに返信をすることが難しい場合は、一次返信だけでもしておくと相手も安心しますので覚えておきましょう。仕事ができる人はこれをしている!進化系マナーの基本は「カク・レン・ボウ」「ホウ・レン・ソウ」の進化系「カク・レン・ボウ」を知っていますか?「カク・レン・ボウ」は「確連報(確認、連絡、報告)」です。「ホウレンソウ」にはなかった「確認」が最初にあり、「報告」は最後にきているのがポイントです。情報共有がメインの報連相では、部下は「相談」するだけで答えを考えるのは上司です。近年では自分で考える力が育たないことが課題となり、進化したのが「カク・レン・ボウ」です。現代社会において重要となる「自立した人材を育てる」「自主性を引き出し業務効率化を図る」ことが目的です。格上げ一流マナーはこれ!「ソラ・アメ・カサ」「ソラ・アメ・カサ」という言葉は聞いたことがありますか?正解は、空「空を見ると曇ってきた(現状認識)」雨「雨が降りそうだ(現状分析)」傘「傘を持っていこう(解決方法)」仕事ができると認定されている人の多くは、報連相ではなく問題解決に必要である「ソラ・アメ・カサ」の行動で上司と確認し、相手や部下に指示をしています。この「ソラ・アメ・カサ」は、自分の思考の確認にも使えます。空(ソラ)が抜けていれば「根拠となる事実は何か?」雨(アメ)が抜けていれば「何が論点なのか?」傘(カサ)が抜けていれば「どんな打ち手がいいか?」と確認すると、正しい結論を導き出すことができます。これを基に仕事をするとスムーズに仕事を進めることができるので、ぜひ使ってみてくださいね!おわりに知らず知らずのうちにやってしまっているNGマナーがあれば、今回ご紹介した内容を参考に対応をしてみてくださいね。まずは、自分の行動を改めて意識をすることで、上手に仕事をこなせる人になれるはずです。行動に迷ったら、「ホウ・レン・ソウ」「カク・レン・ボウ」「ソラ・アメ・カサ」どれかを思い浮かべながら行動をしてみることが大切です。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©bizvector/Adobe Stock文・能美黎子
2024年01月13日ビジネスメールの冒頭の挨拶文には、ついつい「お世話になっております」を使ってしまいがちですよね。でも実は、関係性や状況によって使い分けることが大切なようです。今回は、今さら聞けない「ビジネスメールの冒頭の挨拶文フレーズ集」について、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが紹介します。ビジネスメールの書き出し方のマナー【元社長秘書のマナー講座】vol. 18日常的に使用するビジネスメール。冒頭の挨拶文は、意識して書いたことはありますか?実は、メールの書き出しの挨拶は、相手との距離感によって異なるためとても大切な言葉です。メールの相手が初めてやり取りする方や大事な取引先などの場合、正しいマナーを理解していないと、よい関係が築けない可能性があります。冒頭の挨拶文には用途によってさまざまな言葉があります。覚えておくと引き出しが増え、対応力が磨かれるため、ぜひ活用してみてください。ビジネスメールの冒頭の挨拶文フレーズ集1.挨拶普段から連絡を取り合い、ある程度親密な関係の場合は以下を使用します。1.お世話になっております。2.いつもお世話になっております。3.大変お世話になっております。4.いつも大変お世話になっております。5.お世話になります。2.丁寧な挨拶社外の人に宛てたメールの場合は、顔が見えないやり取りだからこそ、相手への気遣いが感じられる一言を添えるのが大切です。より丁寧な書き出しである「平素より大変お世話になっております」を活用しましょう。1.平素よりお世話になっております。2.平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。3.平素は格別のお引き立てを賜り、心より御礼申し上げます。4.格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。5.