「“氏”⇒“死」、「“邊”?“邉”?」誤送信メールに職場で冷や汗便利だけれど、実際には相手の顔も見えなければ声も聞こえない、メールを介したコミュニケーション。ビジネスで利用する際は特に、相手に混乱や誤解、さらに不快感を与えてしまわないよう細心の注意を払いたいものです。しかし日々の慌ただしい職場環境の中では、つい注意が疎かになってしまうこともあるのではないでしょうか。ビジネスウーマンの記憶に反省と共に刻まれている、“第三者が聞く分には”面白い失敗エピソードとは?>>男性編も見るQ、ビジネスメールで過去にしでかした大きなミスは?(複数回答)1位ファイルを添付し忘れた34%2位漢字の変換ミスをした25%3位件名をつけ忘れた19%4位意味が分かりにくいメールを送った13%5位メール作成中に誤って送信10%■「ファイルを添付し忘れた」エピソード・「添付し忘れたことをすぐに気付いたらまだラッキーな方で、相手からファイルを催促されてしまうときもある」(23歳/商社/営業)・「ファイルを二度も添付し忘れて、かなり恥ずかしい思いをした」(27歳/商社/営業)・「納品物一覧のファイルを添付し忘れ、すぐに再送したが、お客様に『同じような内容のメールが多いと混乱する』と注意を受けてしまった」(24歳/IT/SE)・「『報告書のファイルを添付します』と書いたメールに添付したのは、友人と写っている写真だった」(25歳/飲食/サービス)■「漢字の変換ミスをした」エピソード・「“板井さん”へのメールを“遺体さん”や“痛いさん”と書いて送ってしまった。社内の人だったので、その後それが常用化した(笑)」(27歳/IT/SE)・「“氏”を“死”と打って送信してしまい、慌ててフォローした」(26歳/金融/営業)・「“邊”と“邉”を間違えて送ってしまった」(23歳/電気/総務)・「採用通知メールの件名で漢字を間違え、書き直したメールを再送した」(25歳/旅行/秘書・アシスタント)■「件名をつけ忘れた」エピソード・「文面と全然違う件名で送ってしまった」(27歳/その他/その他)・「件名がないと、送信前に確認を取ってくれるメールツールのおかげで助かった」(27歳/IT/SE)■「意味が分かりにくいメールを送った」エピソード・「時間をかけてやっとのことで長いメールを送ったら、内容について問い合わせがあった。そこで初めて先輩に相談したら、たった2~3行のメールにまとまった」(29歳/倉庫/システム)・「敬語に気を遣いすぎて、長く分かりづらい文章になってしまった」(23歳/団体/その他)■「メール作成中に誤って送信」エピソード・「全社宛てに書こうとした報告書を途中で送信してしまい、再送するのも恥ずかしかった」(25歳/硝子/営業)・「作成中のメールを2、3度間違えて送ってしまい、最後にお詫びメールを送った」(27歳/その他/その他)■その他、ビジネスメールでの失敗エピソード・「会社内部のメーリングリストに流すものを、お客様も入っている外部用のメーリングリストに流してしまい、相当怒られた」(23歳/IT/エンジニア)・「大事なお客様に対して“様”を付けずに送ってしまった。そのメールが上司にばれ、怒られた」(26歳/機械/総務)・「送信ボタンを押すとエラーが出るので何度も押していたら、本当はちゃんと送れていて同じメールを6通送ってしまっていた」(26歳/食品/研究開発)・「ビジネスアドレスからの私信を多くの人に誤って送ってしまい、ひんしゅくを買った」(26歳/通信/SE)・「上司の愚痴を上司本人に送ってしまった」(27歳/通信/企画開発)・「受信したメールが迷惑フォルダに入ってしまっていたのに気付かず、『送られて来ません!』と怒り気味に言ってしまった。気付いた後に謝ったら許してくれた」(25歳/繊維/総務)総評同年代のビジネスマンと同様、20代ビジネスウーマンの間でも「ファイルの添付し忘れ」は、頻繁に起こりがちなミスであるようです。中には必要なメールを添付し損ねただけでなく、送信相手には何の関係もない、自分のプライベート写真を添付してしまったという恥ずかしい失敗経験を持つビジネスウーマンも。「メールを書き終えたら、自分が添付したファイルを一度開いてから送信する」この一手間の習慣化を、ミスを防ぐ手段として取り入れてみてはいかがでしょう。続く2位には「漢字の変換ミス」がランクイン。「“氏”を“死”と打って送信してしまった」(26歳/金融/営業)というような、ある意味分かりやすいミスも気恥ずかしいものですが、「“邊”と“邉”を間違えて送ってしまった」(23歳/電気/総務)というような、相手にとってのみ分かりやすいミスも冷や汗もの。人の名前を打つ際には、その人の名刺や本人からのメールに書かれていた正式署名などで、十分な確認を取りたいものです。ミスの種類にも大小ありますが、その他にも「件名付け忘れ」や「作成途中の誤送信」など、ビジネスメールを使う人なら身に覚えのある失敗例は、挙げ出したらキリがありません。これらの失敗は起こりがちだからこそ、日々の注意や周囲のミスからの学習で、極力避けるように努めたいものですね。(文・兄矢壱子)調査時期:2009年12月16日~12月26日調査対象:COBS ONLINE会員調査数:女性708名調査方法:インターネットログイン式アンケート■関連リンクコブス横丁一瞬の気の緩みが大惨事に!“メールの誤送信”体験集COBS的メールマナー力診断トレンドサプリ新入社員が知っておくべきビジネスメールの作法とは?完全版(画像などあり)を見る