日頃より格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。6.【個人宛の場合】貴殿におかれましてはご健勝のこととお慶び申し上げます。7.【個人宛の場合】貴殿におかれましてはご清祥のこととお慶び申し上げます。3.初めてのかたに使う挨拶初めてメールを送る相手に「お世話になっております」は使用しません。初めてであることを認識してもらえるような書き出しが良いでしょう。1.初めまして。2.初めてご連絡いたします。3.初めてご連絡を差し上げます。〇〇と申します。4.突然のご連絡失礼いたします。5.突然のメールでのご連絡失礼いたします。4.久しぶりの方への挨拶カジュアルな場合は、「お久しぶりです」を使用し、「ご無沙汰しております」は丁寧な印象を与えます。相手との関係性で使い分けすることをおすすめします。1.大変ご無沙汰しております。〇〇でございます。2.長らくご無沙汰しております。久々の連絡になり申し訳ございません。3.お久しぶりです。その後いかがお過ごしでしょうか。4.ご無沙汰しております。〇〇の件では、大変お世話になりました。5.すっかりご無沙汰いたしまして申し訳ございません。5.重ねてご連絡する場合の挨拶相手と1日に何度もメールをやり取りする場合、毎回「いつもお世話になっております」とするのではなく、適切なフレーズを使いましょう。1.度々申し訳ございません。2.度重なるご連絡ご無礼をお許しください。3.重ねてのご連絡となりまして、大変申し訳ございません。4.お忙しい中、重ねてのご連絡失礼いたします。5.五月雨に失礼いたします。6.返信時の挨拶相手からのメールに返信する際は、書き出しで返信に対するお礼を述べましょう。「早々」や「迅速」など配慮の言葉があると、相手にも良い印象を与えることができます。1.連絡をいただきありがとうございます。2.早速のご連絡ありがとうございます。3.早速のご返信、ありがとうございます。4.迅速なご連絡に感謝いたします。5.ご連絡が遅くなりまして、大変申し訳ございません。7.季節に絡めた挨拶1月に使える季語の挨拶についてご紹介します。季節ごとに覚えておくとよいでしょう。1.【丁寧な挨拶】厳寒の候、貴社益々ご清栄のことと心よりお喜び申し上げます。2.【丁寧な挨拶】初春の候、様におかれましては益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。3.【丁寧な挨拶】寒風の候、いつも格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。4.松が明け、お仕事にも新たな気持ちでご精進されていることと存じます。5.年も改まり、決意も新たにご活躍のことと存じます。6.寒気はなはだしき折、お元気にお過ごしでしょうか。7.寒の入りを迎え、ひとしお寒さが厳しくなってまいりました。おわりにビジネスメールを送る場合には、上記に述べたような挨拶文を必ず一言入れる必要があります。ついつい、「お世話になっております」ばかりを使ってしまいがちですが、相手や取引先との距離感も加味しながら言葉を選ぶとより良い関係性を構築できるかもしれません。相手との関係性によっては、カジュアル過ぎると礼儀のない人だと思われてしまう可能性がありますので注意が必要です。相手に対して失礼にならないよう、今一度メールを送る際に読み返してみてくださいね。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©Good Studio/Adobe Stock文・能美黎子
2024年01月06日今日から仕事始めという方も多いのではないでしょうか。新年を迎えるにあたっては、ビジネスメールのやりとりで挨拶をする機会が増えますよね。しかし、いざ挨拶の言葉を考えるとなると、「どんな文面を書こうか」「失礼にならないだろうか」など、気になる人もいるでしょう。この記事では、ビジネスメールで使える新年の挨拶例文を8つ紹介します。ぜひチェックしてみてくださいね。■取引先・お客様への新年の挨拶取引先へのメールでは、今後も気持ち良く取引できるよう誠意を込めた文面を心掛けましょう。大切な取引先なら「本来は直接ご挨拶をするべきところ」と、略儀をお詫びします。会社の営業スタートの日も知らせておくとベターです。◇例文1*謹んで新年のお喜びを申し上げます。旧年中は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。本年もより一層のご支援を賜りますよう心よりお願い申し上げます。本来は直接ご挨拶をするべきところですがメールにて失礼いたします。新年は1月5日より平常営業をいたしております。どうぞよろしくお願い申し上げます。*◇例文2*謹賀新年旧年中は大変お世話になり誠にありがとうございます。御社のご要望にこれまで以上お応えできるようさらに努力してまいります。ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。何卒どうぞよろしくお願いいたします。*■上司や先輩への新年の挨拶上司や先輩への新年の挨拶では、前年お世話になったことのお礼と、今年の抱負を伝えると良いでしょう。役職が上の相手には礼儀を重んじますが、堅すぎず丁寧さが伝わる言葉遣いの文面にします。社内の人へはメールで挨拶をする略礼を詫びる必要はありません。◇例文1*新年おめでとうございます。○○課の○○です。○○部長には昨年も大変お世話になり誠にありがとうございました。特に○○プロジェクトの件では親身にご指導くださり心より感謝申し上げます。本年はいっそう飛躍の年となるようにいたします。引き続きご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。*◇例文2*明けましておめでとうございます。○○グループの○○です。昨年も大変お世話になりました。課長に手取り足取り教えていただいたご恩をお返しできるよう成果を出してまいります!本年もどうぞよろしくお願いいたします。*■同僚への新年の挨拶同僚への新年の挨拶は、関係性に合わせてフランクな内容を織り交ぜると良いでしょう。距離を感じさせない、そして協力し合おうという気持ちが伝わる文面です。社内であれば業務連絡の一環でもあるので短めの文章にします。◇例文1*明けましておめでとうございます。いよいよ○○年度は○○のスタートの年ですね。今年はさらに真価が問われる年になると思うので精一杯努力していきます。力を合わせて乗り越えていきましょう!今年もお世話になりますがどうぞよろしくお願いします。*◇例文2*明けましておめでとうございます。○○さんには昨年は○○プロジェクトの件のみならずプライベートでも相談に乗ってもらい助けてもらってばかりでした。ありがとうございました。今年もおいしいお酒が一緒に飲めるようにより一層努力します!これからもどうぞよろしくお願いします!*■部下や後輩への新年の挨拶部下や後輩への新年の挨拶は、前年の働きをねぎらい、モチベーションが上がるような内容にすると良いでしょう。部下や後輩に向けてはフレンドリーさを出すのもおすすめ。具体的な成果などに触れることはモチベーションアップにつながります。◇例文1*明けましておめでとうございます。昨年は○○の件で大変なこともあったと思いますが粘り強くやり遂げ結果も期待以上に出してくれとても頼もしかったです。今年も健康に気をつけて頑張ろう。*◇例文2*明けましておめでとうございます。昨年は○○の件で○○さんにはたくさん活躍してもらって助かりました。ありがとうございました。私も精一杯、力を尽くすのでこれからもチームメンバーと一緒に頑張りましょう。*■新年の挨拶で気持ちの良いスタートを新年の挨拶はビジネスパーソンにとって節目になるもの。気持ちよく仕事をスタートさせるためには、丁寧さ、礼儀が大事です。以下の記事では、新年の挨拶の注意点も紹介していますので、ぜひチェックしてみてくださいね。≫新年の挨拶に使える文例8つ(ビジネスメール編)(マイナビウーマン編集部)※画像はイメージです