2010年01月27日COBS ONLINEの会員に対して、2009年6月23日から6月28日にかけて「ビジネス書の購入に関してのアンケート」を実施した(N=1,011)。■20代のビジネス書の1年以内の購入率。わずか19.5%「最近1年間でビジネス書を何冊くらい購入しましたか?」と聞いたところ、1冊以上購入している人は19.5%(199人)だった(図1)。以下、最近1年間にビジネス書を1冊以上購入している、199名の回答をまとめた。購入した冊数を男女別で比較すると、女性では「2~5冊」が56.6%と男性を12.7ポイント上回った。男性においては「6~10冊」が29.3%と女性を13.4ポイント上回り、「10~15冊」、「16~20冊」、「21冊以上」の回答でもそれぞれ男性が女性を上回り、男性の方が購入数が多いことが伺えた(図2)。なお、年収別にも比較した。「1冊」と回答した人が年収200万円未満の層では多く、年収500万円以上の層では少なくなった。また、年収500万円以上の層では、「10冊以上」と回答する人が他の層よりも多かった(図3)。■ビジネス書の値段。1,500円以上になると高いと感じる「ビジネス書を購入するとき、「高いな」と購入を迷う金額はいくら以上ですか?」との問いに、85.6%が1,500円以上の価格を上げた(図4)。また、「ビジネス書の購入を検討したとき、大体いくら以下だったら即決で購入できますか?」との質問には、「1,500円未満」と答えた人が71.3%となり、購入の一つの目安となっているといえそうだ(図5)。なお、「普段ビジネス書を買うときのポイントは何ですか?」という質問では以下の回答順となった。1位テーマ2位価格3位本屋で平置きなどでオススメされている4位著者5位知人のオススメ6位ネット、本屋などのランキング7位著名人のオススメ8位新聞、車内などの広告9位その時の新刊10位その他COBS ONLINE会員アンケート「ビジネス書の購入に関してのアンケート」より抜粋(期間:2009年6月23日~6月28日、集計人数:1,011名/1年以内にビジネス書を購入した:199人)完全版(画像などあり)を見る
2009年07月17日テレワークで増えた、メール・チャットでのやりとり。この文字だけで行うコミュニケーションというのは、やってみるとなかなか難しく、「この言い回し、冷たく受け取られないかな?」「そんなつもりで言ったんじゃないのにな」など、会話とはまた違った気の配り方が必要になります。そこで今回は、知っていると便利なテキストコミュニケーションのコツをご紹介。仕事だけでなく、SNSやLINEなどのプライベートでもぜひ活用してみてください。どうして文字だと上手く伝わらないの?普通に返事をしているだけなのに、メールやチャットだとちょっと冷たく感じることってありませんか?心理学的には、人が会話で読み取っているのは、言葉以上に相手の表情・声色だと言われています。でも文字でのやりとりの場合、その大事な「相手の様子」がまったく分かず、読み手の解釈にゆだねられてしまいます。だから行き違いが起こりやすいんですね。わたしは仕事柄、メールやチャットを以前からよく使っており、意図しない伝わり方をして焦ったことも数知れず。そんな時にお手本にしたのが、身近にいるメール・チャット上手さんです。やりとりが柔らかく、文字だけでも温かな気持ちになれる。自分もそんな風になりたくて、できるところから取り入れるようにしました。やりとりを柔らかくする5つのコツ1.ポジティブな表現を入れる「ありがとう」「嬉しい」「楽しみ」といったポジティブな言葉をかけられて、嫌な気持ちになる人はいませんよね。顔が見えないやりとりだからこそ、言葉で伝えることを惜しまない。積極的に取り入れるのが◎です。2.気遣いの言葉を足すたとえば感謝を伝える時、普通の会話では「ありがとう」だけで伝わりますが、文字だけの時は、さらにもうひと言。「ありがとうございます、助かります。」「ありがとうございます、お気をつけて。」気遣いの言葉を足すことで、自分の想いが届きやすくなります。3.短い返事を避ける「はい」「了解しました」といった端的な返事は余白が多い分、読み手は「怒ってるのかな?」「忙しいかったかな?」と深読みしてしまいがち。特に面識の少ない人が相手だと誤解を生みやすいので、もう少し丁寧な返しを心掛けたいところです。4.語尾を変える「了解ですー」「了解です!」「了解ですっ」という風に、語尾をちょっと変えるだけでも、言葉の印象がぐっと柔らかくなります。絵文字や顔文字を足すのもアリ。本当に忙しくてひと言しか返せない時でも、語尾の工夫でイメージアップできますよ。5.少しだけ自分を出すく文章があまりにもビジネスライクだと、よそよそしい印象に。そんな時は少しだけ雑談を交えたり、「わあ!いいですね」「は!そうでした」など感嘆詞を入れると親しみやすさが出ます。やりすぎは禁物ですが、相手との距離を縮めたい時におすすめです。仕事はもちろん、友人や家族とも、文字だけでコミュニケーションする機会は多いもの。伝わりにくいというデメリットはありますが、連絡を気軽にできたり自分のタイミングで送れるといったメリットもたくさんあります。上手く使いこなして、お互いに気持ちの良いやりとりができるといいですね。 ■暮らしのはなし 連載:ありきたりな日常を楽しむためのヒント 池田奈未好きなものは、まち歩き、カメラ、淹れたてコーヒー。収納の少ない家で3人暮らし。すっきり心地よい暮らしを目指しています。
2001年12月05日