2024年01月04日皆さんは、義家族との関係に悩んだ経験はありますか? 今回は「義家族の理不尽な考え」にまつわる物語とその感想を紹介します。 ※この物語はフィクションです。イラスト:モナ・リザの戯言マナーが悪い彼氏結婚を前提に、彼氏と同棲を始めた主人公。しかし彼氏は生活習慣が悪く、マナーも身についていませんでした。義両親も食事のマナーが壊滅的だったため、価値観が合わないと感じていた主人公でしたが…。根気強く彼氏に指摘を続けた結果、彼氏は見違えるように変わったのです。後日、彼氏と一緒に義実家へ行った主人公。すると義両親も、彼氏の変化に気づきました。そして彼氏が「彼女のおかげで生活習慣やマナーを改善できた!」と言うと…。義両親は激怒出典:モナ・リザの戯言義両親は「はぁ!?」と突然激怒したのです。そして「男なら自分のやり方を通せ!」と理解不能なことを言ってくる義両親に、主人公は唖然としたのでした。読者の感想生活習慣やマナーがいい方が、人からの印象もよくなりますよね。義両親の怒っている理由が自分の意見を曲げたからという理不尽な内容で、驚愕してしまいます。(30代/女性)大人になってから生活習慣やマナーを変えるのは簡単なことではないですが、主人公の指摘をきちんと受け入れ直していった主人公の彼氏はすごいと思いました。(40代/女性)※本文中の画像は投稿主様より掲載許諾をいただいています。※作者名含む記事内の情報は、記事作成時点のものになります。※実際に募集した感想をもとに記事化しています。(lamire編集部)
2023年12月28日改めて確認しよう!【食事デート】で気をつけたいマナー食事デートでは、マナーをちゃんと守れているか垣間見れる場面と言えるでしょう。今回は、大事な食事デートで注意したいマナーについて紹介します。「いただきます」「ごちそうさま」を言おう食事デートで「いただきます」と「ごちそうさまでした」をきちんと言いましょう。大人になると、なかなか言わない人も少なくありません。言える人は相手にいい印象を与え、一緒に食事したいと思われます。スマホの使用を控えめにする食事中にスマホを触りすぎていると、相手にガッカリされることがあります。料理を味わい、ゆったりとした会話を楽しみたいのが食事デートの醍醐味です。スマホを手放して、目の前の料理や相手に向き合いましょう。香水の使用は控えめに食事デートでは、強い香りの香水は控えた方がよいでしょう。香りが強すぎると、お店の人や周りのお客さんにも迷惑をかけることになります。食事の匂いや味を楽しむためにも、控えめな香りがおすすめです。スプーンやフォークの使い方に注意おしゃれなレストランでの食事デートでは、テーブルマナーも重要なポイントです。スプーンやフォークの使い方に気をつけましょう。音を立てたり、ひじをついたりするのはNGです。楽しい食事を!マナーは、相手に対する思いやりとも言えます。食事デートでは、相手に対する気遣いの心を持って行動しましょう。食事デートでのマナーは、自分自身の魅力を引き立てる大切な要素です。(Grapps編集部)
2023年12月25日年内も余すところわずかとなり、年末年始の休暇に向けて準備をしているかたも多いのではないでしょうか。今年の感謝の気持ちを伝える「年末の挨拶」を、取引先などに送るかたも多いかと思います。送るタイミングやメールの内容について、どのようにしたらよいのか悩みますよね。今回は、今さら聞けない年末年始の休み前の連絡や挨拶やメール対応のビジネスマナーについて、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが説明します。年末の挨拶メールのNGマナーとは【元社長秘書のマナー講座】vol. 16年内も余すところわずかとなりました。12月末日頃から年末年始の休暇に入るかたも多いのではないでしょうか。今年の感謝の気持ちを伝えるほか、取引先や社内での良好な関係を保つために重要な役割となる「年末の挨拶」。近年では、直接ご挨拶にお伺いするのではなくメールですませることが多くなりました。送るタイミングやメールの内容について、どのようにしたらよいのか悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は、年末の挨拶メールの書き方や注意点などをご紹介します。しっかりとマナーを守った対応をし、気持ちのよい新年を迎えましょう。「年末の挨拶メール」を送る際の注意ポイント5つ1.最終営業日の数日前までに送る社外向けのメールの場合は、最終営業日や最終出勤日の1週間前~3日前を目安に送りましょう。ただし、年末年始の営業日に関するお知らせメールの場合は、直前ではなく余裕をもってお知らせをするのがマナーです。できれば最終営業日の2週間前、遅くとも1週間前までに伝えるのが理想的です。2.挨拶メールとわかる件名にする件名に自社の企業名や自身の氏名を入れて認識されやすいようにしましょう。年末はたくさんの挨拶メールが行き交うため、見落とされないように具体的に「株式会社〇〇年末のご挨拶」などと記載すると良いでしょう。3.1通ずつ個別に送信するCcやBccなどの一斉送信ではなく、個別に送信しましょう。一斉送信だとToやCcなど宛先を間違える可能性や、迷惑メールに振り分けられてしまうリスクがあります。4.年末年始の営業日を記載する自社の年末最終営業日と年始の営業開始日を必ず記載しましょう。送信相手が年末年始も仕事をしている場合は、休み中の対応の可否や必要に応じて緊急連絡先も記載しておくと良いでしょう。休業中に対応可能な連絡先がない場合、休業で迷惑をかけることに対するお詫びの言葉を一言添えておきましょう。5.送り損ねた場合は新年にメールを送る不備で送れなかった場合は、新年にメールを送るようにしましょう。新年の挨拶メールで、年末に挨拶メールを送らなかったことをお詫びし、昨年の感謝の気持ちを伝えることがポイントです。また、新年のメールと年末メールを兼ねて送る場合は、新年の営業を開始してすぐに送るようにしましょう。メールの書き方のポイント取引先向けの挨拶メールの書き方のポイントと例文をご紹介します。メールの内容には、以下の項目を必ず入れるように構成して作成しましょう。1.宛名2.挨拶と差出人の企業名・氏名3.時候の挨拶4.一年の感謝を伝える言葉5.年内の最終営業日と休業期間6.結びの言葉時候の挨拶と結びの挨拶で使える文例時候の挨拶と結びの挨拶の主な文例をご紹介します。時候の挨拶1.年末厳寒のみぎり、貴店ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。2.いよいよ年の瀬が迫り、お忙しい日々をお過ごしのことと存じます。3.いよいよ年の瀬が迫り、年末のご挨拶をさせていただく時期となりました。結びの挨拶1.寒気いよいよ厳しき折、ご自愛専一にてお願い申し上げます。2.年の瀬も迫り何かとご多用のことと存じますが、体調を崩されませんようご留意ください。3.輝かしいご越年を心よりお祈り申し上げます。取引先向けの基本的な挨拶メールの例文件名:年末のご挨拶 【株式会社】本文:株式会社〇〇様いつも大変お世話になっております。株式会社のです。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。年の瀬も迫り、何かとご多用の日々をお過ごしかと存じます。本年も格別のお引き立てを賜り、心より感謝申し上げます。さて、誠に勝手ながら、弊社は以下の日程を年末年始の休業期間とさせていただきます。・年内最終営業日:202〇年12月日()時まで・新年営業開始日:202〇年1月日()時より休業期間中に頂いたお問い合わせにつきましては、1月日以降、順次対応をさせていただきます。ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。メールにて恐縮ではございますが、以上をもって歳末のご挨拶とさせていただきます。寒気いよいよ厳しき折、ご自愛のうえどうぞよいお年をお迎えください。おわりに1年の感謝の気持ちを伝える年末の挨拶メールは、つい作業となってしまいがちですが、良好な関係に繋がる大切なものです。マナーを守り、相手に寄り添った一言を添えて、気持ちが伝わる挨拶メールを送ってみてはいかがでしょうか。来年も気持ちよくお仕事をするためにも、気持ちのよい挨拶で1年を締めくくってくださいね。何かと気忙しい時期ですが、体調を崩さぬよう素敵な休暇をお迎えください。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©Exuberation/Adobe Stock文・能美黎子
2023年12月23日忘年会シーズン到来で、上司や取引先との会食も多くなるこの時期。飲み会後のお礼メール1つで、印象をアップさせることができるかもしれません。ビジネスシーンで使えるお礼メールのポイントを押さえておきましょう!■お礼メールのポイント7つ訪問や会食のお礼、助けていただいたことへのお礼など、さまざまのお礼のシーンがありますが、共通して押さえる基本がありますのでお伝えします。◇(1)当日もしくは翌日午前中までに送るお礼メールはとにかく早く送ることが大切です。文面にこだわりすぎて遅くなっては本末転倒。スピードがその思いの強さを表現するからです。その日のうちに送ることが基本ですが、終業間際以降の出来事であれば翌日の午前中までに送るのがベストです。遅くなればなるほどお礼の効果は薄まります。個人対個人のやりとりではなく、会社対会社のお付き合いであることを意識しましょう。◇(2)件名は分かりやすくビジネスメールの基本でもありますが、件名を見てどんな内容なのかが分かるものにします。例えば、社外に対しては、以下のような件名を。・お時間をいただきましたお礼【社名・名前】社内に対しては、以下のように部署名と名前まで件名に入れておくとより分かりやすいでしょう。・懇親会のお礼【部署・名前】・ご同行のお礼【部署・名前】◇(3)誤字脱字に細心の注意を払うせっかくのお礼メールでも、誤字脱字があるとその印象だけが強く残ってしまう可能性もありますし、細部に心が行き届いていないようにも思われてしまいます。必ず読み返しチェックを怠らないようにしましょう。◇(4)「取り急ぎ」は使わない「取り急ぎお礼まで」という言葉はよく使われがちですが、「他に急いでいることがあるので十分なお礼を言えず、すみません」という意味です。せっかく感謝の気持ちを伝える目的のメールが、手抜きをした印象になるのはもったいないです。後から改めてお礼をする場合は「取り急ぎ」という言葉の代わりに、「まずはお礼を申し上げます」などの表現をおすすめします。◇(5)何に対して感謝しているか伝わるようにするただ「ありがとうございました」だけ書くと、何に対してそう思ったのか伝わりづらく、事務的に送っているような印象もあります。主語を具体的にし、何に対して感謝しているのかが伝わるようにします。◇(6)本文にはエピソードを書き添えるまた、内容には相手の言葉やエピソードなど書き添えることで熱意を感じてもらえます。◇(7)締めの言葉まで丁寧に書く結びの言葉は文章全体を引き締めるものですので、あっさりと終わらせず、丁寧さを伝えることで本文も引き立ちます。■お礼メールで感謝をつたえようお礼メールの目的は、感謝の気持ちが相手に伝えること。そのためには、ワンパターンではない言葉、つまりより具体的な内容を書くことです。相手との距離感に応じて言葉選びができることで、信頼関係も強くなります。誠意を伝えるお礼メールは、ビジネスをよりスムーズに進めることにもつながるでしょう。以下の記事では、より具体的なお礼メールの例文も紹介しています。あわせてチェックしてみてくださいね。≫感謝が伝わる「お礼メール」の書き方は?ポイントや注意点・例文を紹介(マイナビウーマン編集部)※画像はイメージです
2023年12月13日メールの宛先に使われる「TO」「CC」「BCC」ですが、それぞれの意味の違いをご存知でしょうか。使い方を間違えてしまうと情報漏洩や取引先からの信頼を失ってしまうことになるかもしれません。今さら聞けない「TO」「CC」「BCC」の使い方や意味の違いについて、秘書歴約15年でマナーに詳しい、能美黎子さんが説明します。「TO」「CC」「BCC」の正しい使い方【元社長秘書のマナー講座】vol. 14日ごろの業務で使うことの多いメール。宛先には「TO」がよく使われますが、「CC」と「BCC」という項目があるのはご存知ですよね。では、「CC」と「BCC」の違いは知っていますか?「TO」「CC」「BCC」にはそれぞれ意味があり、使い方や受け取ったときの対応も異なります。特に「CC」「BCC」は複数の人にメールを送るときに使われるため、しっかりと意味を理解していないと情報漏洩やトラブルになる可能性が…。今回は、知っておくと便利な「TO」「CC」「BCC」の特徴や意味、そして使い方を分かりやすく解説します。1.「TO」「CC」「BCC」のそれぞれの特徴とは?「TO」「CC」「BCC」には明確な違いがあるため、複数人に同時にメールを送信する際には、間違えないように注意しなければなりません。それぞれの設定の特徴をしっかり理解していきましょう。【TO】用途:メインとなる宛先の相手に使うアドレスの公開 :公開されるTO、CC、BCCに設定した人全員に、メールアドレスなどの情報が表示される【CC】用途:内容を共有したい相手に使うアドレスの公開 :公開されるTO、CC、BCCに設定した人全員に、メールアドレスなどの情報が表示される【BCC】用途:他の受信者に知られたくない相手に使うアドレスの公開 :公開されない送信者以外には情報が表示されない2.内容を共有したい相手「CC」の使い方「CC」とは、カーボンコピー(Carbon Copy)の略です。単に「シーシー」と呼ばれることが多いですが、正しい読み方はカーボンコピーです。メインは「TO」に指定されている人で、CCに指定されている人は「念のためにメールを確認してほしい人」という意味合いになります。ビジネスメールで利用する場合は、同時に知らせておきたい上司などを指定することが多く、CCに指定された人には返信の義務はありません。また、メールを送信する際は、冒頭の宛名の下に「CC:様」とCCで送っている人がいることを明確にすると、気持ちよくメールのやりとりができるので明記しておくといいでしょう。3.「CC」のよくあるミスと注意点急いで返信する場合に起こりがちなのが、全員ではなく「TO」指定されている人にだけ返してしまうことです。やりとりを共有するために「CC」に入っていることを考えると、そこで切れてしまうことは失礼にあたりますので、注意してください。そのためにも「CC:様」を入れると気が付きやすいですが、「CC」が多い場合は「CC:関係者各位」の表記でも構いません。うっかり「TO」のみに返信してしまった場合は、追ってお詫びとともに全員に再送しましょう。4.他の受信者に知られたくない相手「BCC」の使い方「BCC」はブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の略です。簡単にいうと「ブラインド(目隠し)されたCC」です。特徴は、「BCC」に設定したアドレスは送信者以外には見えません。基本的には「CC」と同様に複写の扱いとなりますが、「CC」との大きな違いは「BCC」に指定されたメールアドレスは「TO」や「CC」に指定された人からは見えない点です。そのため、「TO」や「CC」に指定した人に隠したい宛先がある場合や、社外の複数の人に同時にメールを送りたい場合などに利用されます。BCCの使い方の例「BCC」に入力されたメ-ルアドレスは、TOやCCや他のBCCでの受信者には表示されないため、業務上では以下のような場合で使われることがあります。1.複数の相手への一斉配信(お知らせメールなど)2.クレーム対応や重要なメールを、相手に知られずに上司に把握してもらいたい場合3.個人のスマートフォンや携帯電話など、ほかの端末にバックアップ代わりに送っておきたい場合面識がない複数の相手にメールを送る場合は「一斉配信のためBCCで失礼します」と一言入れたほうが対応が親切です。5.「BCC」のよくあるミスと注意点「BCC」は他の受信者にメールアドレスが表示されないことから、複数人に一斉送信する場合にとても便利です。しかし、誤って使用してしまうと「個人情報の漏洩」につながり、昨今ニュースなどでも取り上げられるほど大きな問題となってしまう可能性があるため注意が必要です。知っておきたい注意点についてご紹介します。追加できる数に制限があるBCCはメールアドレスを隠して送れるため一斉送信をする際にも使えますが、追加できる数に制限があります。メールサーバーによって制限数は異なりますが、例えばGmailでは500人以上の相手に一斉メールを送信すると「送信できるメールの制限数に達しました」というエラーメッセージが表示されます。個人情報の漏洩「BCC」で送ったつもりが「CC」で送ってしまった場合、メールの受信者に多くのメールアドレスを伝えてしまうことになります。社内のメールなら許されることでも、外部に発信するメールの場合は重大な事故として処理しなければなりません。メールマガジンの配信では使用するのは止めようBCCは一斉送信に向いているものの、メールマガジンの配信で使用するのはおすすめできません。理由としては、サーバーに負荷がかかり、メールの遅延が起こることがあるからです。また、一斉送信するとスパムや迷惑メール扱いされてしまう場合もあること、IPアドレスがブラックリストに載る可能性があるためメール不着となり仕事に支障をきたすことが考えられます。一斉送信の場合には、今一度内容を確認し慎重に送りましょう。おわりに上手に使えばビジネスを円滑に進めることができる「CC」と「BCC」ですが、正しく理解し使う必要があります。迂闊にCCに入れてしまい、メールアドレス漏洩に繋がることもあるため、知られてよい相手なのかどうか判断を間違えないように気をつけましょう。どのようなケースで「TO」を選択すべきかや、「CC」「BCC」の違いをしっかりと覚え、目的に応じて宛先の設定を使い分けをし、ぜひ日々の業務に役立てくださいね。<筆者情報>ライター:能美黎子大学卒業後、新卒にて最大手保険会社にて約7年秘書の経験を経て、ITコンサル企業の社長秘書に転職。その後、数社の社長秘書を経験し秘書歴約15年となる。秘書検定準1級を取得。今までの経験を活かし、接遇や礼儀作法、マナーなど“品格”を大事にした執筆作業を行なっている。©うみの丘デザイン/Adobe Stock文・能美黎子
2023年12月09日年末が近づく12月のこの時期は、少し早めに忘年会を行う人も多いのではないでしょうか。職場や仕事関係の飲み会後には、「お礼メール」を送るのがベター。飲み会でご馳走になった場合はもちろんのこと、割り勘であっても、お礼を伝えて損はありません。プライベートな友だち同士で飲み会をしても「楽しかったね!」「おいしかったね!」など、飲み会後にメールのやりとりをするのと同じこと。誘ってもらったことや時間を割いてもらったことに対して、感謝の気持ちを表すのが大切なのです。今回はそんな、「飲み会後に送るお礼メールのポイント」を2つ紹介します。■飲み会後に送る「お礼メール」のポイントは?それではさっそく、お礼メールのポイントを見ていきましょう。◇(1)スピードが命!できるだけ早く送ることまずはできる限り早く送信しましょう。とはいえ、終わってすぐは深夜の時間帯であったり、相手も帰路の途中で慌ただしかったりする可能性があるので、翌朝一番に送信するのがベスト。飲み会が金曜だった場合は、翌週の始めに届いているのが望ましいです。ただし、月曜は受信メールも多いため、メールが埋もれないように件名を工夫するといいでしょう。◇(2)誤字脱字などのミスには要注意スピードが命とはいえ、焦って文章を作成したがために誤字脱字が目立ったり、敬語の使い方が誤っていたりしないよう、十分に気を付けましょう。せっかく飲み会でコミュニケーションがとれたのに、メールで失敗してしまっては何の意味もありませんよね。また、飲み会で相手と親しくなったからといって、急に親しげなメールを送るのも考えもの。ビジネス上では、ある程度の距離感も大切です。■飲み会後のお礼メールは次につなぐツールになる飲んだら飲みっぱなしでは、ビジネスにおける飲み会の効果は期待できません。次につなげるためにも、お礼のメールがとても役立ちます。以下の記事では、お礼メールの例文を紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。できる大人のマナー。飲み会後のお礼メール作法(マイナビウーマン編集部)※画像はイメージです
2023年12月05日